Auswählen eines geschäftlichen E-Mail-Dienstes

E-Mail ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes kleinen Unternehmens . Es ist oft die beste und am wenigsten aufdringliche Art, mit Mitarbeitern, Kollegen und Mitarbeitern zu kommunizieren. Aber wenn E-Mails so wichtig sind, sollten Sie besser darüber nachdenken, bevor Sie einen E-Mail-Dienst für Ihr Unternehmen auswählen. Nicht alle E-Mail-Plattformen sind gleich, daher ist es wichtig, einen mit den von Ihnen benötigten Funktionen zu wählen. Gleichzeitig sollten Sie vermeiden, für Funktionen, die Sie nicht benötigen, zu viel zu bezahlen. Hier sind fünf Faktoren zu berücksichtigen, bevor Sie sich auf einer E-Mail-Plattform für Ihr Unternehmen niederlassen.

1. Kostenlos oder bezahlt?

Das einzige, was Sie mit einem kostenlosen Webmail-Dienst nicht erreichen können, ist die Möglichkeit, den Namen Ihrer Marke als Teil Ihrer E-Mail-Adresse zu verwenden. Wenn Sie sich beispielsweise für ein kostenloses Google Mail-Konto registrieren, erhalten Sie eine E-Mail-Adresse wie [Nutzername] @ gmail.com; Wenn Sie jedoch Google Apps for Business abonnieren, können Sie eine E-Mail-Adresse mit dem Namen [Benutzername] @ [yourbusiness] .com sichern. In den meisten Fällen müssen Sie bereits eine eigene Webdomäne besitzen, um sie als Teil Ihrer E-Mail-Adresse verwenden zu können. Die Registrierung einer Domain kostet jedoch nur 10 US-Dollar pro Jahr. Andere Dienste wie Microsoft Office 365 geben Ihnen Ihren eigenen Domänennamen, ohne dass zusätzliche Hosting-Gebühren fällig werden.

Ob es für Sie (und für Ihre Mitarbeiter) wichtig ist, eine E-Mail-Adresse zu haben, hängt letztendlich von Ihnen ab . Eine E-Mail-Adresse, die Ihren eigenen Domainnamen enthält, kann die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens erhöhen. Auf der anderen Seite könnte eine generische E-Mail-Adresse für die kleinsten Unternehmen in Ordnung sein, insbesondere wenn Sie Einzelunternehmen sind.

2. Speicherplatz

Natürlich ist eine Marken-E-Mail-Adresse nicht der einzige Vorteil eines kostenpflichtigen E-Mail-Dienstes. Bezahlte Plattformen bieten viele andere Vorteile, wie erweiterter Cloud-Speicher für E-Mails und andere Dateien.Viele kostenlose E-Mail-Dienste bieten begrenzten Speicherplatz und zwingen Sie, Nachrichten zu löschen, wenn Ihr Posteingang voll wird. Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, das stark auf E-Mails angewiesen ist, und Sie lieber Nachrichten archivieren als löschen, kann sich Ihr Posteingang schnell füllen. Wenn Sie sich für einen kostenpflichtigen Dienst anmelden, können Sie auf einen viel größeren Posteingang zugreifen.

Es gibt einige andere verwandte Aspekte, die Sie beachten sollten. Die maximale Größe eines E-Mail-Anhangs variiert beispielsweise stark zwischen verschiedenen Diensten, wobei einige Dienste Anhänge mit 10 GB und andere Dateien mit bis zu 300 GB oder mehr senden, sofern die Datei bereits in die Cloud hochgeladen wurde.

3. Sicherheit

Unabhängig davon, ob Sie für E-Mails bezahlen oder einen kostenlosen Service nutzen, möchten Sie eine hohe Sicherheit für Ihre Business-Inbox - insbesondere, wenn Ihr Unternehmen den Austausch von Daten aus privaten Clients beinhaltet. Außerdem können Ihrem E-Mail-Konto weitere sensible Daten wie Bankkontonummern und Steuererklärungen hinzugefügt werden. Noch mehr als bei Ihrer persönlichen E-Mail ist es wichtig, Cyberkriminelle aus Ihrem Geschäftskonto fernzuhalten.

Bevor Sie sich für einen E-Mail-Dienst entscheiden, sollten Sie nach Sicherheitsmaßnahmen wie Spam- und Phishing-Filtern suchen. Die Unterstützung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ebenfalls wichtig. Die Funktion hilft dabei, Außenstehende aus Ihrem Posteingang fernzuhalten, indem die Benutzer aufgefordert werden, zwei Informationen zum Anmelden zu haben. Das erste ist Ihr reguläres Passwort und das zweite ist ein frisch generierter Code, der an Ihr Mobiltelefon oder eine zweite E-Mail-Adresse gesendet wird. Andere Sicherheitsfunktionen, nach denen Sie suchen können, umfassen integrierte Antivirus-Maßnahmen, um Malware von Ihrem Computer fernzuhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Anhänge herunterladen.

4. Collaboration-Tools

Eine gute Business-E-Mail-Plattform erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern oder Kollegen. Zu den besten Plattformen gehören Tools, die Sie bei der Zusammenarbeit unterstützen. Beispielsweise enthalten Dienste wie Google Mail und Outlook einen integrierten Kalender als Teil Ihres E-Mail-Posteingangs. In wenigen einfachen Schritten können Sie Ihren Kalender für andere freigeben, damit er sie im laufenden Betrieb anzeigen und bearbeiten kann. Das kann sehr hilfreich bei der Planung und Zusammenarbeit sein.

E-Mail-Threading ist eine weitere Funktion, die Ihnen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen helfen kann. Threaded-E-Mails erleichtern den langen Austausch, da Antworten nacheinander in einem einzigen Thread angezeigt werden und nicht in der Reihenfolge, in der sie empfangen wurden, in Ihrem Posteingang verteilt werden.

5. Bonusfunktionen

Sobald Sie einen E-Mail-Service gefunden haben, der alle Grundlagen abdeckt, sollten Sie nach zusätzlichen Funktionen suchen, die Ihre Produktivität steigern können. Einige Plattformen wie Google Mail und Outlook enthalten beispielsweise integrierten Video-Chat. Das bedeutet, dass Sie einen einzigen Dienst für den Austausch von Nachrichten und für die Remote-Besprechung verwenden können, um Ihre täglichen Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.

Einige E-Mail-Plattformen enthalten auch Instant Messaging-Funktionen. Instant Messaging ist besser als E-Mail für Echtzeit-Diskussionen, da Sie in kurzer Zeit zahlreiche Kurznachrichten austauschen können. Vielleicht ist das Senden einer Sofortnachricht dem Senden einer E-Mail vorzuziehen, wenn der Inhalt Ihrer Nachricht nicht so wichtig ist.

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