Reinige es! Produktivität bei der Arbeit beginnt mit der Organisation


Reinige es! Produktivität bei der Arbeit beginnt mit der Organisation

Was ist Ihr größtes Hindernis für Produktivität bei der Arbeit? Für manche Menschen ist es das ständige Summen von Smartphone-Benachrichtigungen und E-Mails; für andere lenkt es Unterbrechungen von Kollegen ab. Aber vielen Arbeitern steht die Effizienz nur dadurch im Wege, dass sie nicht in der Lage sind, schnell das zu finden, was sie für eine Aufgabe benötigen.

"Unorganisiert zu sein kostet Zeit und Geld", sagt Donna David Gründer der Organisationsberatungsfirma Donna David and Co. "[Leute] können stundenlang nach Dingen in ihrem Büro und am Computer suchen."

"Zu viel Papier, Technologie, E-Mails, Telefonate, Faxe, etc ... können sein überwältigend und behindern die Produktivität, die dann andere Bereiche Ihres Lebens betrifft ", fügte John Rowley, ein Unternehmer und Autor von Gesundheit und Wellness, hinzu.

Obwohl ein unordentlicher Schreibtisch oft ein Zeichen von Desorganisation ist, ist Ihr physischer Arbeitsplatz nicht der einzige Platz kann sich stapeln . Jen Cohen-Crompton, ein Experte für Kleinunternehmensproduktivität und Chefredakteur des Unternehmenssoftware- und -dienstleisters The Neat Company, glaubt, dass viele Profis heute mit "digitalem Horten" zu kämpfen haben und daran festhalten Dateien, Fotos, E-Mails und andere digitale Inhalte ng, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben.

"[Digital hoarders] haben oft die Mentalität, dass sie nicht etwas loswerden wollen, das sie aus dem einen oder anderen Grund brauchen könnten", sagte Cohen-Crompton gegenüber Mobby Business. "Sie können ihre Dokumente mit der Absicht des Abschieds überprüfen, aber am Ende nicht löschen, weil sie denken:" Was ist, wenn ich das eines Tages brauche? " [oder] sie befürchten, dass eine gelöschte E-Mail in Zukunft zu einem Problem führen kann, wenn sie bestimmte Informationen abrufen müssen. Im Grunde behalten sie ihre digitalen Dokumente, weil sie dem Dokument eine größere Bedeutung geben als tatsächlich existiert. "

Loslassen von Unordnung bedeutet weniger Zeit für die Suche nach dem, was Sie brauchen, und Sie können Ihre Effizienz bei der Arbeit verbessern. Wenn Sie Ihre Hortungsgewohnheiten - sowohl physisch als auch digital - durchbrechen und organisierter und produktiver werden möchten, hier ein paar Tipps, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Schneller Umgang mit Dokumenten. Rowley empfohlen Nach einer "Touch-Papers-Once" -Regel: Sobald Sie ein gedrucktes Dokument überprüft haben, können Sie es entweder ablegen, wegwerfen oder Maßnahmen ergreifen, um den Papierkram zu reduzieren. Sie können die gleiche Regel auf Ihren E-Mail-Posteingang anwenden, sagte er.

Für Papierdokumente wie Rechnungen und Quittungen, die für eine Weile gespeichert werden müssen, empfahl David, sie zu digitalisieren und in digitale Dateien zu verwandeln, um das Physische zu vernichten und zu recyceln Kopieren und speichern Sie Platz auf dem Schreibtisch.

Löschen Sie Ihren Schreibtisch. Vergewissern Sie sich, dass am Ende des Arbeitstages nichts auf Ihrem Schreibtisch vergessen wird, sagte David. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitsbereich sauber und für einen frischen Start am Morgen bereit ist.

Erstellen Sie eine Liste. Trotz der zahlreichen Notiz-Apps und digitalen Kalender schreiben viele Fachleute ihre Organisationsfähigkeiten einem altmodischen System zu , handgeschriebene Liste von Aufgaben. Anstatt verschiedene Zeitungen über Ihren Schreibtisch verstreut zu haben, weil Sie sie tagsüber ansprechen müssen, können Sie diese Papiere auf einer Liste aufschreiben und sie nur herausbringen, wenn Sie bereit sind, diese Aufgabe zu bewältigen.

"Es geht darum, einen Stift zu Papier zu bringen und eine To-Do-Liste aufzuschreiben, die Ihnen hilft, organisiert zu bleiben", sagte Samantha Lambert, Direktorin für Personalwesen bei der Webdesign-Agentur Blue Fountain Media. "Mit einer handgeschriebenen To-Do-Liste, bei der alle Aufgaben nach Nummer priorisiert sind, gehen meine Aufgaben für den Tag nie unter all den anderen Dingen verloren, die auf meinem Computer im Laufe eines Tages passieren. Die handgeschriebene Liste in der Der Morgen hilft, den Tagesablauf zu beschreiben und am Anfang des Tages klarer zu machen, was zu tun ist. "

Ungenutzte Programme und Dateien aussortieren. Wie bei Ihrem physischen Desktop sollten Sie sich bemühen, Ihren virtuellen Desktop sauber und ordentlich zu halten, sagte Cohen-Crompton. Deinstallieren oder entfernen Sie Symbole für Programme, die Sie nicht verwenden, und halten Sie Ihre Dateien basierend auf dem, was sofort benötigt wird.

Erstellen Sie ein effektives System für die Ablage und Dateibenennung. Bei so vielen Unternehmen, die Cloud-basierte Zusammenarbeit verwenden Wenn es darum geht, mit mehreren Versionen desselben Dokuments zu arbeiten, lohnt es sich, ein teamweites System für die Benennung, Speicherung und den Zugriff auf diese digitalen Dateien zu entwickeln.

"Erstelle ein Benennungsschema für deine eigenen Dateien oder für Ihre Organisation ", sagte Lambert. "Wenn Sie eine Struktur für die Speicherung von Dateien einrichten, sparen Sie langfristig Zeit, wenn Sie versuchen, auf ein Dokument zuzugreifen, das Sie vor ein paar Monaten gespeichert haben.

Lambert empfahl außerdem, jede Version jedes von Ihnen gespeicherten Dokuments zu übernehmen wenn Leute updates und edits machen.Vermeiden Sie Verwirrung und behalten Sie Akten, die durch spezifisches Datum innerhalb des Benennungsschemas für Ihre Akten organisiert werden, sagte sie.

Nutzen Sie Technologie zu Ihrem Vorteil. Es gibt unzählige apps und Software-Programme, die für Leute verfügbar sind um ihre Dateien und täglichen ToDo-Listen in der richtigen Reihenfolge zu erhalten, nicht sicher, wo sie anfangen sollen Sehen Sie sich die am besten bewerteten Apps auf Ihrem Mobilgerät an oder fragen Sie in Ihrem Büro und in Ihrer sozialen Umgebung nach, welche Organisations-Apps sie empfehlen. Wenn Sie auf der Suche nach einem professionellen Dokumentenmanagementsystem sind, sollten Sie sich die beste Auswahlliste von Mobby Business ansehen.

Unabhängig davon, ob Ihre Assets physisch oder digital sind, der Schlüssel zum Erhalten (und Behalten) Organisiert ist Lernen zu Iden Was Cohen-Crompton für seine tägliche Arbeit benötigt und was nicht, sagt Cohen-Crompton. Sie riet dazu, alles auf Ihrem Schreibtisch und Ihren Geräten zu überprüfen und zu überlegen, zu welchem ​​Zweck jedes Element oder jede Datei tatsächlich dient.

"Finden Sie heraus, was notwendig ist - und was notwendig ist, ist klar definiert - und was kann dann gehen tatsächlich Dinge loswerden ", sagte Cohen-Crompton. "Überprüfen Sie jedes Dokument. Entfernen Sie sofort Dubletten, entfernen Sie veraltete Daten und löschen Sie [Dateien], die Ihnen nicht mehr dienen."

Bei digitalen Dateien kann die Archivierung eine großartige Lösung für E-Mails oder Dokumente sein, die Sie nicht verwenden. Ich brauche jetzt, aber werde in naher Zukunft brauchen. Cohen-Crompton hat empfohlen, Dateien in ein Archiv zu verschieben, um sie "außer Sichtweite" zu bringen, wodurch weniger Unordnung in Ihrem aktiven Posteingang oder Dokumentenordner entsteht. David stimmte zu und bemerkte, dass Ihr digitales Ablagesystem Ihr Papierabfertigungssystem widerspiegeln sollte, mit spezifischen Ordnern, die bei Bedarf farbcodiert sind, damit Sie archivierte Dokumente schneller finden, wenn Sie sie brauchen.

Das Beste, was Sie tun können um organisiert zu bleiben, ist es üblich, sich sofort mit allem auseinanderzusetzen.

"Lies es, dann antworte, lösche [oder] archiviere", sagte Cohen-Crompton. "Wenn man auf das mögliche Durcheinander eingeht, muss man später nicht mehr damit fertig werden und versuchen, es wieder herauszuzwingen."


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