Collaboration Kinks, die Sie kosten können
Dank der technologischen Fortschritte von heute können Unternehmen von überall auf der Welt Brainstorming, Kommunikation, Austausch und Innovation auf eine Art und Weise durchführen, die zuvor nie möglich war. Diese Fähigkeiten haben das Versprechen einer nahtlosen Projektkooperation zwischen Mitgliedern einer zunehmend globalen Belegschaft mit sich gebracht.
Aber wie viele Unternehmen wissen, klappt die Zusammenarbeit nicht immer wie geplant. Eine kürzlich vom europaweiten Kollaborationslösungsanbieter Projectplace in Auftrag gegebene Studie ergab, dass ineffiziente Projektmanagementpraktiken Unternehmen 20 Arbeitstage pro Jahr kosten, was die Einnahmen und das Ansehen eines Unternehmens gefährden kann.
"Der Projekterfolg erfordert ein ausgewogenes Verhältnis von Elementen motiviertes Team, einfache Zusammenarbeit und pünktliche und termingerechte Umsetzung ", so Tobias Andersson, Chief Operating Officer von Projectplace. "Es braucht nur eines dieser Elemente, um aus dem Gleichgewicht zu geraten und Chaos auszulösen. Wenn das Team eine einzige E-Mail vermisst, kann der Folgeeffekt eine Verzögerung des Projekts, ein verärgerter Kunde und sogar Umsatzeinbußen sein."
Kommunikations- und Technologieprobleme gehören zu den Hauptgründen dafür, dass Zusammenarbeit in Organisationen zusammenbricht. Von den 1.240 Projektmanagern, die von Projectplace befragt wurden, gaben 37 Prozent an, dass ein Mangel an Kommunikation mit den Teammitgliedern große Probleme bereitet. Drei Viertel der Befragten verwenden E-Mail als primäre Kommunikationsmethode, und die Begrenzung der Postfachgrößen (26 Prozent) und das Aufspüren bestimmter E-Mails in einem Thread (38 Prozent) sind zwei große Ärgernisse für die Mitarbeiter. Während die Mehrheit der Projektmanager glaubt, dass Investitionen in neue Technologien Zeit, Geld und Stress reduzieren könnten, unterstützen nur 52 Prozent ihrer IT-Abteilungen den Einsatz neuer Technologielösungen.
James Bindseil, Präsident und CEO des Softwareunternehmens für Dateitransfer Globalscape wies darauf hin, dass mehrere Versionen von Dateien und die fehlerhafte Verfolgung von Dokumenten die Innovation und Teamarbeit, die Zusammenarbeit ermöglichen soll, behindern, insbesondere wenn Mitarbeiter geografisch verstreut sind.
"Mit einer Vielzahl von Benutzern über Standorte hinweg stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen Hürden beim Management mehrerer Netzwerke und Vermeidung von Redundanzen bei der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ", sagte Bindseil der" Mobby Business ". "[Wenn ein Benutzer] ein Dokument bearbeitet, auf das gerade von einem anderen Teammitglied in der Stadt, dem Land oder dem Globus zugegriffen wird, kann [it] zu mehreren inkonsistenten Dokumenten und einer langsameren Projektabschlusszeit führen.Organisationen, die nicht kontrolliert werden können und verfolgen ihre Dokumente oft feststellen, dass die Zusammenarbeit kann umständlich und ineffizient sein. "
Vielleicht noch mehr als alle diese Probleme ist die inhärente Informationssicherheit Risiken in Verbindung mit schlechten Kollaborationspraktiken. Eine Studie von Globalscape ergab, dass fast zwei Drittel der Mitarbeiter nicht freigegebene Dateifreigabemethoden wie Dropbox und persönliche E-Mail-Konten verwenden, und 80 Prozent dieser Mitarbeiter tun dies mindestens einmal im Monat. Bindseil riet den Unternehmen, eine Kollaborationssoftware zu wählen, die ihnen mehr Kontrolle über ihre Dokumente und Informationen gibt.
"Eine unzureichende Sicherheit für Unternehmen birgt die Gefahr, dass Daten in die falschen Hände geraten, wenn sie in falsche Hände geraten", sagte Bindseil. "[Suche nach einer Lösung, die] Informationen von einem Ort zu einem anderen verschieben oder synchronisieren, Daten in Bewegung schützen, Redundanzen durch Sperren von Dateien verhindern und kontrollierten Fern - und Offlinezugriff auf kritische Dokumente ermöglichen kann."
Andersson betonte auch die wichtige Rolle von Die richtigen Tech-Lösungen für eine sichere, effiziente und produktive Zusammenarbeit.
"Das Chaos im Projektmanagement ist schädlich für Unternehmen, da es ihren Ruf und ihren Gewinn beeinträchtigen kann", sagte Andersson. "Unternehmen haben alles zu gewinnen, indem sie das Chaos angehen, und die Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle. Durch die Erforschung neuer Methoden und Tools können sie eine intelligentere, zielgerichtete Zusammenarbeit vorantreiben."
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