Wollen Sie ein besseres Geschäftstreffen? Seien Sie besser vorbereitet
Seien wir ehrlich: Geschäftstreffen sind langweilig. Niemand geht gerne zu ihnen, und du erreichst selten alles, was du in der vorgesehenen Zeit tun willst. Selbst wenn Sie eine strikte Agenda haben, ist es immer noch unwahrscheinlich, dass sich alle darauf konzentrieren. Eine aktuelle Umfrage der Cloud-basierten Präsentationsplattform Prezi ergab, dass 46 Prozent der amerikanischen Mitarbeiter SMS, E-Mails oder soziale Medien lesen, im Internet surfen oder sogar während der Präsentation eines Mitarbeiters einschlafen.
Warum sind Geschäftstreffen auf der ganzen Linie so verabscheut? In den meisten Fällen wird das Meeting ausgeführt. Laut der Prezi-Umfrage, die in Zusammenarbeit mit Harris Poll und Business-Coach Carmine Gallo durchgeführt wurde, wissen 63 Prozent der Präsentatoren, dass Slideshow-Präsentationen - wohl das gängigste Format für Geschäftstreffen - für ihr Publikum unwirksam und langweilig sein können Sie werfen immer wieder Schiebedecks zusammen und machen einen zufälligen, unvorbereiteten Ansatz, wenn es Zeit ist, aufzustehen und zu präsentieren.
"Ein Teil des Grundes, warum Leute nicht aufpassen, hängt damit zusammen, dass die Moderatoren es aufziehen und sich nicht die Zeit nehmen um ihre Inhalte für ihr Publikum relevant zu machen ", sagte Peter Arvai, CEO von Prezi. "Durch das vorherige Durchdenken der Präsentation können Sie die Punkte verbinden und sicherstellen, dass die Präsentation so prägnant wie möglich ist."
"Menschen, die Meetings abhalten, verbringen nicht genügend Zeit mit der Vorbereitung", fügte Larry Dorie, CEO von Web, hinzu Anbieter von Konferenzlösungen RHUB Communications. "Wenn Sie das Meeting planen und die Agenda einsenden, müssen Sie eine Richtlinie darüber geben, was die Leute beitragen sollen [und das gewünschte Ergebnis]. Wenn die Leute wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn sie zu einem Meeting kommen, wird es produktiver. "
Die Vorbereitungssitzung beinhaltet auch, sicherzustellen, dass sich Ihr Team über die Ideen und Themen einig ist, die besprochen werden müssen, bevor jemand durch die Tür geht.
" Zusammenarbeit im Vorfeld bringt einen Geist der Kooperation in ein Meeting ", sagte Dorie. "Wenn die Leute Zeit damit verbracht haben, Ideen und Bedürfnisse zu prüfen, gibt es weniger Streit in der Besprechung. Es macht es effizienter."
Aber die Vorbereitung auf ein Treffen ist nur die halbe Miete. Die andere Herausforderung besteht darin, die Menschen zu Beginn des Treffens in den Mittelpunkt zu stellen.
"Zu lange Besprechungen stellen die Mitarbeiter vor die Herausforderung, sich zu engagieren", sagte Joel Levitt, Präsident der Unternehmensberatungsfirma Springfield Resources und Autor von "10 Minuten pro Woche Große Meetings "(CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013). Wenn Sie zu weit von der Tagesordnung entfernt sind, werden Sie Aufmerksamkeit erregen. Führen Sie die Führung aus, indem Sie Personen stoppen, die sich wiederholen, herumwandern, über andere Dinge sprechen oder unhöflich oder störend sind. "
Machen Sie Ihr Gespräch konversationeller, indem Sie nach Feedback zu Themen fragen wissen, dass Ihr Publikum interessiert ist, kann auch zu einem besseren Engagement führen, wenn Sie am Thema bleiben.
"Menschen sind darauf programmiert, sich zu engagieren, nicht nur zuzuhören", sagte Arvai Mobby Business. "Eine zu lange Datenliste und eine schlüsselbasierte Präsentation werden das Publikum zum Einschlafen bringen und es wird schwer für alle sein, durchzukommen. Stattdessen sollten Sie eine übergreifende Geschichte und ein paar wichtige Punkte erstellen, die das bestätigen Passen Sie Ihre Präsentation entsprechend an. "
Wenn Sie sich entscheiden, Änderungen oder Anpassungen Ihrer Meeting-Strategien vorzunehmen, empfiehlt Levitt, die Auswirkungen dieser Änderungen zu beobachten, um zu lernen, was funktioniert und was nicht, um sich auf die effektivsten Taktiken zu konzentrieren.
Manchmal sind Geschäftsbesprechungen notwendig, und die Einhaltung der oben genannten Ratschläge kann sicherlich dazu beitragen, sie produktiver zu machen. Aber die richtige Arbeitsumgebung und -einstellung können es Ihnen tatsächlich ermöglichen, mehr zu erreichen, indem Sie überhaupt keine Meetings haben.
"Meetings benötigen viel Zeit und viele Themen, die in einem Meeting diskutiert werden könnten, könnten stattdessen mit einem schnellen behandelt werden -on-One-Gespräche ", sagte Zach Supalla, Gründer und CEO des Open-Source-IoT-Toolkits Spark. "Durch die Schaffung einer Kultur, in der sich die Menschen dazu befähigt fühlen, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, können Sie den Overhead im Team drastisch reduzieren und das, was Sie und Ihr Team leisten können, steigern."
Ursprünglich veröffentlicht in Mobby Business .
Korrektur: In einer früheren Version dieses Artikels wurde der Nachname von Peter Arvai in einer Referenz als "Arzai" falsch geschrieben.
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