So erstellen Sie eine Rechnung


So erstellen Sie eine Rechnung

Ob Sie Wenn Sie ein unabhängiger Unternehmer oder ein Kleinunternehmer sind, der sich auf den Verkauf von Dienstleistungen und Ausrüstung spezialisiert hat, müssen Sie wahrscheinlich wissen, wie Sie eine Rechnung erstellen, um die erbrachten Dienstleistungen und fälligen Zahlungen darzustellen. Rechnungen wirken als eine Form von Geschäftstransparenz und verleihen dem Käufer Vertrauen. Wenn eine Firma, bei der sie regelmäßig Dienstleistungen kaufen, eine Rechnung mit einer Aufschlüsselung der ausgeführten Aktivitäten und der damit verbundenen Kosten sendet, können die Verbraucher sicher sein, wofür sie in Rechnung gestellt werden und wie sie den Saldo bezahlen können.

Die Formatierung einer Rechnung in einem Dokument ist unkompliziert, ähnlich wie bei einem Geschäftsbriefkopf. In der Hauptstruktur der Rechnung sollte deutlich angegeben werden, wer wem fakturiert, wie der Empfänger Sie bei Fragen oder Zahlungseingängen kontaktieren kann und wie Sie diese Rechnung von anderen Personen erhalten, wenn sie regelmäßig mit Ihnen Geschäfte machen.

Geben Sie den Verwendungszweck des Dokuments an

Geben Sie klar an, dass es sich um eine Rechnung für die Einziehung eines offenen Saldos für erbrachte Dienstleistungen handelt. Um Geld so schnell wie möglich zu erhalten, stellen Sie sicher, dass der Empfänger weiß, dass dies nicht für die Buchhaltung ist und sofort bezahlt werden muss.

Ihre Unternehmensinformationen

Geben Sie oben Ihr Logo und Unternehmensinformationen an, um deutlich zu machen, wer die Rechnung sendet. zusammen mit relevanten Informationen benötigt, um Sie zu kontaktieren, sollte der Empfänger Fragen haben. Dazu gehören Telefonnummer, Website-Adresse, physische Adresse und E-Mail.

Käuferinformationen

Geben Sie die Zahlungsinformationen des Käufers an, um anzugeben, von wem der Rechnungsbetrag erwartet wird.

Rechnungsreferenz

Zusätzliche Referenz hinzufügen Informationen zur ordnungsgemäßen Rechnungsverfolgung wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Rechnungsbetrag

Geben Sie den vollen Rechnungsbetrag zusammen mit Steuern und zusätzlichen Werbebuchungsinformationen an.

Zahlungsoptionen

Tell Käufer, welche Methoden sie verwenden können, um ausstehende Salden zu bezahlen und ob Sie Teilzahlungen akzeptieren. Geben Sie an, wann die vollständige Zahlung erwartet wird, z. B. 30 Tage nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum.

Der Gesamtzweck der Rechnung besteht darin, die Kosten der Dienstleistungen zu ermitteln und wie der Empfänger den Restbetrag bezahlen kann. Rechnungen sollten die gesamten Kosten einer Rechnung in Einzelposten oder die einzelnen Dienstleistungen oder Produktkäufe, die die endgültigen Kosten ausmachen, aufschlüsseln. Jede Werbebuchung gibt den Service oder das gekaufte Produkt an und listet dann die damit verbundenen Kosten auf. Am Ende der Rechnung steht die Summe der Zahlungen, die die Kosten jeder einzelnen Position zusammen mit der Steuer zusammenfasst.

Neben der Angabe der erbrachten Leistung und der damit verbundenen Kosten enthalten einige Rechnungen auch zusätzliche Informationen wie z Die Datumsservices wurden durchgeführt, die Stunden für den Job und stündliche oder pro Artikel beeinflussende Kosten für die Gesamtkosten der Werbebuchung.

Wenn Sie Dienstleistungen stundenweise berechnen, geben Sie den Stundensatz an und multiplizieren Sie ihn mit den gesamten aufgewendeten Stunden den Dienst ausführen. Der Verkauf von Artikeln würde in ähnlicher Weise funktionieren, allerdings mit Kosten pro Artikel.

Beispielsweise würde ein Rasenpflegeunternehmen eine gewerbliche Immobilie für die Kosten der laufenden Rasenpflege abrechnen. Anstatt einfach die Pauschalgebühr von 250 US-Dollar pro Besuch anzugeben, würden sie diese Kosten auch aufschlüsseln, um anzuzeigen, dass das Mähen acht Stunden Arbeit bei 20 US-Dollar pro Stunde kostet, also insgesamt 200 US-Dollar. Zusätzlich wurden fünf Pfund Dünger zu einem Preis von 10 $ pro Pfund für insgesamt 50 $ auf den Rasen aufgebracht. Die endgültige Summe entspricht dann 250 $.

Rechnungen enthalten auch eine Erklärung über oder unter der Zahlungssumme, die angibt, welche Formen der Zahlung akzeptabel sind. Identifizieren Sie die akzeptablen Zahlungsformen und geben Sie Informationen darüber, wie Sie für jede Methode bezahlen müssen. Einige Rechnungen enthalten einen abnehmbaren Abschnitt am unteren oder oberen Rand des Dokuments, in dem Kreditkarteninformationen auf das Papier geschrieben und gegen Entgelt an den Anbieter zurückgeschickt werden können.

Das Erstellen einer Rechnung von Grund auf ist zeitraubend und sieht möglicherweise nicht so professionell aus, wie Sie möchten. Anstatt eine eigene Rechnung zu erstellen, existieren viele Vorlagen online zum kostenlosen Download. Nachdem Sie eine Vorlage erhalten haben, geben Sie die Daten an der angegebenen Stelle ein, um eine vollständig fertig gestellte Rechnung zu erstellen. Die Microsoft Office-Website enthält viele kostenlose Rechnungsvorlagen mit einer großen Auswahl an Layouts und Designs, die für die meisten Unternehmen attraktiv sind. Vorlagen können auch in Google Docs und Open Office gefunden werden.

Wenn die Bearbeitung einer Vorlage noch zu zeitaufwändig ist oder Ihr Unternehmen an einem Tag mehrere Rechnungen bearbeitet, erweist sich die Fakturierungs- und Fakturierungssoftware als kosteneffizienter. und zeiteffiziente Lösung. Diese Anwendungen erstellen professionelle Rechnungen in großen Mengen und ermöglichen auch die E-Mail-Rechnungsstellung, automatische Rechnungsstellung, Teilzahlungen, wiederkehrende Transaktionen und Kreditkartenverarbeitung. Software, die jede dieser Funktionen unterstützt, umfasst BillQuick, kBilling und Quicken Home and Business.


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