M-Files Review: Beste Dokumentenverwaltungssoftware Insgesamt

Warum M-Files?

M-Files ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-, digitales Ablage- und Produktivitätssystem, das mehrere Rollen erfüllt und Anwendungen für Dutzende verschiedener Mitarbeiter bietet. Es verfügt über Funktionen für KMUs und Unternehmen, die mit einer beliebigen Anzahl von Dokumenten zum Kategorisieren und Suchen umgehen können. Sie können die Dokumente Ihres Unternehmens mit jedem internetfähigen Gerät anzeigen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Hauptschnittstelle von M-Files ähnelt dem bekannten Windows Explorer-Layout. Sie können schnell in Ihrer Ordner-Datenbank navigieren und ähnliche Funktionen wie das Kopieren und Freigeben von Dateien in verschiedene Quellen mit nur einem Rechtsklick ausführen. Dies reduziert den Bedarf an kostenintensiven und zeitraubenden Schulungen drastisch, da die meisten Mitarbeiter bereits mit einer Explorer-ähnlichen Benutzeroberfläche vertraut sein sollten. Ebenso emuliert das Interface auf dem Mac die Mac Finder-Oberfläche. Ein bemerkenswerter Unterschied ist jedoch, dass Ordner nicht notwendig sind. Dokumente sind mit mehreren Metatags zum Sortieren gekennzeichnet. Dazu gehören Dokumenttyp, Kunde, Projekt, Datum und Status. Es gibt mehrere andere Tags, die Sie manuell anwenden können, um das Durchsuchen und Suchen nach bestimmten Dokumenten zu erleichtern.

Ihr Computersystem und Ihr Netzwerk behandeln M-Files wie ein anderes Laufwerk, mit dem Sie Dateien an andere Speicherorte auf Ihrem Computer ziehen können oder umgekehrt. Sie können Dateien aus jedem Programm in M-Files speichern, wie Sie es von jedem anderen Laufwerk gewohnt sind.

M-Files ist sowohl eine Vor-Ort-Server- als auch eine Cloud-Lösung. Mit einem solchen hybriden System ist das Backup- und Recovery-System im Falle eines Datenverlusts einfach zu verwalten.

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Funktionen

M-Files macht das Scannen und Organisieren einer großen Anzahl von Papierdokumenten mit optischer Erkennung und Erfassung einfach. Mit dieser Funktion können Sie gescannte Dokumente basierend auf Layouts und sogar Inhalten automatisch klassifizieren. M-Files verwendet intelligente Zeichenerkennung, um den Text des Dokuments zu scannen und die erforderlichen Tags anzuwenden, um sie zu kategorisieren. Mit dieser Funktion können Sie Tausende von Dokumenten gleichzeitig scannen, die automatisch sortiert werden, um später die Suche zu erleichtern.

Dies ist eine von mehreren Automatisierungsfunktionen, die den Arbeitsablauf im Büro verbessern können. Mehrere verschiedene Prozesse, wie z. B. Prüfungs- und Genehmigungsbenachrichtigungen für Verträge und Standardarbeitsanweisungen, können in M-Files programmiert werden, damit Ihr Büro wie ein gut geölter Computer läuft und Zeit bei täglichen Aufgaben gespart wird.

M -Files verfolgt genau die Geschichte jedes Dokuments, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem es zuletzt geöffnet wurde, wer es geöffnet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Seine sorgfältige Versionierung ermöglicht einfaches Auditing und Backtracking, normalerweise bis zur Erstellung des Dokuments. Berechtigungen können für bestimmte Benutzer so festgelegt werden, dass sie bestimmten Dokumenten Vorrang einräumen und es ihnen ermöglichen, Notizen zu erstellen und zu kommunizieren, während ein Dokument mit einer anderen Person ausgeführt wird. Andere Berechtigungen ermöglichen es bestimmten Benutzern, ein Dokument gemeinsam zu erstellen und gleichzeitig Änderungen vorzunehmen. Das Personal kann bestimmte Dateien auch für die Offline-Nutzung festlegen, wenn sie keinen Internetzugang benötigen. Benennen Sie nach Projekt, Typ oder Kunde und Sie können sie auf Ihrem Laptop oder Mobilgerät verwenden. Sobald Sie wieder im Netzwerk sind, werden die Dateien automatisch mit Ihren Änderungen synchronisiert.

Sie können Dateien direkt über die Benutzeroberfläche mit Kollegen, Kunden und anderen Drittanbietern teilen, wodurch die Notwendigkeit redundanter E-Mails und Anhänge reduziert wird Berechtigungen automatisch gewährt. Durch die Integration mit Outlook können Sie E-Mail-Anhänge schnell in M-Files zur automatischen Kategorisierung löschen.

Kosten

Der Preis von M-Files für Ihr Unternehmen richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens, der Anzahl der Benutzer, die Sie dem System hinzufügen möchten, und wenn Sie sich für ein On-Premise-System, ein Cloud-System oder einen Hybrid entscheiden . Obwohl M-Files ein gutes System für kleine und mittelständische Unternehmen ist, haben uns die Vertreter gesagt, dass die Mindestpreise bei etwa 1.000 US-Dollar pro Monat liegen, was dieses System wahrscheinlich zu einem besseren Wert für Unternehmen macht. Glücklicherweise können Sie eine Testversion der Anwendung herunterladen, um zu sehen, ob die Schnittstelle für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Kundendienst

Unsere Interaktionen mit Kundendienstmitarbeitern waren positiv. Sie gaben sachkundige und direkte Antworten auf unsere Fragen und waren transparent über die Preisgestaltung. Als wir den Umfang unseres Kleinunternehmens und Budgets beschrieben haben, waren sie ehrlich in ihrer Einschätzung, dass ihr Programm möglicherweise nicht unserem Budget entspricht, aber sie haben uns trotzdem unterstützt und waren trotzdem glücklich, das Produkt für uns zu demonstrieren. Sie erreichen Vertreter schnell per Telefon, E-Mail und Live-Chat. Neben der direkten Unterstützung bietet M-Files eine umfassende Wissensdatenbank mit Datenblättern, FAQs und Leitfäden. Die Website enthält auch ein Community-Forum, in dem Sie andere Benutzer zu Problemen und Lösungen einladen können.

Einschränkungen

M-Files ist eine Mischung aus Cloud-Speicher und On-Premise-Speicher, dh Sie können von nahezu jedem Internet auf Ihre Dokumente zugreifen -verbundenes Gerät über einen Browser. Sie müssen jedoch weiterhin Software installieren und dem Gerät Berechtigungen erteilen, damit M-Files und andere Anwendungen M-Files als Speicherort für Dokumente erkennen können.

Obwohl die Benutzeroberfläche vertraut erscheint, kann dies einige Benutzer davon abhalten Ordner sind nicht erforderlich. Das System katalogisiert mehrere Metatags auf einem Dokument, um es zu kategorisieren, aber um die Durchsuchbarkeit zu maximieren, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre eigenen spezialisierten Tags hinzufügen, insbesondere wenn Sie mit einer großen Menge an Dokumenten arbeiten. Für diejenigen, die an traditionelle Methoden der Organisation digitaler Dokumente gewöhnt sind, kann diese Art der Ablage etwas gewöhnungsbedürftig sein.

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CRM-Software auswählen: Ein Einkaufsführer

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