Zu ​​tun oder zu delegieren: Welche Aufgaben sind Ihre Zeit wert?


Zu ​​tun oder zu delegieren: Welche Aufgaben sind Ihre Zeit wert?

Als Unternehmer jonglierst du wahrscheinlich täglich viele verschiedene Aufgaben. Marketing, Business Development, Kundenservice, Buchhaltung, Webdesign und mehr fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich - aber vielleicht sollten sie das nicht.

Laut einer Umfrage zum Zeitmanagement von The Alternative Board arbeitet die Mehrheit der Kleinunternehmer mehr Stunden pro Woche, als sie gerne hätten, und die meisten dieser Stunden verbringen sie damit, in ihrem Geschäft zu arbeiten, anstatt darauf zu verzichten - das heißt, wertvolle Zeit im Tagesgeschäft zu verschwenden, anstatt das Geschäft voranzutreiben und zu erweitern. Einige Dinge, die Umfrageteilnehmer sagten, dass sie am meisten Zeit verlieren gehören:

  • E-Mails
  • administrative Verantwortlichkeiten
  • ungeplante Kommunikation
  • Warten auf Informationen
  • Aufgaben, die ihnen von Mitarbeitern

Wie die befragten Geschäftsinhaber nutzte Nancy Hua, CEO der App Optimize für die Optimierung mobiler Apps, den Großteil ihrer "Arbeitszeit" für diese Art von Aufgaben und speicherte die wichtigen Aufgaben für ihre persönliche Zeit nach Geschäftsschluss

"Früher habe ich meine täglichen Aufgaben erledigt - Meetings, Mieten, administrative Aufgaben, E-Mails - während der normalen Arbeitszeiten und dann von 17 Uhr bis 1 Uhr morgens, als ich an etwas arbeitete, das härtere, erweiterte Planungen und Strategien erforderte", sagte Hua Business Nachrichten Täglich. "Die Kosten dieses Ansatzes bestehen darin, dass Sie ständig arbeiten, und Sie sind oft nicht in Top-Zustand, wenn Sie die wichtigste, einzigartig wertvolle Arbeit leisten."

Auch wenn sie ein gut besetztes Unternehmen führen, Unternehmer neigen dazu, viel mehr Arbeit auf ihren Tellern landen zu lassen als nötig ist. Warum betrifft dieses Dilemma so viele Geschäftsinhaber? Der Vizepräsident von TAB, David Scarola, glaubt, es sei eine Frage des Versäumnisses zu delegieren.

"Die meisten Geschäftsinhaber delegieren nicht so viel, wie sie sollten", sagte Scarola, dessen Firma Business-Coaching und Beratungsdienste anbietet. "Sie verbringen viel Zeit damit, Dinge zu tun, für die sie etwas viel weniger verdienen können. Sie haben auch niemanden, dem sie antworten können. Das heißt, sie haben niemanden [über ihnen], der sie zur Rechenschaft zieht. Dies bietet sich an, hart zu arbeiten, aber nicht schlau zu arbeiten. "

Wie entscheiden Sie also, welche Aufgaben Sie übernehmen und welche Sie delegieren oder auslagern sollten? Wirtschaftsführer teilten ihre Gedanken über die Prioritätensetzung und überlegten, was wirklich wichtig genug ist, um ihre Zeit damit zu verbringen.

Wenn Sie es ernst meinen, unnötige Aufgaben von Ihrem Tag zu streichen, müssen Sie zuerst etwas tun ist mit dem Delegieren vertraut.

"Früher oder später landen alle Aufgaben, die nicht explizit delegiert sind, auf dem Teller des Besitzers", sagte Geoff Woo, CEO der Nahrungsergänzungsmittelfirma Nootrobox. "Es gibt eine Menge Corporate Housekeeping, um die Türen offen zu halten, ganz zu schweigen von den neuen Initiativen, die notwendig sind, um das Geschäft zu vergrößern. Weil es so viel auf dem Teller gibt, ist es leicht zu fühlen, als würde man auf Hamsterrad von Aufgaben laufen. "

Hua merkte an, dass Sie in vielen Fällen der einzige Geschäftskontext haben und einige Entscheidungen möglicherweise blockiert sind, solange Sie noch nicht dazu gekommen sind. Aber Sie müssen in der Lage sein, Ihrem Team zu vertrauen, dass es wie Sie denkt und lernt, miteinander zu kommunizieren - oder sogar zu überreden -, um den Ball ins Rollen zu bringen, wenn Sie nicht derjenige sind, der eine Aufgabe erledigt. Dies trifft besonders dann zu, wenn du weißt, dass eine andere Person mehr Expertise besitzt als du, sagte Hua.

Um diesen Prozess zu beginnen, musst du herausfinden, was Scarola "Platin" -Aktivitäten nennt - die, von denen du weißt, dass du sie ausgeben solltest die meiste Zeit, und das können nur Sie tun. Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie unbedingt tun müssen, hat Scarola empfohlen, eine Liste zu erstellen, die Ihnen sagt, was Sie an ein vertrauenswürdiges Teammitglied oder ein Drittunternehmen delegieren müssen.

"Fang an, die nicht-essentiellen Aktivitäten aufzuzeichnen, die du verbringst", sagte er. "Sie können damit beginnen, diese im Laufe der Zeit auszugeben."

Allison Maslan, ein Business-Coach und Serienunternehmer, sagte, dass alle Aufgaben, die mit Mikromanagement verbunden sind (z. B. häufige Leistungsüberprüfungen oder Statusaktualisierungssitzungen), sowie jede Kommunikation, die nicht aktiv neue Geschäfte einbringt oder Beziehungen aufbaut, die dem Unternehmen helfen, zu wachsen. Stattdessen sagte sie, dass Kleinunternehmer sich unabhängig von ihrer wahren Größe als ein größeres Unternehmen sehen müssen, um die "großen" Aufgaben wie neue Geschäftsanrufe, Öffentlichkeitsarbeit und Trendforschung einzugrenzen.

"Der Gründer Ich muss Zeit damit verbringen, an der Vision des Unternehmens zu arbeiten, Schlüsselbeziehungen aufzubauen und das Team zu vergrößern ", sagte Maslan. "Wenn sie immer noch versuchen, alles zu tun, um schlank zu bleiben ... werden sie entweder schnell ausbrennen oder sich jahrelang auf demselben Niveau drehen."

Sie fragen sich, wo Sie auf Ihrer To-Do-Liste anfangen sollen, oder wie man alles erledigt? Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen werden, Fortschritte zu machen, ohne sich zu überfordert zu fühlen.

Erstellen Sie einen Tages- und Wochenplan. Die Unternehmer, die einen Zeitplan erstellen und einhalten, sind diejenigen, die das Beste daraus machen können ihr Tag. Scarola empfahl, dass du jeden Montagmorgen eine Liste der wichtigsten Aufgaben erstellst, die du für die ganze Woche machen willst. Von dort aus können Sie tägliche Pläne erstellen und andere Aufgaben um die kritischen herum ausfüllen.

"Fangen Sie nicht einfach an, E-Mails zu lesen und auf Unterbrechungen zu reagieren, wenn Sie ins Büro kommen", sagte Scarola gegenüber Mobby Business. "Arbeite jeden Tag an einer absichtlichen Aufgabenliste. [Wenn du dich dazu entschließt, etwas zu tun, blockiere die Zeit im Kalender, um an dieser Aufgabe zu arbeiten."

Halte deinen Raum organisiert. Organisation und Effizienz gehen ein Hand. Nehmen Sie sich die Zeit, um physische und digitale "Unordnung" in Ihrem Arbeitsbereich zu beseitigen. Dann, verpflichten Sie sich, es so zu halten, um Ihnen Zeit und Frustration zu sparen, wenn Sie Ihre Aufgaben erledigen.

"Es gibt eine echte Beziehung zwischen der Beseitigung von Unordnung - sowohl intern als auch extern - und [Produktivität]", sagte Maslan. "Wie können Sie schließlich einen Anruf zurückgeben, wenn Sie die Informationen nicht finden können?"

Verstehen Sie die Bedrohungen für Ihr Unternehmen (und handeln Sie entsprechend). Wenn Sie herausfinden möchten, welche Aufgabe es verdient Ihre Aufmerksamkeit zuerst, Hua empfohlen zu denken über Ihre wichtigsten strategischen Bedrohungen - das heißt, fragen Sie sich, was Ihrem Geschäft am meisten weh tut, wenn Sie nicht sofort darauf reagieren.

"Wenn es ein Dutzend Feuer um dich herum ist, ist es schwer zu widerstehen die Versuchung, beim nächsten Feuer zuzuschlagen «, sagte Hua. "Aber ... Sie müssen sich auf die Hauptbedrohungen konzentrieren, auch wenn sie noch nicht brennen. Ich erinnere mich ständig daran, die Millionen suboptimalen Probleme um mich herum zu ignorieren, um sicherzustellen, dass ich in die richtige Richtung gehe."

Beschränken Sie die Anzahl der "Schlüssel" -Toys pro Tag. Nachdem Sie Ihre Aufgabenliste auf das Wesentliche reduziert haben, scheint es so, als ob jedes einzelne Element auf der Liste Ihre höchste Priorität haben muss. Der Trick besteht darin, diese Liste weiter zu priorisieren und die Anzahl der "Must-Do's" auf ein Minimum zu beschränken. Woo riet, nur eine Aufgabe zu erledigen, die unbedingt jeden Tag erledigt werden muss.

"Jeden Tag gibt es eine Menge Forderungen, die von außen kommen", sagte Woo. "Es ist leicht, überwältigt zu sein, was dazu führt, dass du bei jeder dieser Aufgaben nur marginale Fortschritte machst. Es lohnt sich, am Anfang des Tages ein paar Minuten einzuplanen, um die wichtigste Sache für den Tag zu finden und dann darauf ausführen. "


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