FileHold Express Review: Bestes Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen


FileHold Express Review: Bestes Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen

Unsere Untersuchung und Analyse von Dokumentenmanagementsystemen im Jahr 2018 empfiehlt uns, FileHold Express als das beste Dokumentenverwaltungssystem für kleine Unternehmen zu empfehlen. Wir haben FileHold aus Dutzenden von Dokumenten ausgewählt Managementsysteme haben wir berücksichtigt. Unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Dokumentenverwaltungssystemen finden Sie auf unserer Best Picks-Übersichtsseite.

FileHold hat eine intuitive Oberfläche, die sich hervorragend für kleine Unternehmen eignet. Es verwendet die gleiche Ablagestruktur wie Windows Explorer, was das Lernen und die Einführung neuer Mitarbeiter erleichtert.

Was FileHold für kleine Unternehmen so attraktiv macht, ist, dass es das gleiche Aussehen und Verhalten wie Programme hat sie sind es gewohnt. Die Ablagestruktur enthält den gleichen Schrank-, Schubladen-, Ordner- und Unterordneransatz, den Windows Explorer verwendet. Sobald es installiert ist, sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Wir waren von der sauberen Oberfläche des Systems beeindruckt. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die mit Symbolen und Bildern überladen sind, sehen Sie bei der Anmeldung nur die Dokumentbibliothek, die auf der linken Seite der Seite ausgeführt wird, und eine Suchleiste am oberen Rand. Sie feilen, suchen und überprüfen Dokumente alle von dieser Seite. Viele der anderen Systeme, die wir untersucht haben, zwingen Sie, zwischen den Seiten hin und her zu wechseln.

Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen bei der Auswahl des für Sie richtigen Fragebogens helfen, können Sie auf unserer Schwesterseite BuyerZone kostenlos Informationen von verschiedenen Anbietern erhalten:

Die MyFileHold-Ordner des Systems sind äußerst hilfreich . Dies sind separate Ordner über der allgemeinen Bibliothek von Schränken und Schubladen für Ihre am häufigsten verwendeten Dokumente, Ihre ausgecheckten Dateien, alle Benachrichtigungen oder Erinnerungen, die Sie zuletzt aufgerufen haben, und die Dokumente, die Sie kürzlich hinzugefügt haben das System. Dies stellt eine Momentaufnahme der Dokumente dar, an denen Sie gerade arbeiten, und der Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

FileHold ermöglicht eine gute Anpassung. Mitarbeiter können Teile des Systems an ihre persönlichen Vorlieben anpassen. Sie können Schnellverknüpfungen für eine Vielzahl von Aufgaben anpassen, z. B. zum Hinzufügen von Dateien, zum Verknüpfen von Dokumenten und zum Auschecken von Dateien. Sie wählen die spezifischen Metadatenattribute - wie Dokumenttyp, Version, Anzahl der verknüpften Dateien und Autor - aus, die neben dem Dateinamen angezeigt werden.

Sie können Dokumente im System auf verschiedene Arten ablegen. Sie können Dateien, die sich bereits auf Ihrem Computer oder im Netzwerk befinden, per Drag & Drop ziehen und Dokumente direkt in das System scannen. Die Microsoft Office-Integration ermöglicht Ihnen das Hinzufügen von Dokumenten, an denen Sie gerade arbeiten, in Word, Excel, Outlook oder PowerPoint mit einem Klick auf eine Schaltfläche.

Einmal im System ein Dokument in einem Posteingang. Hier definieren Sie seine Metadatenattribute und wählen den Speicherort aus, an dem sie abgelegt werden sollen. FileHold bietet eine Vielzahl von Attributen, die an jede Datei angehängt werden können, so dass Sie verschiedene Eigenschaften für verschiedene Arten von Dokumenten auswählen können. Zum Beispiel können Attribute für Rechnungen den Kunden, für den die Rechnung gilt, und das Fälligkeitsdatum enthalten, während eine Broschüre Eigenschaften haben kann, wie sie erstellt wurde und wann sie zum System hinzugefügt wurde.

FileHold bietet mehrere einfache Möglichkeiten um schnell die gewünschten Dokumente zu finden. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, Wörter oder Ausdrücke, die Sie in einem Dokument suchen, in die Hauptsuchleiste einzugeben, die der Google-Suchleiste ähnelt. Dies durchsucht die gesamte Bibliothek von Dateien. Sie können jedoch nicht nur Dokumente mit genau dem gesuchten Text zurückgeben, sondern auch Ergebnisse, die Synonyme, Wortstämme und Wörter enthalten, die eng mit Ihren ursprünglichen Suchbegriffen verknüpft sind. Wenn die Ergebnisse zurückgegeben werden, können Sie auf eine Datei klicken. In einem Vorschaufenster werden die gesuchten Wörter hervorgehoben, sodass Sie schnell sehen können, ob es sich um das gewünschte Dokument handelt. Sie können auch erweiterte Suchen durchführen, mit denen Sie nach Dateien auf der Grundlage von Metadatenattributen suchen können.

Besonders beeindruckt haben uns die zahlreichen Collaboration-Tools, die eine Check-in- und Checkout-Funktion enthalten, die verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Sie können auch Benachrichtigungen festlegen, die Mitarbeiter automatisch benachrichtigen, wenn Dokumente ein- und ausgecheckt werden oder wenn Änderungen an Dateien vorgenommen werden.

Die Software führt ein Überwachungsprotokoll für jeden Benutzer, der auf jede Datei zugreift Überprüfen Sie frühere Versionen von Dokumenten, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.

Zum Glück für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern ist das System von überall aus über jeden mit dem Internet verbundenen Computer oder Mobilgerät zugänglich. Wenn Sie sich remote angemeldet haben, können Sie mit der Software jedes im System gespeicherte Dokument suchen, abrufen und bearbeiten. Nicht alle von uns untersuchten selbst gehosteten Systeme bieten diesen Umfang des Fernzugriffs.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur die Dateien und Dokumente sehen, die sie verwenden sollen, bietet FileHold eine Auswahl von 11 Sicherheitsrollen, von schreibgeschützt bis System Verwaltung. Sie können auch bestimmte Zugriffsberechtigungen für ganze Schränke und Ordner sowie für einzelne Dateien festlegen.

Weitere Standardfunktionen sind ein Kalender, der unvollständige Aufgaben protokolliert, die Möglichkeit, Dateien virtuell mit dem System zu verknüpfen, und das Scannen von Software wandelt automatisch den Text in typisierten Papierdokumenten in bearbeitbare und durchsuchbare Daten um.

Sie können optionale Funktionen gegen Mehrkosten erwerben, einschließlich Workflow-Funktionen, der Option zum Erstellen von Gastkonten für schreibgeschützte Benutzer und Funktionen für elektronische Signaturen.

Da FileHold ein selbst gehostetes System ist, handelt es sich bei den meisten Kosten nur um Einmalgebühren. Der Preis ist in mehrere Teile aufgeteilt, mit Gebühren für die Software, Benutzerlizenzen sowie Installation, Implementierung und Schulung.

Das System ist in zwei Preisplänen verfügbar: FileHold Express und FileHold Enterprise. Der Express-Plan ist für Unternehmen mit 20 oder weniger Mitarbeitern ausgelegt, während der Enterprise-Plan größere Unternehmen aufnimmt. Beide Pläne bieten die gleiche Benutzererfahrung, Funktionen und Tools. Der Unterschied liegt in der Preisstruktur.

Dies sind die einmaligen Kosten für FileHold Express:

  • Serversoftware: $ 3,750 (beinhaltet fünf Benutzer und sechs Monate Support)
  • Zusätzliche Lizenzen: $ 200 pro Person, bis zu 20 Benutzer (einschließlich Web- und Desktop-Viewer)

Die einzigen wiederkehrenden Kosten sind laufende Unterstützung. Sie haben die Möglichkeit, eine jährliche Gebühr zu bezahlen, die Ihnen Upgrades für die Software und laufenden technischen Support bietet. Diese Kosten betragen 20 Prozent Ihrer ursprünglichen Gebühr. Für kleine Unternehmen, die eine umfassende Dokumentenmanagement-Plattform mit allen wesentlichen Funktionen benötigen, bietet der Express-Plan aufgrund der einmaligen Kosten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wenn die anfänglichen Kosten für junge Unternehmen zu hoch sind, bietet FileHold beides zinsfrei Finanzierungs- und Mietoptionen. Die meisten anderen Systeme, die wir analysiert haben, bieten diese Zahlungspläne nicht an.

Insgesamt waren wir sehr zufrieden mit dem Kundendienst, den wir von FileHold erhalten haben. Der beste Weg, um Unterstützung zu erhalten, ist per E-Mail. FileHold hat innerhalb von 10 Minuten auf unsere E-Mail-Anfrage geantwortet. Der Vertreter hat alle unsere Fragen ausführlich beantwortet und Links zu der Website mit zusätzlichen Informationen eingefügt.

Sobald Ihr System betriebsbereit ist, können Sie sich mit dem Kundendienst von FileHold per E-Mail oder Online-Hilfe-Ticket in Verbindung setzen. (Telefon-Service ist keine Option.) Es gibt auch umfangreiche Ressourcen auf der Website des Unternehmens, einschließlich einer Reihe von Benutzerhandbüchern. Darüber hinaus enthält die Software einen integrierten Zugriff auf Hilfefunktionen.

Der größte Nachteil von FileHold ist, dass es sich in erster Linie um ein selbst gehostetes System handelt. Sie müssen also über einen eigenen Server verfügen und einen benötigen IT-Experte zur Verfügung, der in der Wartung von Servern kenntnisreich ist, was zu zusätzlichen Kosten führen kann. Eine Cloud-Option ist verfügbar, wird aber nicht von FileHold gehostet. Sie müssen also einen Cloud-Service eines Drittanbieters einrichten, um ihn zu hosten und die Kosten für die Verwendung zu übernehmen.

Ein weiterer möglicher Mangel ist, dass der Kundendienst nur per E-Mail und online verfügbar ist. Obwohl wir bei der E-Mail eine extrem schnelle Antwort erhalten haben, könnten einige Unternehmen ausgeschaltet sein, weil sie nicht einfach jemanden anrufen können.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass dieses System nicht mit Mac-Computern kompatibel ist. Wenn Ihr Büro auf einem Mac basiert, empfehlen wir Ihnen, unsere beste Dokumentenverwaltungssoftware für mobile Geräte in Betracht zu ziehen, da sie vollen Zugriff von jedem internetfähigen Gerät aus bietet.

Bereit, ein Dokumentenverwaltungssystem zu wählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer gesamten Abdeckung:

  • Dokumenten-Management-Systeme: Ein Einkaufsführer
  • Best Document Management Software und Systeme 2018
  • Beste Dokumenten-Management-Software Insgesamt
  • Beste Low-Cost-Dokumenten-Management
  • Beste Mobile Dokumentenverwaltung


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