Beste mobile Dokumentenverwaltung: eFileCabinet Review

Unsere Untersuchung und Analyse von Dokumentenmanagementsystemen im Jahr 2018 führt dazu, dass wir eFileCabinet erneut als bestes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen mit entfernten Mitarbeitern empfehlen.

Wir haben eFileCabinet aus Dutzenden von Dokumentenmanagementsystemen ausgewählt. Um unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Dokumentenverwaltungssystemen zu lesen, besuchen Sie unsere Best Picks-Übersichtsseite.

Warum eFileCabinet?

eFileCabinet ermöglicht Benutzern, sich von jedem Computer oder mobilen Gerät aus mit dem Internet einzuloggen . Darüber hinaus bietet das System nahezu alle Funktionen, die kleine Unternehmen von einem Dokumentenmanagementsystem erwarten.

Fernzugriff

Was eFileCabinet zur idealen Dokumentenmanagementlösung für kleine Unternehmen mit entfernten Mitarbeitern macht, ist der Zugriff von überall . Im Gegensatz zu lokalen Systemen, die speziell dafür konfiguriert werden müssen, sich von außerhalb des Büros anzumelden, ist diese cloudbasierte Lösung einfach von jedem Computer oder mobilen Gerät mit einer Internetverbindung aus erreichbar. Damit haben Mitarbeiter vollen Zugriff auf das System, unabhängig davon, ob sie von Ihrem Büro, von zu Hause oder von einem anderen Standort aus arbeiten.

Remote-Mitarbeiter nutzen das System vollständig und nicht nur Teile davon. Während die meisten anderen von uns analysierten Systeme Remote-Zugriff bieten, bieten nicht alle von ihnen die volle Funktionalität außerhalb des Büros. Dieses System funktioniert unabhängig davon, wo Sie gerade arbeiten.

Anmerkung des Redakteurs: Suchen Sie nach einem Dokumentenverwaltungssystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen bei der Auswahl der für Sie richtigen Lösung helfen, verwenden Sie den nachstehenden Fragebogen, damit unsere Schwesterseite, BuyerZone, Ihnen kostenlos Informationen von verschiedenen Anbietern zur Verfügung stellt:

Dieses System verfügt auch über eine beeindruckende mobile App für iOS oder Android-Geräte. Mit der App können Sie Dateien vor dem Herunterladen in einer Vorschau anzeigen, Dokumente in anderen Apps herunterladen und öffnen, Dokumente aus anderen Apps hochladen, Dateien per E-Mail freigeben, Dokumente drucken und die Dateigröße für jeden heruntergeladenen Artikel anzeigen. Sie können Dokumente auch mit einer mobilen Kamera fotografieren und direkt in das System hochladen. Dies ist ein Tool, das die meisten anderen von uns analysierten mobilen Apps für Dokumentenmanagementsysteme nicht bieten.

Wir fanden auch, dass die mobile App sehr einfach zu benutzen ist. Es ist schnell und bietet schnellen Zugriff auf die Dokumente, die Sie am häufigsten verwenden. Die Startseite zeigt Ihnen die Dateien, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben und die Sie als Favoriten markiert haben. Darüber hinaus gibt es eine Menüleiste mit einer Suchleiste zum schnellen Auffinden eines Dokuments im System und einem Link, mit dem Sie alle Ihre Schränke, Schubladen und Ordner anzeigen können.

Da dies ein Cloud-basiertes System ist, eFileCabinet trifft mehrere Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass Dateien jederzeit geschützt sind. Alle Dokumente werden in den sicherheitszertifizierten Rechenzentren des Unternehmens gespeichert, die Level 1 PCI-konform sind. Für einen maximalen Schutz werden Dokumente während der Übertragung verschlüsselt.

Pläne und Preise

eFileCabinet Online bietet verschiedene Pläne für kleine Unternehmen, die sich in Speicher und Funktionen unterscheiden und jährlich abgerechnet werden. Ausführliche Informationen finden Sie auf der Preisseite des Unternehmens.

Basic

• Speicher: 25 GB
• Features: Sichere Dateifreigabe
• Preis: $ 15 pro Monat, pro Benutzer

Vorteil

• Lagerung: 1 TB
• Features: Sichere Dateifreigabe sowie eFileCabinet DMS, SideKick, Aufbewahrung, benutzerdefinierte und vorgefertigte Vorlagen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Software-Integrationen, mobiler Zugriff und mehr.
• Preis: $ 30 pro Monat, pro Benutzer (erfordert mindestens 3 Benutzer)

Business

• Speicher: 5 TB
• Features: Alle Funktionen des Advantage-Plans plus Automatisierung von Geschäftsprozessen, OCR-Erfassung in Zonen, Automatisierungsbibliotheken, Onboarding-Tools, Genehmigungen, datenspezifisches Datei-Routing und mehr.
• Preis: $ 55 pro Monat, pro Benutzer, jährlich berechnet

Für größere Unternehmen gibt es einen Enterprise-Plan, der je nach Bedarf eine Site-Lizenz und mehr als 5 TB Speicherplatz umfasst. Die Preisgestaltung wird für jedes Unternehmen angepasst und erfordert ein Angebot von eFileCabinet.

Funktionen

Eine der wertvollsten Funktionen von eFileCabinet ist die Berechtigungsfunktion, mit der Sie einschränken können, wer bestimmte Dateien anzeigen und bearbeiten darf. Berechtigungen können von einzelnen Mitarbeitern oder Benutzergruppen wie Managern oder Verkaufsteams zugewiesen werden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass nur die Mitarbeiter mit Berechtigung auf bestimmte Dokumente zugreifen können.

Mit diesem System können Sie auch Vorlagen im System erstellen. Diese Vorlagen dienen als Rahmen für häufig verwendete Dokumente, z. B. Rechnungen oder Briefpapier. Die Vorlagen können mit einigen bereits eingegebenen Informationen generiert werden, z. B. dem Namen und der Adresse Ihres Unternehmens, während der Dokumententext leer bleibt.

Zu ​​den weiteren Funktionen gehört eine zonale optische Zeichenerkennung (OCR-Tool), die bei Ihnen verwendet wird Dokumente in das System scannen; die Sidekick-Desktop-App, die schnellen Zugriff auf Ihre Dateien bietet; SecureDrawer, mit dem Sie vertrauliche Dateien mit einer Größe von 1 GB elektronisch an Kollegen oder Kunden senden können; und eSignature, mit der Sie Dokumente an andere senden können, um digital signiert zu werden und alle Ihre digital signierten Dateien an einem sicheren Ort zu speichern.

eFileCabinet integriert sich mit Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage und Foxit und bietet API-Integration auf Advantage-Ebene und höher.

Kundenservice

Wir waren sehr zufrieden mit dem Kundenservice von eFileCabinet. Während unseres ersten Anrufs haben wir mit einem Vertreter gesprochen, der sich die Zeit genommen hat, um sicherzustellen, dass wir das System klar verstehen. Wir diskutierten Preise, den Zugriff auf die Cloud-Lösung, ihre Funktionen, die Funktionsweise der mobilen App, die Menge des enthaltenen Speichers und die Sicherheitsmaßnahmen des Rechenzentrums.

Benutzer des Systems können sich per Live-Chat, Telefon oder über das Support-Team melden E-Mail von 7.30 Uhr bis 18.00 Uhr (MST) Montag bis Freitag. Ein integriertes Benutzerhandbuch beantwortet Fragen wie das Erstellen von Ordnern und Ordnern sowie das Freigeben und Speichern von Dokumenten. Darüber hinaus enthält die Website mehrere Videos zur Verwendung des Systems und einen ausführlichen FAQ-Bereich.

Einschränkungen

Obwohl eFileCabinet fast alles enthält, was Sie von einem Dokumentenmanagement-System erwarten können, ist es mit einem relativ hohen Preis versehen . Dieses cloudbasierte System ist auch eines von nur wenigen, die eine Einrichtungsgebühr erheben. Wenn eFileCabinet für Sie zu teuer ist, empfehlen wir Ihnen, sich für unser bestes, kostengünstiges Dokumentenmanagementsystem zu entscheiden, bei dem es sich ebenfalls um eine Cloud-basierte Lösung handelt. Obwohl es wesentlich günstiger ist, hat es nicht annähernd so viele Funktionen und Tools wie eFileCabinet.

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• Dokumentenmanagement-Systeme: Ein Einkaufsführer
• Best Document Management Software und Systeme 2018
• Bestes Dokumenten Management System Insgesamt
• Beste Low-Cost Dokumenten Management
• Bestes Dokument Management für kleine Unternehmen

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Beste Steuersoftware für Unternehmen: ONESOURCE

Nach umfangreichen Recherchen zur Steuervorbereitungssoftware empfehlen wir Thomson-Reuters ONESOURCE als beste Online-Steuer-Software für komplexe Unternehmenssteuern. Wir haben uns für ONESOURCE aus Dutzenden von Steuerberatungs-Software-Unternehmen entschieden. Um mehr darüber zu erfahren, wie wir uns für ONESOURCE entschieden haben, lesen Sie die Methodik auf unserer Best-Pick-Seite.

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