So wählen Sie eine Praxismanagement-Software


So wählen Sie eine Praxismanagement-Software

Ihr Managementsystem für die Praxis könnte entweder die Effizienz Ihrer Praxis verbessern oder für Ihre Mitarbeiter einen Albtraum schaffen. Ob es sich um einen Segen oder eine Pleite handelt, hängt davon ab, welche Lösung Sie auswählen.

In diesem Leitfaden untersuchen wir, was Praxisverwaltungssysteme tun und helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung. Welche Funktionen sollten Sie beachten? Welche Fragen sollten Sie beim Einkaufen stellen? Die Auswahl des richtigen Praxisverwaltungssystems kann Ihnen dabei helfen, den täglichen Betrieb zu optimieren und Ihren Cashflow zu erhöhen, aber das falsche System kann Ihre Praxis fast zum Erliegen bringen. Wenn Sie im Jahr 2018 nach dieser Art von Software suchen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Lieferantenpartner auswählen, der bei jedem Schritt für Sie da ist.

Zunächst sollten Sie wissen, warum Sie ein Praxisverwaltungssystem benötigen. Hier sind ein paar Vorteile:

  • Optimierung: Es ist der Schlüssel zur Koordination einiger der wichtigsten finanziellen und logistischen Aspekte Ihrer Praxis, einschließlich Terminplanung, Abrechnung und Finanzanalyse.
  • Automatisierung: Ein Praxisverwaltungssystem mit einem Patientenportal kann auch Ihre Rezeption entlasten, so dass Patienten Termine anfragen und Formulare online ausfüllen können. Die Auswahl des Systems, das am besten zu Ihrer Spezialisierung und Ihrem Workflow passt, spielt eine große Rolle für Ihren klinischen und finanziellen Erfolg.
  • Abrechnung: Wenn Sie sich entschließen, Ihre medizinische Abrechnung intern zu führen, anstatt sie an einen medizinischen Abrechnungsservice auszulagern , Ihr Praxisverwaltungssystem hilft sicherzustellen, dass die Ansprüche den Kostenträgern rechtzeitig und ordnungsgemäß übermittelt werden. Zusammen mit einem fleißigen Personal können Praxis-Management-Systeme dazu beitragen, die Anzahl der Ansprüche zu erhöhen, die von den Kostenträgern beim ersten Durchlauf akzeptiert werden. Die Mitarbeiter können die Software auch nutzen, um auf Ablehnungen und Ablehnungen zu reagieren, Finanzberichte zu erstellen und Daten zu sammeln, um die steuerliche Gesundheit Ihrer Praxis zu analysieren. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie auch einen zertifizierten medizinischen Kodierer benötigen, wenn Sie Ihr Praxisverwaltungssystem abrechnen möchten, insbesondere mit der kürzlichen Änderung des ICD-10.
  • Patientenkommunikation: Ein Praxisverwaltungssystem kann auch als Werkzeug verwendet werden, um Kontoauszüge zu erstellen und zu versenden, sowie um vorherzusagen, ob Patienten vor dem Termin etwas aus eigener Tasche schulden, was es einfacher macht, Zahlungen am Behandlungsort zu sammeln.

Schon bekannt Alles über Praxismanagement-Systeme? Siehe unsere Empfehlungen für Best-Practice-Management-Systeme für kleine Praxen und neue Praktiken.

Hinweis für den Redakteur: Suchen Sie nach mehr Informationen über die Software für das Management von Arztpraxen? Füllen Sie den unten stehenden Fragebogen aus und unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Obwohl Ärzte nur selten direkt mit ihrem Praxisverwaltungssystem interagieren müssen, ist die Software ein unverzichtbarer täglicher Partner für Mitarbeiter. Zwischen dem Umgang mit Patienten und der Unterstützung Ihres Umsatzzyklus spielt das von Ihnen gewählte Praxisverwaltungssystem eine große Rolle beim Erfolg oder Misserfolg Ihrer Praxis. Vor diesem Hintergrund hat Mobby Business mit Experten und Beratern gesprochen, um die richtigen Fragen zu stellen, wenn es darum geht, welches Praxismanagementsystem zu kaufen ist.

Kosten: Die Kosten für ein Praxismanagementsystem sind sehr unterschiedlich Ihre Bedürfnisse, die von Ihnen ausgewählten Funktionen und die Größe Ihrer Übung. Die meisten Unternehmen können Ihnen nur einen Kostenvoranschlag geben, ohne sich hinzusetzen und die Einzelheiten Ihrer Anfrage zu besprechen. Und wenn es darum geht, Managementsysteme zu üben, kann es viele versteckte Kosten und optionale Funktionen geben, die den Basispreis schnell erhöhen können.

Bottom line: Geh in die Konversation und wisse, was du brauchst und was nicht. Ihre oberste Priorität bei diesem Prozess sollte sein, eine schriftliche Liste der Funktionen zu erhalten, die Sie für genau die Kosten erhalten, bevor Sie mit einem beliebigen Anbieter zusammenarbeiten. Ohne eine klare, schriftliche Bestätigung kann es schwierig sein zu wissen, was enthalten ist und was extra kostet, und Sie könnten am Ende eine zusätzliche Gebühr für eine Funktion zahlen, ohne die Sie hätte leben können.

Benutzerfreundlichkeit: Implementierung eines neuen System und die Anpassung an es ist schwierig genug, so ist es wichtig, im Voraus sicherzustellen, dass die Leute, die die neue Software verwenden werden, komfortabel durch sie navigieren werden. Jeder arbeitet anders, deshalb sollten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern beraten und diese in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Sie sollten sich zumindest einigermaßen wohl fühlen mit dem System und im Idealfall wird der Anbieter Ihnen einen Unternehmensvertreter anbieten, der Sie durch die Lernkurve führt.

Endergebnis: Jedes Praxisverwaltungssystem ist auf andere Weise organisiert Daher ist es wichtig zu wissen, wonach Ihre Mitarbeiter suchen. Zum Beispiel verwenden einige Übungsverwaltungssysteme ein zentrales Dashboard, um die verschiedenen Funktionen der Software zu organisieren, während andere eine Vielzahl von Dropdown-Menüs und mehrere Popup-Fenster verwenden. Zu wissen, was für den Workflow Ihrer Praxis am effektivsten ist, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Übergang. Jedes neue System wird auf den ersten Blick die Produktivität ein wenig verlangsamen, aber es sollte Ihre Praxis nicht zum völligen Stillstand bringen.

Cloud-basiertes oder lokales Hosting: Es gibt zwei Hauptwege, um Praxismanagement-Software zu hosten: ein auf die Server des Unternehmens, auf die über die Cloud zugegriffen wird, oder auf lokale Server, die von Ihrer Praxis erworben und gewartet werden. Wenn Sie das System lokal hosten möchten, müssen Sie die Kosten für die Server übernehmen, was teuer sein kann. Dann benötigen Sie IT-Mitarbeiter, die für die Wartung und Aktualisierung des Systems zuständig sind. Wenn Ihre Server ausfallen, können Sie keinen Zugriff auf Ihre Daten haben. Schlimmer noch, wenn die Sicherheit des Systems beeinträchtigt wird, können sensible Patientendaten verloren gehen. Bei der cloudbasierten Option handelt es sich um die Probleme des Anbieters. Systemaktualisierungen liegen in der Verantwortung des Unternehmens und Sie können ziemlich sicher sein, dass Ihre Daten sicher sind. Die Anfangskosten sind auch weniger; Anstatt Server zu kaufen, ist die Cloud-Option oft eine monatliche Abonnementgebühr. Wenn Sie sich jedoch für die Option cloud-hosted entscheiden, müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen über wirksame Sicherheitsmaßnahmen verfügt.

Endergebnis: Sie möchten eine schriftliche Bestätigung erhalten, dass Ihre Praxis die gespeicherten Daten besitzt in der Wolke; Sie müssen auch sicherstellen, dass der Anbieter Ihre Daten nicht als Geisel hält, wenn Sie zwischen Systemen wechseln. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen versucht, Praktiken zu erheben, um seine eigenen Daten zu erfassen, wenn er ein neues System verlässt. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise wählen, ob Sie Ihre hart verdienten Daten bezahlen oder verlieren, was bedeutet, dass Sie bei Null anfangen müssen.

Erfahrung mit Spezialitäten: Sie werden auch möchten sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Praxisverwaltungssystem in Ihrem Fachgebiet weit verbreitet ist. Es gibt Nuancen für verschiedene Spezialgebiete, die einfach nicht durch ein allgemeines System wiedergegeben werden können. Sie müssen also wissen, ob der Anbieter Ihre Spezialisierung bei der Entwicklung des Systems berücksichtigt hat. Andernfalls könnten Sie ein Barebone-System erhalten, das nicht für die von Ihnen benötigten Funktionen optimiert ist. Zum Beispiel unterscheiden sich die Bedürfnisse eines Allgemeinmediziners stark von denen eines Dermatologen, und für eine optimale Leistung sollten Sie sicher sein, dass Ihr Praxisverwaltungssystem auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Endergebnis: Um zu finden Wie gut jedes Unternehmen in dieser Hinsicht funktioniert, es lohnt sich, sich an andere Ärzte zu wenden, die in Ihrem Bereich tätig sind, und sie zu fragen, wie sie ihr Praxisverwaltungssystem mögen.

Interfacing: Eine weitere große Überlegung bei der Auswahl Ein Praxisverwaltungssystem sollte sein, wie gut es mit dem von Ihrer Praxis verwendeten elektronischen Gesundheitsaktensystem (EHR) in Verbindung steht. Interfacing bezeichnet die Fähigkeit beider Systeme, miteinander zu kommunizieren und relevante Daten zu teilen. Der Betrieb von zwei Systemen, die sich gut miteinander verbinden, kann die Zeit verringern, die Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen, um Daten einzugeben und zu übertragen. Wenn Sie Patienten planen und demografische Informationen aufzeichnen, sollten diese Daten automatisch in das EHR-System eingegeben werden, wenn der Patient zu einem Besuch kommt. Ebenso sollte das EHR-System, nachdem ein Patient behandelt wurde, automatisch dem Praxisverwaltungssystem die relevanten Rechnungsinformationen basierend auf den von Ihnen bereitgestellten Diensten senden.

Fazit: Auch ein großartiges Praxis-Management-System kann für Ihre Praxis zum Alptraum werden, wenn es neben Ihrem EHR nicht gut funktioniert. Wenn die beiden Systeme nicht richtig kommunizieren können, werden Ihre Mitarbeiter möglicherweise immer wieder dieselben Daten eingeben und eingeben und sie von dringenderen Aufgaben entfernen.

Anpassung: Das System, das Ihre Praxis verwendet, sollte auf Ihre Bedürfnisse eingehen. Unabhängig davon, ob Sie das Erscheinungsbild der Vorlagen, in die Sie Daten eingeben möchten, oder die Länge von Terminen in der Planungsfunktion anpassen, müssen Sie die Einfachheit und Breite der Anpassung verstehen, bevor Sie die gepunktete Linie unterzeichnen

Fazit: Es ist wichtig, dass Sie wissen, was Sie brauchen, bevor Sie einen Anbieter einschalten. Wenn Sie nicht sicher sind, was ein System tun kann, fragen Sie, wie viel Sie ändern können. Finden Sie auch heraus, ob das Anpassen bestimmter Funktionen zusätzliche Kosten für Ihre Praxis bedeutet. Nur weil es möglich ist, heißt das nicht, dass es kostenlos gemacht wird.

Patientenportal: Ein Patientenportal ist ein großartiger Bestandteil eines Praxismanagementsystems, das Ihren Mitarbeitern und Mitarbeitern viel Stress abnehmen kann Patientenbesuche beschleunigen. Das Portal ermöglicht Ihren Patienten, sich von ihren eigenen Computern aus anzumelden und den Papierkram auszufüllen, den sie sonst bei der Ankunft für ihren Termin ausfüllen müssten. Wenn demografische Daten, Versicherungsinformationen und Terminplananforderungen per Fernzugriff ausgefüllt werden, kann Ihre Praxis die nächsten Schritte unternehmen, die im Voraus benötigt werden. Im besten Fall, wenn ein Patient durch die Tür geht, wurde seine Versicherung überprüft, alle erforderlichen Zuzahlungen wurden ermittelt und alle persönlichen Informationen sind auf dem neuesten Stand. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich das Patientenportal ansehen, bevor Sie es als Plus ansprechen. Ein verwirrendes oder klobiges Patientenportal kann Ihre Patienten frustrieren und es sogar erschweren, die erforderlichen Informationen zu erhalten.

Bottom line: Während das Portal ein hervorragendes Werkzeug ist, stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter Ihnen diese Funktion im Detail zeigt. und denken Sie daran, die Komponente aus der Perspektive eines Patienten zu betrachten, der mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter einer medizinischen Praxis möglicherweise nicht vertraut ist.

Berichterstellung und Datenanalyse: Zusätzlich zu den Abrechnungsaufgaben benötigen Sie eine Übung Managementsystem, das robuste Berichte erstellen und Daten analysieren kann, damit Sie genau wissen, wo Ihre Praxis finanziell steht. Die Verwaltung Ihres Umsatzzyklus reicht nicht aus, um rentabel zu bleiben. Detaillierte Berichte und Analysen können viel dazu beitragen, Ihren Cashflow zu projizieren und sogar zu verbessern. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Ärzte für Ihre Praxis am produktivsten sind, oder Sie können feststellen, aus welchen Gegenden die meisten Patienten kommen.

Endergebnis: Indem Sie anhand dieser Berichte herausfinden, was funktioniert Und was nicht, können Sie Ihre Praxis auf einem sicheren Fußweg in Richtung Erfolg und Rentabilität halten. Und wenn ein Praxisverwaltungssystem Ihnen erlaubt, diese Berichte elektronisch mit anderen Mitgliedern Ihrer Praxis zu teilen, ist das sogar noch besser.

Training: Auch wenn das System unglaublich einfach zu bedienen ist, wird es immer eine Lernkurve geben. Berücksichtigen Sie auch die unterschiedlichen technischen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Egal wie intuitiv, wenn Ihre Mitarbeiter sich an eine neue Software anpassen, werden sie hin und wieder ein wenig Orientierung brauchen. Ein wirklich engagierter Anbieter bietet umfassende Schulungen an, entweder vor Ort oder im persönlichen Gespräch über das Internet.

Endergebnis: Es ist wichtig, den Schulungsprozess, an dem sich das Unternehmen beteiligt, und etwaige zusätzliche Kosten schriftlich zu erhalten Mitarbeiterschulung während der Implementierungsphase. Ein gutes Training bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeiter schnell an das Praxismanagement-System gewöhnen können und es wird den Umfang Ihrer Produktivität verringern, wenn Ihre Praxis den Übergang von Ihrem vorherigen System macht.

Herstellerunterstützung: A Vendor-Partner sollte für Sie da sein, wenn etwas schief geht. Wie bei allen komplexen Systemen ist es unvermeidlich, dass Sie irgendwann auf ein Problem stoßen, und der Anbieter sollte Ihnen zur Verfügung stehen, um Sie bei der Lösung Ihrer Probleme zu unterstützen. Wenn ein Problem an ihrem Ende auftritt, müssen Sie außerdem wissen, dass sie für den Fehler reaktionsfähig und verantwortlich sind. In einigen Fällen kann ein Unternehmen Ihrer Praxis eine direkte Verbindung zuweisen. Das ist eine nützliche Ressource für jede Übung, da diese Person mit Ihrem speziellen System und der Art und Weise vertraut ist, wie Ihre Praxis funktioniert. Andere Unternehmen haben jedoch einfach ein technisches Support-Call-Center; Es könnte schwieriger sein, ein Problem zu lösen, wenn die Person, die den Anruf entgegennimmt, mit der Einrichtung Ihres Praxisverwaltungssystems nicht vertraut ist. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, ob Support-Services rund um die Uhr verfügbar sind oder nur während der normalen Geschäftszeiten technische Hilfe in Anspruch genommen werden kann.

Fazit: Eine gute Beziehung zu einem Praxismanagement-Anbieter basiert auf Vertrauen, und das ist von Anfang an notwendig. Welche Art von Unterstützung Sie erwarten können, und welche zusätzlichen Kosten für diese Unterstützung zu erwarten sind, sind einige weitere Bedingungen, die Sie von Anfang an schriftlich erhalten sollten.

Experten und Fachleute, die für diese Tipps konsultiert wurden, sind: David Zetter, Wer ist der Gründer und Chefberater von Zetter Healthcare sowie Mitglied der Nationalen Gesellschaft für zertifizierte Healthcare-Unternehmensberater ; Adina Friedman, Medizinische Systemanalytikerin bei CTS Guides ; und Joseph E. Glaser, Nuklearmediziner bei Radiologic Associates PC .

Wenn möglich, kaufen Sie eine komplette Software-Suite.

Wenn Ihre Praxis gerade erst beginnt, könnte es sich lohnen um alles, was Sie brauchen, auf einmal zu kaufen. Idealerweise erhalten Sie sowohl ein Praxisverwaltungssystem als auch ein EHR-System vom selben Hersteller, der auch der Hersteller ist. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Systeme in der Lage sind, optimal zu kommunizieren, und zukünftige Aktualisierungen werden mit jedem System durchgeführt. Auf diese Weise haben Sie auch einen One-Stop-Kontakt für technische Fragen, Support und Training für beide Systeme.

"Das Entscheidende ist, es so schmerzfrei und einfach wie möglich zu machen", sagte Glaser. "Wenn man bedenkt, wie sperrig diese Systeme sind und dass man sich so stark auf diese Dinge verlässt, müssen sie wirklich gut funktionieren. Wenn man von Grund auf neu beginnt, bekommt man alles auf einmal und stellt sicher, dass man alles hat. "

Demo von mindestens drei Systemen.

Es reicht nicht aus, ein System einfach zu testen und zu entscheiden, dass es gut genug aussieht. Sie müssen einen Bezugsrahmen für Ihre Vergleiche erhalten, und deshalb empfiehlt Zetter, sich mit mindestens drei bis fünf Anbietern zu treffen und ihnen kritische Fragen zu den angebotenen Produkten zu stellen.

"Viele Menschen werden nur ein System sehen ... und sagen: "Oh, ich mag diesen", sagte Zetter. "Stattdessen demonstrieren Sie drei bis fünf verschiedene Systeme, damit Sie wirklich verstehen können, was die Besten sind."

Größer ist nicht immer besser.

Viele Unternehmen konzentrieren sich häufig auf Unternehmenspraktiken und Krankenhäuser. Ihre Systeme werden in diesen Fällen auf diese enormen Operationen zugeschnitten und eignen sich möglicherweise nicht für eine kleine Übung. Einige große Unternehmen bieten auch kleine und mittlere Optionen, aber es gibt viele zuverlässige Anbieter, die sich ausschließlich auf kleinere Praktiken konzentrieren. Wenn es um Praxismanagement geht, bedeutet "größer" nicht immer besser.

"Ich wäre sehr vorsichtig mit den großen Unternehmen für den kleinen Praktiker", sagte Friedman. "Bei mittleren bis großen Praxen ist das eine andere Sache."

Installieren Sie zuerst Ihr PM-System.

Wenn Sie zuerst das Praxisverwaltungssystem installieren, können Sie Ihren Cashflow auf ein gleichmäßiges Niveau bringen das System vor Beginn des entmutigenden Prozesses der EHR-Implementierung. Durch den reibungslosen Ablauf der Praxis-Management-Engine kann der unvermeidliche holprige Übergang zu einem neuen EHR-System ein wenig einfacher zu handhaben werden.

"Ich empfehle, das Praxisverwaltungssystem zuerst einzuführen und es für etwa sechs Monate einzurichten." Zetter sagte. "Jeder gewöhnt sich an die Terminplanung und Sie bauen Ihren Cash-Flow auf, und auf diese Weise beeinflussen Sie bei der Implementierung des EHR nicht das gesamte Büro."

Rufen Sie lokale Referenzen innerhalb Ihrer Spezialität an.

Die Experten, die wir sprachen zu einstimmig in diesem Urteil: suchen Sie Ihre eigenen, lokalen Referenzen, die innerhalb Ihrer Spezialität tätig sind. Begnügen Sie sich nicht einfach mit der Referenzliste, die Ihnen eine Firma gibt; diese sind wahrscheinlich nur ihre glücklichsten Kunden und sind für Sie sowieso nicht relevant.

"Sie werden kein perfektes System haben, also wenn Sie nach Referenzen rufen, sind das gute Fragen", sagte Zetter. "Es gibt immer Probleme mit der Installation, aber der Schlüssel ist, wie der Anbieter es gehandhabt hat und wie schnell. Fragen Sie, ob sie die gleiche Entscheidung noch einmal treffen würden und mit demselben Anbieter gehen würden."

"Du musst wirklich nur wissen, was du willst", sagte Glaser. Geh zu den anderen Leuten in deinem Feld und diskutiere darüber. "

" Es ist sehr wichtig für eine kleine Arztpraxis, sehr lokale Zeugnisse zu bekommen ", sagte Friedman. "Die Regeln in den einzelnen Versicherungszweigen sind unterschiedlich. Es ist sehr wichtig, mit anderen Anbietern über die Einreichung von Versicherungen zu sprechen."

Weitere Informationen zu Praxisverwaltungssystemen finden Sie in unseren Empfehlungen für Software für kleine Praxen und Software für neue Praxen .

Hinweis für den Redakteur: Suchen Sie nach weiteren Informationen zu Software für das Management von Arztpraxen? Füllen Sie den unten stehenden Fragebogen aus und unsere Vertriebspartner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.


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