So verwenden Sie Google Apps für Unternehmen
Google Apps for Business ist eine solide Alternative zu Microsofts Office 365-Suite und eine gute All-in-One-Lösung für kleine Unternehmen mit wenig IT-Budget. Ein Abonnement umfasst Software zum Erstellen, Bearbeiten und Zusammenarbeiten von Dokumenten. eine gute Videokonferenz App; Cloud-Speicher mit unbegrenztem Speicherplatz; und einen Kalender, der das Planen von Terminen erleichtert. Lesen Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie Google Apps for Business optimal nutzen können.
1. Dokumente anzeigen und bearbeiten
Google Text & Tabellen ist ein voll ausgestattetes Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie Dokumente schreiben, bearbeiten und mit Anmerkungen versehen können. In der Zwischenzeit ist Google Tabellen ein leistungsstarker Tabellenkalkulationseditor und mit Google Präsentationen können Sie Geschäftspräsentationen erstellen. Da alle drei Apps in Ihrem Internetbrowser ausgeführt werden, können Sie alles schreiben und bearbeiten, ohne dedizierte Software auf Ihrem Computer installieren zu müssen. Dies gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Arbeit an dem von Ihnen ausgewählten Computer. Und solange Sie eine aktive Internetverbindung haben, synchronisiert Google Text & Tabellen automatisch Ihre Dateien mit der Cloud, sodass sie gesichert und immer zugänglich sind. Es funktioniert auch offline; Alle Änderungen oder Änderungen, die Sie an einem Dokument vornehmen, werden beim nächsten Online-Zugriff synchronisiert.
Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen können auch gemeinsam bearbeitet werden. Sie können in einem Dokument gleichzeitig mit Teamkollegen oder anderen Kollegen arbeiten, Änderungen in Echtzeit verfolgen und über den integrierten Chat kommunizieren. Mit den erweiterten Dokumenteinstellungen können Sie den Zugriff auf das Bearbeiten, Anzeigen und Kommentieren für jedes Dokument optimieren.
2. Kalender
Google Kalender ist ein zuverlässiges Tool, um Ihrem Team bei der Planung von Projekten, der Koordinierung von Terminen und der Planung von Besprechungen zu helfen. Wenn Sie Google Apps for Business abonnieren, werden neue Funktionen hinzugefügt, die Ihr Team produktiver machen. Zunächst können Sie einen freigegebenen Kalender verwenden, um Konferenzräume und geteilte Geräte wie Projektoren zu durchsuchen und zu reservieren, indem Sie sie einfach einem Kalender-Termin hinzufügen.
Google Kalender erleichtert auch die Planung von Besprechungen, da Sie andere problemlos weiterleiten können wissen, wann Sie verfügbar sind. Sie können auch schnell die Verfügbarkeit von Mitarbeitern überprüfen und sogar mehrere Kalender in einer einzigen Ansicht überlagern, um zu sehen, wie sich Ihre Zeitpläne überschneiden. Darüber hinaus erleichtert Google die Migration von anderen Geschäftskalendern mit Tools zum Importieren von Terminen und Ereignissen aus Exchange, Outlook und iCal.
3. Cloud-Speicher
Google Drive ist eine solide Cloud-Speicherplattform, mit der Sie Ihre Dateien und Dokumente sichern und später auf alle mit dem Web verbundenen Geräte zugreifen können. Wenn Sie sich für ein individuelles Google Drive-Konto anmelden, erhalten Sie 15 GB Speicherplatz pro Benutzer. Sie können jedoch etwas mehr für zusätzlichen Speicher und zusätzliche Funktionen bezahlen.
Ein Basisabonnement bietet 30 GB Speicherplatz für jeden Benutzer für 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat . Für zusätzliche 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat erhalten Sie Zugriff auf Google Vault, ein Archivierungs- und Dokumenterstellungs-Tool. Sie erhalten außerdem unbegrenzten Speicherplatz für alle Ihre Mitarbeiter als Bonus. Mit nur 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat entspricht dies etwa der Hälfte des Preises der größten Speicherlösung, die Google bisher angeboten hat und die nur 1 TB Speicherplatz pro Nutzer bietet. Für die kleinsten Unternehmen gibt es eine Einschränkung: Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern haben weiterhin eine Obergrenze von 1 TB pro Nutzer.
Google Apps for Business fügt Google Drive auch neue Funktionen hinzu. Zum Beispiel gibt es Ihnen mehr Möglichkeiten, Berechtigungen zum Herunterladen, Anzeigen, Bearbeiten oder Kommentieren von Dokumenten zu erteilen. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf integrierte Google Drive-Apps wie DocuSign für die digitale Dokumentensignierung und Smartsheets für das Projektmanagement.
4. E-Mail
Google Mail ist bereits einer der besten Web-Mail-Dienste. Die Anmeldung bei Google Apps for Business eröffnet jedoch eine Menge neuer Funktionen für Profis. Zunächst können Sie professionelle E-Mail-Adressen für alle Ihre Mitarbeiter im Format erstellen. Das ist ein großes Plus für kleine Unternehmen, die online professioneller auftreten wollen.
Zu den weiteren Vorteilen für Geschäftsbenutzer gehört die doppelte Speicherung persönlicher Gmail-Konten: 30 GB pro Benutzer statt 15 GB. Das bedeutet, dass Sie sich nie darum kümmern müssen, eine wichtige Nachricht zu löschen. Google Apps for Business eliminiert auch Werbung in Google Mail und bietet ein Tool zum Synchronisieren Ihrer E-Mails, Ereignisse und Kontakte zwischen Microsoft Outlook und Ihrem Google-Konto. Wenn Sie lieber einen Desktop-E-Mail-Client anstelle eines Web-Portal verwenden, ist Google Mail kompatibel mit Microsoft Outlook, Apple Mail und Mozilla Thunderbird.
5. Videoconferencing
Die kostenlose Version von Google Hangouts ist eine anständige Lösung für One-on-One-Videokonferenzen. Ein Abonnement für Google Apps for Business eröffnet jedoch neue Optionen. Damit können Sie einen Hangout zu einer Sitzung auf einem gemeinsam genutzten Kalender hinzufügen, so dass die Mitarbeiter, Mitarbeiter und Kollegen können Sie Ihre Videokonferenz mit einem einzigen Klick verbinden.
Und Google Hangout verfügt über Funktionen, Videokonferenzen zu erleichtern. Der Bildschirm fokussiert beispielsweise automatisch auf den Sprecher und dynamisches Stummschalten hilft, störendes Hintergrundrauschen zu eliminieren. Mit der App können Sie auch Ihren Bildschirm freigeben, um Folien zu überprüfen oder von überall aus ein Remote-Tutorial zu geben. Mit dem integrierten Chat können Sie Links einfach teilen. Hangouts ist eine gute Lösung für kleine Unternehmen, aber die Begrenzung für Videokonferenzen für 15 Personen kann größere Unternehmen behindern.
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