4 Häufiges Geschäftstreffen Zu vermeidende Fehler


4 Häufiges Geschäftstreffen Zu vermeidende Fehler

Geschäftstreffen genießen seit langem den Ruf, unaufmerksam, langweilig und Zeitverschwendung zu sein. Entertainment- und Stock-Fotos charakterisieren Meetings mit Szenen gelangweilter Mitarbeiter, die auf die Uhr schauen, die Augen verdrehen und einschlafen, während der Moderator unaufhörlich weiterzusprühen scheint.

Obwohl die Darstellungen im Fernsehen und Fotos übertrieben wirken, sind sie wahrheitsgetreu. Laut einer aktuellen Umfrage des Unternehmens-Intranet-Unternehmens Igloo Software finden rund die Hälfte aller Mitarbeiter Meetings als unproduktiv. Genauer gesagt ärgern sich die Mitarbeiter über unnötige Besprechungen (76 Prozent), Besprechungen, die nicht mit dem Thema übereinstimmen (59 Prozent) und sich wiederholende Personen (58 Prozent).

"Wenn die Leute ein Meeting als produktiv empfinden, sind sie es es ist weniger wahrscheinlich, dass sie ihr Vertrauen behalten, dass sie ihre Zeit gut ausnutzt und sich so von ihnen abwendet ", sagte Amanda Milligan, Sprecherin von Igloo Software und Projektmanagerin der Umfrage.

Es ist wichtig, dass Manager ihre Besprechungen bewerten - und wie oft - um zu sehen, ob es das Beste für ihre Teams ist, sagte Milligan. Wenn Ihre Mitarbeiter scheinbar nichts von Firmentagungen bekommen, sollten Sie vielleicht prüfen, ob Sie diese Fehler machen. [Siehe Related Story: Wollen Sie ein besseres Geschäftstreffen? Mehr vorbereitet sein ]

Meetings ohne ein bestimmtes Ziel werden von Mitarbeitern als "sinnlos" und "unnötig" eingestuft.

"Meetings müssen einen klaren Zweck jenseits eines Statusberichts haben, der sehr gut bewältigt werden kann eine der vielen Online-Projektmanagement-Tools, die auf dem Markt sind ", sagte Stephen Sheinbaum, Gründer von Bizfi, einem Finanztechnologieunternehmen und alternativen Finanzdienstleister. "Erstellen Sie ein Meeting-Programm und senden Sie es vorab an alle Teilnehmer. Sie wissen also, was von ihnen erwartet wird."

Tim Eisenhauer, Präsident des Intranet-Anbieters Axero Solutions, stimmte zu, dass der Verzicht auf eine Agenda ein großer Fehler, da dies oft zu langen, außer-thematischen Treffen führt.

"Halten Sie es kurz", sagte Eisenhauer. "Ich habe Anfangs- und Endzeiten definiert und vor allem jemanden, der das Meeting leitet und auf Kurs hält."

Wenige Dinge schalten Mitarbeiter schneller aus, als während Besprechungen den Jargon des Unternehmens zu hören. Sie mögen denken, dass populäre Schlagworte wie "Synergie" und "Paradigmenwechsel" Sie mehr in Einklang mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens bringen, aber Ihr Team bevorzugt verständliche Erklärungen zu diesen vagen, überstrapazierten Phrasen.

Iglu Software hat das gefunden Die folgenden Schlagwörter verärgern die Mitarbeiter am meisten während der Besprechungen:

  • Über den Tellerrand schauen
  • Tippen Sie auf
  • Bringen Sie die Tabelle
  • Synergy
  • Vorwärts

Die Umfrage von Igloo Software ergab, dass Mitarbeiter durch ablenkende Verhaltensweisen wie Anrufe (51 Prozent), Nebengespräche (47 Prozent) und Essen oder Trinken (22 Prozent) während der Besprechungen verärgert sind. Sie werden vielleicht nicht bemerken, dass Sie diese Dinge tun oder die Auswirkungen auf die anderen Teilnehmer haben, aber es könnte ein Teil des Grundes sein, warum sie aussteigen.

Eisenhauer gab ein Beispiel für einen ehemaligen Kollegen, der während Besprechungen laut Kaugummi kaute .

"Sobald ich sie gesehen oder gehört habe, könntest du mich auszählen", sagte er. "Ich konzentriere mich auf das Kauen und werde abgelenkt, vielleicht sogar ein wenig hypnotisiert. Wenn mich also etwas von diesem Thema loslässt, stellen Sie sich die Dinge vor, die Ihre Mitarbeiter aus dem Konzept bringen könnten."

Obwohl die Technologie PowerPoints, Bildschirmfreigaben, Videokonferenzen und andere Aspekte des modernen Meetings möglich gemacht hat, ist sie nicht immer perfekt. Technologische Fehler können und werden passieren - so oft, dass 34 Prozent der Iglu-Umfrageteilnehmer ständige technische Probleme als einen der größten Missstände beim Treffen angaben. Wenn Ihre Videoverbindung ein- und ausgeschaltet wird oder der Ausgabemonitor sich abschaltet, wie können Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie fokussiert bleiben? Testen Sie alle Besprechungstools, bevor Sie sie verwenden müssen, und selbst wenn alles reibungslos verläuft, sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Besprechung für den Fall, dass etwas passiert, ohne technische Probleme auszuführen.

Ein damit zusammenhängendes Problem besteht darin, die Technologie nicht effektiv zu nutzen. Weitere 29 Prozent der Befragten gaben an, dass sie Meetings, die PowerPoint-Präsentationen verwenden, nicht mögen. Eine Slideshow zu lesen - und keine zusätzlichen Informationen hinzuzufügen - fühlt sich wie eine Verschwendung von Zeit für die Mitarbeiter an, weil sie sie genauso einfach ohne ein Meeting hätten lesen können.

"Trotz zahlreicher digitaler und technologischer Ressourcen Unternehmen können Manager nicht wissen, wie sie diese Ressourcen am besten für ihre Meetings nutzen können ", sagte Milligan gegenüber Mobby Business. "Es ist wichtig, dass Unternehmensleiter die Optionen erforschen und herausfinden, wie sie mit den Mitarbeitern auf möglichst unkomplizierte und ansprechende Weise kommunizieren können."

Bevor Sie ein Meeting einberufen, in dem Sie möglicherweise die Überlegen Sie sich vor Fehlern, überlegen Sie, ob Sie es wirklich benötigen.

"Sie sollten sich fragen, ob ein Meeting, das die Produktivität stören kann, der beste Weg ist, [ein Ziel zu erreichen]" Sagte Sheinbaum. "Wenn ich den Fortschritt einiger der von uns entwickelten Technologien überprüfen möchte, frage ich nach einem Anruf oder einer E-Mail vom Teamleiter, nicht nach einem Gruppentreffen. Aber als ich mitteilen wollte, warum wir das Unternehmen Anfang des Jahres umbenannt haben, Am Ende des Geschäftstages habe ich das gesamte Unternehmen versammelt: Wenn ein Treffen die richtige Lösung ist, dann müssen Sie sicher sein, dass Sie das Ziel, das Sie gesetzt haben, am Ende erreicht haben. "

" Eine signifikante Zahl kleinere Besprechungen, die sich auf Aktualisierungen konzentrieren oder einfach nur Informationen verbreiten, können in gemeinschaftlichen Räumen durchgeführt werden, was jedem Zeit spart und die Möglichkeit von Unterbrechungen oder Ablenkungen beseitigt ", fügte Milligan hinzu. "Es hilft auch, eine offene Kultur zu haben, die Menschen ermutigt, laut zu arbeiten, alltägliche Gespräche und Abteilungs-Workflows zu enthüllen, um die Verfolgung zu erleichtern. Unternehmenskulturen mit einer Transparenzgrundlage haben weniger Bedarf an häufigen Einsätzen -person-Treffen. "

Einige Quelleninterviews wurden für eine vorherige Version dieses Artikels durchgeführt.


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