Sind kürzere Geschäftsbesprechungen süßer?
Business-Meetings sind wie Urlaubskuchen - sie werden einfach nicht verschwinden. Nicht einmal die jüngste große Rezession konnte sie für die Zählung abmildern. Aber es gibt immer noch gute Nachrichten aus den vordersten Rängen von Firmenkürzungen, Kostenkontrollen und Sparzielen: Während sie vielleicht nicht ganz weggehen werden, sind Geschäftstreffen laut einer neuen Studie wahrscheinlich klein und kürzer.
In einer Studie, die von ACTIVE Network, einem Unternehmen für Event-Management-Technologie, durchgeführt wurde, haben Organisationen ihre Sourcing-Praktiken neu erfunden, um den heutigen Budgetrestriktionen des Unternehmens gerecht zu werden.
Während die Studie zeigt, dass Anträge auf das Treffen von Vorschlägen jetzt das Vorkrisenniveau überschreiten, versuchen Unternehmen auch, kleinere Treffen abzuhalten - indem sie die Anzahl der Teilnehmer auf Veranstaltungen, oft auf unter 50, und kürzere Treffen - reduzieren, indem sie die Veranstaltungsdauer reduzieren Tag oder einen Tag.
Sie suchen auch nach mehr Planung im Vorbeigehen, indem sie für Besprechungsdienste mit weniger Vorlaufzeit suchen, um fluktuierenden Vorabend zu bewältigen nt budgets.
Als die Wirtschaft in den Jahren 2008 und 2009 ins Trudeln geriet, stürzten sich die durchschnittlichen monatlichen elektronischen Anfragen nach Vorschlägen (eRFP) quer durch die fünf Städte der Studie: Chicago, Las Vegas, Los Angeles, New York und Orlando. Aber in den ersten 10 Monaten dieses Jahres übertrafen die eRFP-Raten in diesen Städten das Niveau von 2008 um 6 Prozent. Noch wichtiger ist, dass die Gesamtzahl der eRFPs im Oktober 2012 um 46 Prozent über dem rezessiven Tiefpunkt im Jahr 2009 lag, was das dramatische Ausmaß des Aufschwungs zeigt.
Die Hälfte der 2012 in den fünf Städten der Studie erfassten eRFPs waren für weniger Sitzungen vorgesehen mehr als 50 Personen, was einer Steigerung von 5 gegenüber 2008 entspricht. Im gleichen Zeitraum sank die Anzahl der Veranstaltungen mit 51-100 und 101-250 Teilnehmern um 2 Prozent bzw. 3 Prozent. Der Wechsel zu kleineren Meetings, die Einsparungen bei den Kosten für Flug, Hotel, Essen und Getränke ermöglichen, erfordert eine andere Strategie für die Beschaffung von Hotels und Veranstaltungsorten.
Gleichtägige und eintägige Veranstaltungen machen mehr als ein Drittel (35 Prozent) aus ) der eRFPs, die gegenüber 2008 um 14 Prozent gestiegen sind, zeigt eine deutliche Migration von Unternehmen, um die Kosten zu reduzieren. Darüber hinaus sind zwei- und dreitägige Veranstaltungen von 46 Prozent der eRFPs im Jahr 2008 auf 40 Prozent im Jahr 2012 zurückgegangen. Dieser Trend dürfte die Nachfrage nach mobilen Anwendungen, die Besprechungsaufgaben wie das Herunterladen von Terminkalendern und Sitzungsfeedback straffen, antreiben helfen den Teilnehmern, mehr mit weniger Zeit zu erreichen.
"Unternehmen schätzen die Besprechung von Angesicht zu Angesicht immer noch, aber diese Studie dokumentiert, wie sich die Meeting- und Veranstaltungslandschaft in den letzten vier Jahren verändert hat", sagte JR Sherman, Senior Vice President Business Solutions bei AKTIVES Netzwerk. "Organisationen verwenden Strategien wie das Anpassen der Ereignisgröße, das Wechseln zu lokalen Zielen und das Abhalten kürzerer Besprechungen, um Besprechungskosten zu reduzieren und zu kontrollieren."
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