Vertragsmanagement ist der Prozess der Vertragsgestaltung, -durchführung und -verwaltung Analyse zur Maximierung der operativen und finanziellen Leistung in einer Organisation bei gleichzeitiger Reduzierung finanzieller Risiken. Unternehmen sehen sich einem immer größeren Druck ausgesetzt, Kosten zu senken und die Unternehmensleistung zu verbessern. Das Vertragsmanagement erweist sich als ein sehr zeitaufwendiger Geschäftszweig, der ein effektives und automatisiertes Vertragsmanagementsystem ermöglicht.
Grundlagen des Vertragsmanagements
Wenn zwei Unternehmen miteinander Geschäfte machen wollen, ein Vertrag spezifiziert die Aktivitäten, die von beiden Organisationen eingegangen werden und die Bedingungen, mit denen sie jeweils ihren Teil der Vereinbarung erfüllen. Verträge wirken sich aufgrund der Schwerpunktsetzung auf Einnahmen und Ausgaben sehr stark auf die Rentabilität des Unternehmens aus. Wenn ein Vertrag schlecht formuliert ist, könnte eine Organisation Tausende von Dollars wegen einer einfachen Technik verlieren, denen es an Ressourcen fehlte, um sie zu identifizieren. Effektives Vertragsmanagement kann letztendlich eine starke Geschäftsbeziehung schaffen und den Weg zu mehr Profitabilität auf lange Sicht ebnen, aber nur, wenn es richtig gehandhabt wird.
Elemente einer erfolgreichen Vertragsverwaltung
Es ist nicht genug, dass eine Organisation Profis hat vor Ort für das Vertragsmanagement. Die Mitarbeiter müssen durch die Anwesenheit von Prozessen und Software-Begleitern ergänzt werden, um die zunehmenden Compliance- und Analyseanforderungen zu erfüllen. Wenn eine Vertragsverwaltungsstrategie erfolgreich implementiert wird, können Unternehmen Folgendes erwarten:
Aktivitäten, die ein gutes Vertragsmanagement ausmachen
Die Grundlage für das Vertragsmanagement liegt in der Umsetzung erfolgreicher Post-Award- und Upstream-Aktivitäten. Während der Phase vor der Vergabe sollten sich die Mitarbeiter auf den Grund für die Vertragsgestaltung konzentrieren und ob der Lieferant die Bedingungen der Vereinbarung erfüllen kann. Zusätzliche Überlegungen sind erforderlich, um zu verstehen, wie der Vertrag nach der Vergabe funktioniert. Um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden, sind sorgfältige Nachforschung und klare Zielsetzungen im Vertrag erforderlich.
Das Vertragsmanagement erfordert ein hohes Maß an Flexibilität für beide Parteien und die Bereitschaft, die Vertragsbedingungen an die sich ändernden Umstände anzupassen. Probleme sind unausweichlich, dh Organisationen müssen auf das Unerwartete vorbereitet sein und bei Bedarf die Vertragsbedingungen anpassen können.
Phasen des Vertragsmanagements
Kontrakte spielen in der Quartalsende-Krise eine wesentliche Rolle und werden aufgelöst in Phasen, um die Bemühungen zu organisieren und den typischen Vertragsprozess zu strukturieren. Wenn es manuell gemacht wird, kann das Erstellen eines Vertrags ziemlich zeitaufwendig sein. Der Prozess umfasst die folgenden Schritte:
Vertragsverwaltungssoftware
Obwohl die Verwaltung von Verträgen normalerweise manuell über Ordner- und Aktenschrankspeicher erfolgt, ist die Praxis mit Ineffizienzen behaftet, die nur ablenken können von der Gesamteffizienz einer Organisation. Die Integration mit einem automatisierten Vertragsverwaltungsdienst wird dazu beitragen, unzählige Arbeitsstunden freizusetzen und unzählige Prozesse zu automatisieren, die mit der Verwaltung eines Vertrags verbunden sind, und so mehr Wert für ein Unternehmen schaffen.
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