Auswählen eines Business Printer: Leitfaden für Einkäufer

Der Typ des Druckers, den Sie in einem Geschäft für Bürobedarf aufnehmen, wird ihn zumindest in den meisten Fällen nicht für den geschäftlichen Gebrauch abschneiden. Selbst kleine Büros benötigen für Effizienz und Produktivität in der Regel weitaus komplexere Maschinen.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für Netzwerkdrucker, die von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden können, anstatt für jeden Schreibtisch einzelne Drucker. Diese Maschinen sparen Ressourcen und halten viel länger als Out-of-the-Box-Sorten. Sie bieten auch schnellere Druckgeschwindigkeiten, besseres Handling und erweiterte Finishing-Optionen. Die meisten sind auch in der Lage zu kopieren, scannen, e-mailen und faxen.

Netzwerkdrucker sind in Hunderten von Modellen und in verschiedenen Typen verfügbar, alle mit verschiedenen Funktionen und Fähigkeiten, die den Kaufprozess entmutigend machen können. Sie können verdrahtet oder drahtlos sein; Laser, LED, Tintenstrahl oder Festtinte; und monochrom oder Farbe. Einige sind mit mobilem Drucken kompatibel, andere nicht. Sie finden auch große Kostenunterschiede.

In diesem Leitfaden werden wir Ihre Optionen aufschlüsseln, um den Kaufprozess zu vereinfachen. Wir erläutern die Arten von Business-Druckern, verfügbare Funktionen und Funktionen, Netzwerkoptionen, Kosten- und Zahlungsoptionen. Wir bieten auch einige praktische Tipps zur Auswahl des richtigen Anbieters.

Druckertypen

Laser / LED

Laser- und LED-Drucker, die sich sehr ähneln, sind bei weitem die beliebtesten in Büros. Mit einer Lichtquelle projizieren sie ein Bild auf eine rotierende Trommel, die dann Toner auf das Papier überträgt. Diese sind zuverlässig und schnell und produzieren Text in hoher Qualität. Die Speicher- und Festplattenfähigkeiten sind ideal für die Vernetzung. Die laufenden Kosten sind vernünftig, da Toner im Vergleich zu anderen Druckverfahren relativ kostengünstig ist.

Der Nachteil ist, dass Laser- und LED-Drucker im Voraus teuer sind. Sie sind auch nicht ideal für den Fotodruck.

Tintenstrahl

Tintenstrahldrucker werden häufiger für den privaten Gebrauch und für Heimbüros verwendet, obwohl sie für kleine Unternehmen geeignet sind. Diese arbeiten, indem flüssige Tinte durch einen Stecknadelkopf gespritzt wird. Tintenstrahldrucker sind von vornherein weniger teuer und die Fotoqualität ist hoch, so dass sie sich hervorragend für Broschüren, Flyer und Dokumente mit Grafiken eignen. Sie können auf vielen Medientypen drucken.

Obwohl es möglich ist, einen Tintenstrahldrucker in Büroqualität mit Netzwerkfunktionen zu finden, sind diese weniger verbreitet. Dies ist in erster Linie auf die hohen laufenden Kosten für den Tintenaustausch zurückzuführen, die für den Druck in großen Mengen nicht praktikabel sind. Diese Drucker sind auch viel langsamer.

Zusätzliche Druckertypen

Weniger gebräuchliche Druckertypen sind:

Festtintendrucker , die farbige Wachsblöcke auf Papier schmelzen. Diese sind mit Laserdruckern in Schwarz-Weiß-Druckqualität, Zuverlässigkeit und laufenden Kosten vergleichbar, beim Farbdruck jedoch überlegen. Sie sind auch kleiner und kompakter. Festtintendrucker sind jedoch anfällig für Verschmieren. Und weil sie weniger häufig sind, gibt es weitaus weniger Modelle, aus denen sie wählen können.

& bull; Snapshot-Drucker , die nur Bilder drucken. Die Fotoqualität ist viel höher als bei anderen Druckern. Diese sind häufiger für den Heimgebrauch, aber sie können auch geschäftliche Anwendungen haben.

Farbstoffsublimationsdrucker , die durch die Verwendung wärmeübertragender Farbstoffe der Fotoqualität sehr nahe kommen. In der Regel sind diese Drucker für Unternehmen wie Grafikdesignunternehmen reserviert, die eine bessere Bildqualität aufweisen müssen. Die Kosten pro Seite sind extrem hoch - oft mindestens 2 $.

Drahtgebundene Drucker im Vergleich zu Wireless-Druckern

Die meisten von uns verwenden drahtlose Drucker zu Hause. Warum sollten Sie sich Sorgen machen, Ihren Computer anzuschließen, wenn Sie von überall drucken können? Drahtgebundene Verbindungen sind jedoch in der Regel schneller, zuverlässiger und weitaus sicherer, was in Geschäftsumgebungen wichtig ist, in denen Drucker häufiger und von mehreren Personen gleichzeitig verwendet werden. Wireless-Setups hingegen sind flexibler und kostengünstiger. Sie sind auch kompatibel mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets.

In unserer zunehmend mobilen Welt entscheiden sich viele Unternehmen - vor allem große Unternehmen - dafür, Anwendungen zu installieren, die mobiles Drucken ermöglichen, indem sie entweder das Gerät an den Drucker anschließen oder eine Wi-Fi- oder Bluetooth-Verbindung verwenden. Dies wird oft als Cloud-Druck oder mobiles Drucken bezeichnet. Nicht alle Drucker sind mit dieser aufkommenden Technologie kompatibel, aber es ist etwas zu berücksichtigen, wenn Sie eine hochgradig mobil-abhängige Belegschaft haben. Einige Office-Drucker sind auch mit mobilen Drucktechnologien wie Apple AirPrint, HP ePrint und Google Cloud Print kompatibel, aber das müssen Sie überprüfen.

Farbe vs. Monochrom

Wenn Sie nur einfach drucken Geschäftsdokumente im Klartext - Spreadsheets, Memos und Briefe - Monochrom ist wohl in Ordnung. Wenn Sie Grafiken, benutzerdefinierte Logos oder Dokumente mit Diagrammen und anderen Grafiken drucken möchten, sollten Sie einen Farbdrucker verwenden. Monochromdrucker verkaufen sich immer noch überraschend gut, weil sie die laufenden Kosten senken, aber denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich für viele Jahre bei Ihrem Drucker bleiben. Wenn Sie in Zukunft Farben drucken müssen, müssen Sie eine andere Quelle finden.

Business Printer Features

Wenn es um Funktionen geht, sollten Sie als Erstes prüfen, ob Sie eine einzelne Funktion benötigen oder Multifunktionsdrucker (MFP). So wie es sich anhört, machen Single-Function-Drucker eines: Dokumente drucken. MFPs sind zu vielen anderen Aufgaben fähig, einschließlich Scannen, Kopieren, E-Mailen und Konvertieren von Dokumenten. Verschiedene Modelle kombinieren verschiedene Funktionen.

MFPs sind kostengünstig, da Sie nicht mehrere Geräte kaufen müssen und weniger Platz benötigen. Sie helfen dabei, das Dokumentenmanagement und den Geschäftsablauf zu optimieren, da Sie Dokumente von einem Gerät aus faxen, scannen und per E-Mail versenden können. Sie sind jedoch teurer. Und wenn beispielsweise eine Person das Gerät zum Drucken verwendet, muss ein anderer Mitarbeiter warten, um ein Fax zu senden, eine Kopie anzufertigen usw.

Berücksichtigen Sie als nächstes die Druckgeschwindigkeit und -menge, die sich erheblich auf den Preis auswirken. Im Allgemeinen sind Druckgeschwindigkeiten von weniger als 20 Seiten pro Minute (ppm) für Büroumgebungen zu langsam; Geschwindigkeiten von 20 ppm bis 40 ppm reichen für die meisten Büros aus; und Geschwindigkeiten über 40 ppm sind ideal für die Verwendung in großen Mengen. Einige der anspruchsvollsten Maschinen erreichen 100 ppm, obwohl dies weit mehr ist, als die meisten kleinen Unternehmen benötigen. Das Druckvolumen kann von Basismodellen mit nur 100 Blatt im Fach und 250 in der Kassette bis zu MFPs mit 500 Blatt im Fach und 2.000 oder mehr in zwei oder mehr Kassetten reichen.

Speicher ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Die meisten Office-Drucker reichen von 64 MB bis 256 MB RAM, obwohl Sie bei einigen höherwertigen Druckern später bei Bedarf zusätzlichen Speicher hinzufügen können.

Weitere nützliche Funktionen sind:

• Automatischer beidseitiger Druck - Auch bekannt als Duplexdruck, beidseitig bedrucken, ohne die Maschine neu zu laden
• Automatischer Dokumenteneinzug (ADF) - Dokumente mit mehreren Seiten scannen, kopieren, mailen und faxen.
• Mehrzweckeinschübe - Drucken Sie auf Spezialpapier wie Umschlägen, Postkarten, Visitenkarten, Broschüren und großformatigem Papier.
• Punkte pro Zoll (dpi) - Die Anzahl der Punkte pro Quadratzoll, die der Drucker auf ein Stück Papier drucken kann Papier. Je höher die Zahl, desto schärfer Dokumente und Bilder werden.
• USB- und Kartenleser zum Drucken ohne Computer.
• Interaktive Touchscreen-Steuerelemente für Benutzerfreundlichkeit und Benutzerfreundlichkeit.
• Energy Star-Compliance für reduzierte Betriebskosten

Vernetzungsmöglichkeiten

Die gemeinsame Nutzung eines Druckers unter möglichst vielen Mitarbeitern ist praktisch und wirtschaftlich sinnvoll. Dazu muss der Drucker mit Ihrem Büronetzwerk verbunden sein, damit Benutzer von ihren jeweiligen Desktops, Laptops, mobilen Geräten und manchmal auch aus der Ferne auf einem einzelnen Computer drucken können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verbindung herzustellen Laserdrucker in Ihr Büronetzwerk: Kaufen Sie einen Drucker mit integrierten Netzwerkfunktionen oder schließen Sie einen Drucker an einen dedizierten Druckserver an. Drucker mit integrierten Funktionen sind einfacher zu verbinden, werden aber wahrscheinlich mehr kosten. In beiden Fällen können Sie entweder einen externen Anbieter beauftragen, das Setup durchzuführen (wenn dies nicht im Kauf- oder Leasingpreis enthalten ist), oder sich auf Ihre internen IT-Mitarbeiter verlassen (falls vorhanden).

Viele Büros benötigen mehr als einen Drucker. Nur so viele Mitarbeiter können sich auf den gleichen Drucker verlassen, ohne dass es zu Logjams kommt. Daher entscheiden sich Unternehmen oft für einen Laserdrucker für jede Abteilung, Gruppe oder jedes Team. Getrennte Drucker können sich im selben Netzwerk befinden, sodass die Mitarbeiter zwischen ihnen hin- und herwechseln können. Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter beispielsweise von einer monochromen Maschine zu einer Farbmaschine wechseln müssen. Oder Sie können Subnetze verwenden, die bestimmten Benutzern den Zugriff auf bestimmte Drucker erlauben. Diese werden manchmal verwendet, um den Zugriff auf Farbdrucker einzuschränken oder einzuschränken, da ihre Betriebskosten viel höher sind.

Kosten für Druckerbetrieb

Ah, die magische Frage: Wie viel muss ich ausgeben? Dies ist eine schwierige Frage zu beantworten, ohne die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu kennen, aber wir geben Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon, was zu erwarten ist.

Sie können einen grundlegenden Heimdrucker für weniger als $ 100 in diesen Tagen kaufen, aber don ' t erwarten, dass die Preise für Druckereien vergleichbar sind. Drucker in Business-Qualität sind viel fortschrittlicher und anspruchsvoller, und der Preis spiegelt das wider.

Einfache Tintenstrahldrucker für sehr kleine Unternehmen beginnen im Bereich von 150 bis 300 US-Dollar, sind aber für die meisten Büros nicht robust genug. Sicher, sie sind eine Option, wenn Sie ein sehr begrenztes Budget haben, aber auch die Total Cost of Ownership, einschließlich Tintenersatz, berücksichtigen. Bei einem bestimmten Druckvolumen übersteigen die Kosten eines kostengünstigen Tintenstrahldruckers und die Kosten für Tinte den Kauf eines teureren Laserdruckers mit niedrigen laufenden Kosten.

Die grundlegendsten Farblaserdrucker beginnen bei 300 $, aber Modelle, die geeignet sind für kleine bis mittelgroße Büros kostet normalerweise $ 750 bis $ 3.000. High-End-Laserdrucker mit Netzwerkfähigkeiten kosten oft 5.000 bis 10.000 US-Dollar oder mehr.

Leasing gegen Kaufen

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Drucker zu mieten, anstatt sie direkt zu kaufen. Das spart Vorkosten - Sie zahlen wenig oder nichts - und Sie können die Maschine alle paar Jahre gegen ein neueres oder besser geeignetes Modell eintauschen. Natürlich würden Sie keinen 300-Dollar-Tintenstrahldrucker leasen, aber es macht Sinn, wenn Sie von Laserdruckern sprechen, die Tausende oder Zehntausende von Dollar kosten. Eine Sache jedoch ist zu beachten: Leasing ist auf lange Sicht aufgrund der Leasing- / Finanzierungsgebühren teurer.

Leasingzahlungen verteilen sich über einen Zeitraum von Monaten, in der Regel 12 bis 60. Je länger die Vertragslaufzeit, desto niedriger ist Ihr Monatliche Zahlungen werden durchgeführt.

Druckerwartung und -service

Laserdrucker müssen regelmäßig gewartet werden, einschließlich Reinigung, Inspektion und Austausch von verschlissenen und fehlerhaften Teilen. Regelmäßige Wartung beugt unerwarteten Ausfällen vor und verlängert die Lebensdauer Ihrer Maschine.

Die meisten Hersteller und Verkäufer bieten Wartungs- und Serviceverträge gegen eine zusätzliche Gebühr an. Diese decken in der Regel die Kosten von Bürobesuchen für regelmäßigen Service und Wartung sowie Ersatzteile wie Toner und Trommeln. Einige Verkäufer berechnen eine feste jährliche Rate, während andere ihre Pläne basierend auf Ihrem Druckvolumen berechnen. Eine Standardrate basierend auf dem Druckvolumen beträgt 1 oder 2 Cent pro Seite. Viele Hersteller bieten Rabatte, wenn Sie den Plan kaufen, wenn Sie die Maschine kaufen, anstatt zu warten, bis die Garantie abläuft, oder wenn Sie mehrere Jahre im Voraus bezahlen. Beachten Sie auch, dass der Preis für Servicepläne nach Ablauf der Garantiezeit steigt, da Sie den Verkäufer bezahlen müssen, um sicherzustellen, dass die Maschine ordnungsgemäß funktioniert.

Sie müssen keine Servicevereinbarung erwerben - Ein Verkäufer sollte dich nicht zwingen - aber es ist klug. Sie müssen sich nicht mit unerwarteten Reparaturkosten auf der Straße herumschlagen, und Sie werden wahrscheinlich einen schnelleren Service erhalten, wenn die Maschine versagt.

Bevor Sie eine Servicevereinbarung unterzeichnen, lesen Sie das Kleingedruckte, um herauszufinden, was genau abgedeckt ist . Einige decken nicht ab, was als routinemäßige Wartung angesehen wird, und die Definition kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Andere decken keine Gegenstände wie Toner ab. Haben Sie auch keine Angst, detaillierte Fragen zu stellen. Wenn der Drucker ausfällt, wie lautet das Verfahren zum Anfordern eines Serviceanrufs? Wie lange dauert es, bis ein Techniker eintrifft? Sind Teile und Komponenten vorrätig, um den Reparaturprozess zu beschleunigen?

Wie Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget einschätzen können

Bevor Sie mit dem Einkauf beginnen, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu beurteilen - was soll der Drucker tun? Wie viele Leute werden es benutzen? Ist die Geschwindigkeit wichtiger, oder würden Sie die Druckqualität priorisieren? Verwenden Sie den Drucker für grundlegende Dokumente wie Tabellenkalkulationen und Word-Dateien, oder drucken Sie Dokumente, die Grafiken und Fotos enthalten?

Identifizieren Sie, wie der Drucker verwendet wird, und erstellen Sie dann eine Liste mit Ihren wichtigsten Prioritäten Eigenschaften. Die Liste muss nicht alles sein. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie später während des Prozesses auf andere Funktionen und Prioritäten stoßen werden. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, Ihre Anforderungen im Voraus zu bewerten, können Sie die unzähligen verfügbaren Optionen leichter erkennen und die Anbieter dabei unterstützen, die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Typen und Modelle zu empfehlen.

Denken Sie auch an Ihr Budget. Was sind Sie bereit und / oder können Sie ausgeben? Stellen Sie sich eine ideale Reichweite und dann eine Decke vor - ein Preis, der Ihre absolute Grenze ist. Denken Sie jedoch daran, dass Business-Drucker eine wichtige Investition darstellen, da sie für die täglichen Funktionen wichtig sind. Das billigste Modell auf dem Markt bietet oft nicht den besten Preis für Ihr Geld auf lange Sicht. Sie möchten Ihre Mittel nicht überschreiten, aber Sie möchten den Kauf später auch nicht bereuen.

Auswahl eines Lieferanten

Ihre letzte Aufgabe ist die Auswahl eines Verkäufers. Einige Anbieter verkaufen mehrere Marken und andere arbeiten direkt für einen einzigen Hersteller. Es spielt keine Rolle, welchen Sie wählen, solange Sie einen seriösen Verkäufer wählen, der sich die Zeit nimmt, Ihre Bedürfnisse zu verstehen, anstatt auf den höchsten Verkauf zu drücken.

Einige zusätzliche Tipps:

• Achten Sie auf den Verkauf Taktik - Suchen Sie nach Verkäufern, die Sie über alle verfügbaren Optionen informieren. Seien Sie vorsichtig bei jedem, der versucht, Produkte zu pushen, die über das hinausgehen, was Sie brauchen. Vorschläge zu machen ist großartig, aber zu aggressiv zu sein, ist nicht in Ordnung.
• Fragen Sie nach Referenzen - Jeder seriöse Anbieter sollte bereit sein, Referenzen von Kunden bereitzustellen, die dasselbe Modell gekauft haben, das Sie in Betracht ziehen. Sprechen Sie mit diesen Kunden, um herauszufinden, ob sie nicht nur mit dem Modell, sondern auch mit dem Kundenservice zufrieden sind. Hat das Unternehmen z. B. schnell auf Serviceeinsätze reagiert?
• Fordern Sie einen Vor-Ort-Test an - Seien Sie bei teuren Maschinen nicht schüchtern, wenn Sie vor Ort einen Test anfordern. Es gibt nichts Besseres, als eine Maschine zu verwenden, um zu beurteilen, ob sie gut passt. Ist der Drucker benutzerfreundlich? Sind Sie mit den Funktionen, der Druckqualität und der Druckgeschwindigkeit zufrieden?
• Kaufen Sie - Treffen Sie mehrere Anbieter, bevor Sie sich für einen Vergleich von Referenzen, Preisen und Servicequalität entscheiden. Jenseits des Preises werden Sie überrascht sein, wie viel Sie über ein Unternehmen oder einen Verkäufer erzählen können, wenn Sie sich persönlich treffen. Eines wird wahrscheinlich am besten herausstechen.

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