Cybersecurity in der Steuersaison: So schützen Sie Ihre Finanzdaten


Cybersecurity in der Steuersaison: So schützen Sie Ihre Finanzdaten

Cybersecurity ist das ganze Jahr über wichtig, vor allem während der Steuerjahreszeit, wenn Geschäftsinhaber häufig sensible Informationen mit Fachleuten austauschen, oft über das Internet. Hacker, die gerne die sensiblen Informationen von Privatpersonen und Unternehmen in die Hände bekommen würden, wissen, dass kleine Unternehmen möglicherweise nicht die gleichen Cybersicherheitsressourcen wie größere Unternehmen haben, was sie zu einfachen Zielen macht. So sprach Mobby Business mit David Wagner, CEO des E-Mail-Verschlüsselungsunternehmens ZixCorp, über die Schritte, die Unternehmer unternehmen sollten, um sicherzustellen, dass ihre sensiblen Daten nicht verfügbar sind.

Mobby Business: Welche Vorbereitungen sollten kleine Unternehmen treffen? Steuersaison?

David Wagner: Da kleine Unternehmen ihre Steuerdokumente zusammentragen, sollten sie sicherstellen, dass sie wichtige grundlegende Sicherheitsvorkehrungen treffen.

Alle sensiblen oder identifizierenden Informationen sollten verschlüsselt werden wenn sie außerhalb des Unternehmens per E-Mail geteilt werden und Sie immer sicherstellen sollten, dass der Endempfänger die beabsichtigte Person ist. Angesichts des W-2-Betrugs, der Unternehmen in diesem Jahr trifft, können Sie nicht allzu vorsichtig sein.

Außerdem empfehlen wir, sicherzustellen, dass jeder CPA- oder Steuerexperte, mit dem Sie arbeiten, Verschlüsselung verwendet, wenn Sie Ihre Geschäftsinformationen mit ihm teilen. Wenn ein Steuerfachmann Sie bittet, Informationen online oder per E-Mail zu teilen, ist es unerlässlich, dass die Informationen sicher ausgetauscht werden. Wenn Sie E-Mail-Verschlüsselung für Ihr Unternehmen verwenden, werden Ihre Informationen geschützt.

Mobby Business: Was sind die häufigsten Fehler oder Versäumnisse, die kleine Unternehmen bei Steuern machen?

Wagner: Wir sehen viele kleine Unternehmen Besitzer teilen ihre persönlichen Informationen mit ihrem Buchhalter oder Steuerfachmann per E-Mail, ohne einen Verschlüsselungsdienst zu verwenden. Kriminelle sind sich bewusst, dass der Steuer-Tag bevorsteht und sie zielen auf ahnungslose Geschäftsinhaber ab, indem sie sich als Steuer-Profis durch den Einsatz von Phishing-Angriffen ausgeben. Klicken Sie niemals auf Links, denen Sie nicht vertrauen, oder senden Sie private Informationen über unverschlüsselte E-Mails. Rufen Sie stattdessen Ihren Steuerberater an, um Fragen zu erörtern, die er möglicherweise hat.

Ein weiterer häufiger Fehler liegt darin, dass Kleinunternehmer ihre Passwörter für Online-Buchhaltungsdienste auswählen. Laut SplashData sind die beiden häufigsten Passwörter der Welt "123456" und "password". Vermeiden Sie leicht hackable Passwörter, indem Sie die Namen oder Geburtsdaten von Kindern nicht berücksichtigen. Achten Sie darauf, eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen zu verwenden.

Mobby Business: Wie können kleine Unternehmen in Bezug auf die Sicherheit sicherstellen, dass Fachleute ihre sensibelsten Steuerinformationen sichern?

Wagner: Kleine und mittlere Unternehmen müssen mit ihren Steuerfachleuten sprechen, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Vorkehrungen treffen, um die Daten des Geschäftsinhabers zu schützen. Wenn Sie per E-Mail kommunizieren, fragen Sie, welche Arten von E-Mail-Verschlüsselungsoptionen sie haben. Für diejenigen, die Online-Buchhaltungsdienste verwenden, schauen Sie auf der Website des Unternehmens nach, welche Sicherheitsfunktionen sie anbieten.

Sie sollten nach kennwortgeschützten Sicherheitsvorkehrungen und Verschlüsselungsdiensten suchen, um Dateien online freigeben zu können.
Mobby Business: Are Gibt es noch zusätzliche Schritte, die kleine Unternehmen ergreifen können, um ihre sensiblen Informationen und Kommunikation zu sichern?

Wagner: Kleinunternehmer sollten sich mit Mitarbeitern unterhalten, um sicherzustellen, dass sie potenzielle Risiken für ihre Daten online und Strategien kennen Schützen Sie persönliche Informationen vor Bedrohungen. Eine kürzlich von Raytheon durchgeführte Umfrage unter IT- und IT-Sicherheitsexperten ergab, dass 70 Prozent der Befragten mehr Vorfälle durch unbeabsichtigte Fehler als durch vorsätzliche oder böswillige Angriffe sehen.

Alle Mitarbeiter müssen starke Kennwörter zum Schutz ihrer Geräte - Smartphones und Laptops enthalten. Ermutigen Sie die Mitarbeiter außerdem, nur die ihnen vertrauten Wi-Fi-Netzwerke zu verwenden, um einen Informationsaustausch zu vermeiden. Ziehen Sie in Erwägung, sich für ein Sicherheits-Webinar oder eine Schulungssitzung anzumelden, damit alle Mitarbeiter einfache Methoden zum Schutz vor einer Datenverletzung kennenlernen können.

Richten Sie Schutzfunktionen wie die Data Loss Prevention-Technologie ein, um Mitarbeiter vor sich selbst zu schützen. Sie können Software installieren, die ausgehende E-Mails auf mögliche Warnmeldungen überprüft. Wenn ein Grund zur Besorgnis besteht, wird die Software die Nachricht unter Quarantäne stellen und mit dem Administrator einchecken, um zu bestätigen, dass diese Informationen zugestellt werden sollen. Auf diese Weise können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf verlassen, dass sensible Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkarteninformationen usw. sicher sind.

Mobby Business: Gibt es noch etwas, von dem Unternehmer wissen sollten?

Wagner: Während die Steuersaison für kleine Unternehmen besonders anfällig ist, bestehen Sicherheitsrisiken das ganze Jahr über. Um zu verhindern, dass private Informationen in die falschen Hände geraten, wählen Sie Sicherheitsoptionen, die einfach zu verwenden und für Mobilgeräte geeignet sind. Im besten Fall funktioniert die Sicherheit automatisch und im Hintergrund ohne zusätzliche Schritte für Ihre Mitarbeiter und externe Geschäftspartner. Die nächstbeste Option ist eine Lösung, die in zwei Schritten oder weniger funktioniert. Alles andere ist eine Ablenkung und Störung für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen.


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