Mitarbeiterabsentismus-Probleme mit einer Smart-Time-Off-Richtlinie verhindern


Mitarbeiterabsentismus-Probleme mit einer Smart-Time-Off-Richtlinie verhindern

Haben Sie einen Mitarbeiter, der ständig "krank" ruft oder übermäßig viel Freistellung beansprucht? Während viele Mitarbeiterabsenzen legitim sind, können wiederkehrende, ungeplante Fehlzeiten ein Geschäft wirklich stören - besonders, wenn der Mitarbeiter eine bezahlte Freistellung nimmt.

Ihr erster Instinkt könnte sein, den Angestellten zu disziplinieren, ihm Vorwürfe zu machen oder sogar zu feuern Sie. Aber wenn ihr Grund für fehlende Arbeit als rechtlich geschützte Abwesenheit qualifiziert wird, könnten Sie sich in heißem Wasser landen.

Tricia Meyer, Gründerin und leitende Anwältin bei Meyer Law, merkte an, dass es für Arbeitgeber wichtig sei, Bundes- oder Landesgesetze über Mitarbeiterurlaub zu verstehen Sie schaffen also keine illegalen Politiken oder machen unfaire Forderungen an ihre Arbeiter. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Smart-Time-Off-Richtlinie erstellen und Fehlzeiten von Mitarbeitern beheben können.

Hinweis für Redakteure: Suchen Sie nach Informationen zu Zeiterfassungssystemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen und unsere Vertriebspartner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen:

Ob Sie Ihre erste Abwesenheitsrichtlinie schreiben oder Ihre bestehende aktualisieren, In unseren Quellen werden einige wichtige Punkte empfohlen:

Mitarbeiterarbeitszeiten: Definieren Sie die erwarteten Geschäftszeiten und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche sowie ein Ein- und Auscheckverfahren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter diese Anforderungen erfüllen .

Verfügbarer bezahlter und unbezahlter Urlaub: Neben bezahlter und unbezahlter Abwesenheit (einschließlich Krankheitstage, Personentage und Urlaubstage), Liste bezahlter (oder unbezahlter) Ferien, Urlaubsperioden (zB Trauerfall oder Geschworenenpflicht) und föderal geschützte Abwesenheiten wie das Familien- und Medizinurlaubsgesetz (FMLA) und Behindertenurlaub.

"Schreiben Sie eine klare Beschreibung darüber, welche bezahlten und unbezahlten Urlaub für Arbeitnehmer verfügbar ist, einschließlich wann und wie sie Urlaub und wie verlassen sie fallen jede Woche an, zahlen Periode, Monat oder Jahr, "s Hilfe Jaime Lizotte, HR Solution Manager bei ComplyRight.

Einberufungsverfahren: Wie ist das Verfahren, um krank zu werden oder das Unternehmen zu benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter nicht anwesend ist? Sollte jemand benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt? Sind die Mitarbeiter dafür verantwortlich, einen Ersatz für eine ungeplante Auszeit zu finden?

"Erklären Sie unbedingt die Richtlinie für Urlaubsanfragen, einschließlich etwaiger Fristen für Urlaubsanträge und Sperrzeiten", sagte Lizotte gegenüber Mobby Business.

Ihre Richtlinie sollte lauten unter allen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Managern geteilt. Darüber hinaus sollten Führungskräfte darin geschult werden, wie sie HRHero gerecht anwenden können.

Konsequenzen für Verstöße: Der letzte Teil Ihrer Richtlinie sollte die Auswirkungen beschreiben, wenn ein Mitarbeiter die Richtlinie nicht befolgt.

"Notieren Sie sich die Schritte, die für verschiedene Verstöße unternommen werden, um Ihr Unternehmen vor Günstlingsbekenntnissen oder Diskriminierung auf der ganzen Linie zu schützen", sagte Lizotte.

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet Behandle Mitarbeiter fair, wenn es um deine Urlaubspolitik geht. Forschung Bundesgesetze wie FMLA, die Amerikaner mit Behinderungen Act (ADA), die Uniformed Services Beschäftigung und Wiederbeschäftigungsrechte Act (USERRA) und Titel VII der Civil Rights Act von 1964. Sie sollten sich auch mit Ihrem Land Arbeitnehmer Entschädigungsgesetze vertraut machen Laut HRhero.

"Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Abwesenheit eines Mitarbeiters aus keinem geschützten Grund tadeln oder sogar leugnen", sagte Lizotte. "Achten Sie auch darauf, dass Sie jeden Mitarbeiter gleich behandeln, so dass Sie nicht diskriminiert oder widerrechtlich beendigt werden."

Es ist immer am besten, wenn ein erfahrener Anwalt Ihre Richtlinien überprüft, um sicherzustellen, dass es keine Probleme gibt Sprache oder Regeln.

"Arbeitgeber sollten sich mit Fachleuten in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass sie verschiedene Bundes- und Landesgesetze in Bezug auf ihre Politik und die Implementierung von Best Practices einhalten", sagte Meyer gegenüber Mobby Business. "Eine Arbeitgeberrichtlinie sollte klar formuliert sein und allen Mitarbeitern zur Überprüfung / Bestätigung gesendet werden."

Mitarbeiterabwesenheiten sind mehr als nur ein Compliance-Problem, und wie Sie damit umgehen, wirkt sich auf die Unternehmenskosten aus. Profitabilität, Kultur, Mitarbeitermoral und mehr, sagte Raj Narayanaswamy, Mitbegründer und Co-CEO von Replicon.

"Die Art und Weise, wie Sie diese Abwesenheitsanforderungen erfüllen, kann weitreichende Auswirkungen auf mehr als nur Ihr Recht haben Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, wie die Zeit in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird ", sagte er.

Lizotte merkte an, dass Arbeitgeber die Abwesenheit von Mitarbeitern leicht verfolgen können, indem sie in ihrem Unternehmen einen Prozess erstellen, in dem sie regelmäßig Abwesenheiten dokumentieren. wie mit Papier, oder eine elektronische Lösung zu finden, die es ihnen erlaubt, Mitarbeiterabwesenheiten leicht einzugeben, wenn sie auftreten.

"Wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, das Unternehmen zu skalieren, würde ich empfehlen, ein Drittanbieter-Softwareprodukt zu verwenden es ist Im Vergleich zu einer Tabellenkalkulation ist es weniger verwaltungstechnisch aufwändiger, es ist weniger wahrscheinlich, dass es Fehler enthält, und der Arbeitgeber kann die Einhaltung der staatlichen und föderalen Gesetze leichter gewährleisten ", sagte Meyer.

Bevor Sie sich mit einem Mitarbeiter über chronische Fehlzeiten befassen, ist es klug, ein internes Audit durchzuführen, um die Wurzel des Problems aufzudecken, sagte Lizotte. Entscheidet sich Ihr Mitarbeiter für einen Arbeitsausfall, weil er sich gestresst und unter Druck fühlt und Zeit braucht, um sich zu entspannen? Rufen sie wegen einer familiären Situation (z. B. Betreuung von Kindern oder alternden Eltern)? Wegen ihrer eigenen gesundheitsbezogenen Verhaltensweisen?

Als nächstes sagte Lizotte, um die Einstellung Ihres Unternehmens zu außerplanmäßigen Fehlzeiten zu sehen. Tolerierst du das, weil jeder ab und zu mal frei hat? Haben Sie das Gefühl, dass es missbraucht wird, weil Sie nicht wissen, wie Sie es anders handhaben sollen? Oder ist es verpönt, und die Mitarbeiter wissen es, aber es passiert immer noch?

"Durch die Durchführung dieser Prüfung und die Beantwortung dieser Fragen werden Sie in der Lage sein, zu erkennen, welche Probleme Ihr Unternehmen möglicherweise hat [dann] einen Plan umsetzen ", sagte Lizotte.

Bevor wir gegen einen Mitarbeiter disziplinarische Maßnahmen ergreifen, empfehlen wir, einen HR-Experten und / oder einen Anwalt zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass Sie rechtskonform bleiben.


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