Notfallplanungstipps für kleine Unternehmen

Es dauert a Nach einer schweren Naturkatastrophe - wie Sandy, Harvey oder Irma - ist es eine Menge Geld und Arbeitskraft, um ein Unternehmen wieder online zu bringen. Es kann aber genauso schwierig sein, es nach einem lokalisierten Ereignis wie einem Feuer oder einer Flut wieder zu öffnen. Wenn es darum geht, Ihr Unternehmen auf das Überleben einer Katastrophe vorzubereiten, sollten Sie dieses alte Sprichwort im Hinterkopf behalten: Die beste Verteidigung ist eine gute Beleidigung.

Ihr professionelles Haus in Ordnung zu bringen braucht Zeit, aber je eher Sie beginnen, Je mehr vorbereitet Ihr Unternehmen sein wird, wenn eine Katastrophe eintritt. Da viele Unternehmen nicht wissen, wo sie mit der Katastrophenplanung beginnen sollen, haben wir ein paar Branchenexperten beauftragt, fünf der besten Tipps für die Notfallplanung für kleine Unternehmen zu kuratieren.

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Plan zu kommunizieren

Nach Christopher Berry, Englisch: www.germnews.de/archive/dn/1995/02/16.html Senior Director bei Krolls Sicherheitsrisiko - Management plant, wie ein Unternehmen während und nach einer Katastrophe mit Stakeholdern, Kunden und Lieferanten kommunizieren muss.

Berry sagte, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Kontaktinformationen für alle Mitarbeiter verfügbar sind bis heute und angemessen einschließlich Haus, Handynummern und E-Mail-Adressen. " Überprüfen Sie diese Liste jährlich. Da elektronische Dateien möglicherweise nicht zugänglich sind, wenn der Strom oder der Internetdienst unterbrochen wird, wäre es ratsam, "eine Kopie der entsprechenden Liste sicher in einem Heimtresor abzulegen".

Erweitern Sie diese Liste einen Schritt, indem Sie hinzufügen die Namen und Kontaktdaten Ihrer Notfalldienstanbieter, die Ihr Unternehmen nach einem Notfall erreichen muss. Es ist an der Zeit, herauszufinden, welches Gasunternehmen Ihr Gebäude oder Ihren lokalen Versicherungsvertreter bedient, bevor Sie sich mit einem Problem befassen, nicht danach.

Berry empfiehlt auch, "einen Prozess einzurichten, um Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten auf dem Laufenden zu halten in Bezug auf den Geschäftsbetrieb während eines Notfalls. Dies könnte durch das Posten von Statusaktualisierungen auf der Facebook-Seite eines Unternehmens oder über die Website des Unternehmens geschehen. " Informieren Sie im Voraus die Methoden, mit denen Ihr Unternehmen Updates bereitstellt.

Ermitteln eines Sicherungs- und Zugriffsplans

Auch ein Prozess zum Schutz Ihrer Datensätze und Daten ist ein wichtiger Schritt. Chloe Demrovsky, Präsidentin und CEO von Disaster Recovery Institute International, rät kleinen Unternehmen, "Kopien wichtiger Unterlagen und ihrer wichtigsten Dokumente zu erstellen und diese elektronisch, sicher und in einem erschwinglichen cloudbasierten Speicher zu speichern."

Stellen Sie sicher Planen Sie Ihre Backup-Daten für Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Dateien vollständig und leicht zugänglich sind. Sie würden es hassen, nach einer Katastrophe herauszufinden, dass eine wichtige Datei nicht korrekt hochgeladen wurde oder ein alter Heimcomputer zu veraltet ist, um ferngesteuert auf eine Schlüsselanwendung zuzugreifen.

Andy Abramson, CEO der Boutique Marketing Agentur Comunicano, empfiehlt außerdem, dass kleine Unternehmen den Übergang zu cloudbasierten Diensten für den täglichen Betrieb vor einem Katastrophenfall in Erwägung ziehen. "Zum Glück, weil wir alle Cloud sind, die ganze Zeit [mit Googles G Suite] ... alle meine Daten sind da", sagte er.

Abramson sagte, Comunicano auch Dialpad für die Kommunikation und UberConference für die Zusammenarbeit verwendet, "so alle Meine Telefonanrufe, Textnachrichten und Aufzeichnungen werden ebenfalls in der Google Cloud gespeichert. "

Als Abramson seine Hardware verlor, stand er innerhalb weniger Minuten wieder auf und lief nach dem Zugriff auf seine Cloud-Konten auf einem neuen Laptop.

Make Ein Finanz- und Versicherungsplan

Es ist vielleicht schwer vorstellbar, aber mehr als 40 Prozent der Unternehmen öffnen sich nach einer Katastrophe nicht, laut der Federal Emergency Management Agency. Ein Teil des Grundes ist, dass viele kleine Unternehmen keinen angemessenen Versicherungsplan oder ein System haben, um in Notfällen Geld in ihr Geschäft fließen zu lassen.

Andy Wood, Chief Administrative Officer der Versicherungsgesellschaft Insureon, empfiehlt neben der einfachen Haftpflichtversicherung auch die Betriebsunterbrechungsversicherung. Wenn Sie nicht "eine Betriebsunterbrechungsrichtlinie haben, bedeutet dies, dass Ausgaben, die für den Neustart eines Unternehmens im Falle eines Hurrikans [oder eines anderen Geschäftsunterbrechungsvorfalls] erforderlich sind, nicht gedeckt sind." Wenn Sie es haben, kann diese Abdeckung helfen, verlorene Einnahmen zu ersetzen, während Sie arbeiten, um Ihre Türen wieder geöffnet zu bekommen.

Auch wenn Sie die richtige Versicherung haben, kann es ein paar Wochen dauern, bis einige Monate alle notwendigen Unterlagen für eine Anspruch nach einer Katastrophe. Du solltest bereit sein, während dieser Zeit dein Geschäft über Wasser zu halten.

Nachdem ein sorgloser Mieter den Wasserhahn über Nacht laufen ließ, rieselte das Wasser und überschwemmte den gesamten Produktvorrat von Hollywood Mirrors Director Adam Watson. "Der einzige Grund, warum wir überlebt haben, ist, weil ich gerne drei Monate als Sicherheitsnetz in der Bank habe", sagte Watson. Es dauerte vier Monate, bis der Versicherungsanspruch bezahlt war, das Wasser gereinigt war und neues Inventar vorrätig war.

"Es ist zwingend notwendig, dass Sie Reservefonds für unerwartete Katastrophen wie diese haben", sagte Watson. "Wenn Ihnen das Geld ausgeht, sind Sie arbeitslos. Es ist so einfach und so einfach, und es kann jedem passieren."

Vorbereitung für Mitarbeiterbedürfnisse

Ihre Mitarbeiter sind das Herz Ihres Unternehmens Vergessen Sie also nicht, ihre Bedürfnisse in Ihre Katastrophenvorbereitungspläne aufzunehmen. Peter Yang, Mitbegründer von ResumeGo, empfiehlt, "Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit zu geben, die Region mit ihrer Familie zu evakuieren". Das hat er getan, bevor der jüngste Hurrikan Harvey eines seiner Büros in Houston erreichte. Er bereitete auch seine Angestellten in einer anderen Region vor, damit sie während der Übergangszeit die Lücke schließen konnten.

Wenn Ihr Team remote arbeitet oder geschäftlich unterwegs ist, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie während eines lokalisierten Vorfalls ein System einchecken oder eine Katastrophe. Erik Endress, CEO von Share911, weiß um die Auswirkungen, die Echtzeitkommunikation auf ein Unternehmen während eines Brandes, einer Flut oder eines Hurrikans haben kann. Die Software von Endress ermöglicht Arbeitgebern zu wissen, welche Mitarbeiter sicher sind und welche Hilfe bei Katastrophen benötigen. Dieser Zugang hilft Arbeitgebern dabei zu helfen, ihren Mitarbeitern die Hilfe zu geben, die sie benötigen, und die Mitarbeiter schneller wieder arbeiten zu lassen, sobald die Gefahr vorüber ist.

Übe den Plan

Matthew Hilton, Switchvox-Produktmarketing-Manager bei Digium, empfiehlt Ihnen " Trainiere deine Mitarbeiter bis zu dem Punkt, an dem der Plan leicht gemacht werden kann. Übe, übe und übe dann wieder, so dass es keine Überraschungen gibt, wenn ein echtes Ereignis eintritt. " Ein Planschritt, der einfach erscheint - wie das Posten von Unternehmensaktualisierungen für Kunden auf Facebook - erfordert möglicherweise mehr Nachdenklichkeit, als er erscheint.

Zum Beispiel, wer veröffentlicht die Aktualisierungen? Wie oft werden Updates an einem Tag gepostet? Was passiert, wenn es in einem bestimmten Zeitraum keine Updates gibt - ist das ein Update? Das Ausarbeiten der Plandetails und das Üben der verschiedenen Szenarien reduziert die Gefahr von Verwirrung und die Zeit, in der Ihr Unternehmen offline ist.

Mit etwas Glück brauchen Sie Ihren Katastrophenplan nie zu verwenden, aber das bedeutet nicht Sie und Ihren Mitarbeiter sollten nicht bereit sein, es aus einem Guss zu verwenden.

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