Auswählen eines Videokonferenzdienstes: Ein Handbuch für Käufer

Videokonferenzen sind zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden, indem sie Remote-Mitarbeiter und -Partner so verbinden, dass Telefonanrufe und E-Mails nicht möglich sind. Die Subtilität der nonverbalen Kommunikation und der Tonfall der Teilnehmer verbessern die Klarheit und Aussagekraft des Gesprächs. In der Geschäftswelt kann dies der Unterschied zwischen einem abgeschlossenen Geschäft und einer verpassten Gelegenheit sein.

Es ist wichtig, den richtigen Videokonferenzdienst für Ihr Unternehmen zu wählen. Wie viele Teilnehmer nehmen regelmäßig an Ihren Gesprächen teil? Müssen Sie andere Anwendungen wie Google Docs in andere Nutzer integrieren? Wie oft beabsichtigen Sie, Videokonferenzen zu nutzen? Sie müssen alle diese Faktoren berücksichtigen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Kaufen Sie alle Schnickschnack könnte sich als eine Verschwendung von Geld, aber Festhalten an einem kostenlosen Dienst bieten möglicherweise nicht alle Funktionen, die Sie benötigen.

Um Ihnen zu helfen, Ihre Auswahl zu beschränken, kompiliert Mobby Business folgendes Anleitung zur Auswahl eines Videokonferenzdienstes, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Sie sind bereits bereit, einen Videokonferenzdienst zu wählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer vollständigen Abdeckung:

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• Bester Videokonferenz-Gesamtdienst für Unternehmen
• Bester kostengünstiger Videokonferenzdienst
• Bester Videokonferenzdienst für viele Teilnehmer
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So wählen Sie den richtigen Videokonferenzservice aus

Wie bei jedem anderen Kauf ist es wichtig zu wissen, was Sie aus Ihrem Videokonferenzdienst herausholen müssen, bevor Sie den richtigen Videokonferenzdienst auswählen Sie. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse; Beispielsweise muss ein großes Unternehmen möglicherweise Dutzende von Teilnehmern gleichzeitig einbinden, während ein kleineres Unternehmen möglicherweise nur Einzelgespräche benötigt. Folgendes sollten Sie zusätzlich zu Ihrem Budget beachten:

• Anzahl der Teilnehmer: Überlegen Sie, wie viele Teilnehmer regelmäßig an diesen Konferenzen teilnehmen werden. Bei einigen Diensten können Sie eine Handvoll Teilnehmer kostenlos verbinden. Wenn Sie also nicht viele Personen verbinden müssen, müssen Sie möglicherweise nicht viel bezahlen. Andere Dienste sind darauf spezialisiert, eine große Anzahl von Benutzern zu verbinden. Einige erlauben sogar unbegrenzten Benutzern, an der Konferenz teilzunehmen. Die Reichweite ist groß. Wenn Sie also wissen, was Sie brauchen, bevor Sie anfangen, können Sie viel Zeit sparen und bestimmen, wie viel Geld Sie ausgeben sollten.
• Benutzerfreundlichkeit: Es spielt keine Rolle, wie viele Teilnehmer Sie haben Sie hosten, wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Software verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Videokonferenzdienst auswählen, der intuitiv und einfach zu navigieren ist. Andernfalls können Sie Präsentationen starten, ohne dass wichtige Teilnehmer zusehen müssen, oder Sie verpassen die Möglichkeit, eine Verbindung herzustellen. Lassen Sie sich nicht nur von einer unfreundlichen Benutzeroberfläche abhalten.
• Arten von Besprechungen: Einige der höherwertigen Dienste ermöglichen es Ihnen, je nach Art der Besprechung verschiedene Räume zu starten. Hättest du gerne Fragen und Antworten zu offenen Foren, in denen jeder Feedback geben kann? Geben Sie eine Präsentation oder einen Vortrag und bevorzugen Sie, dass andere Teilnehmer gedämpft werden? Informieren Sie sich, welche Art von Besprechungen Sie normalerweise hosten, oder wenn Sie eine Vielzahl von Besprechungen hosten, suchen Sie nach einem Dienst, der all Ihre Anforderungen erfüllen kann.
• Mobile Erfahrung: Der Sinn von Videokonferenzen besteht darin, eine Verbindung herzustellen aus der Ferne und manchmal auch von einem mobilen Gerät aus. Ähnlich wie bei der Benutzeroberfläche im Allgemeinen sollten Sie einen Videokonferenzdienst auf Ihren Mobilgeräten sowohl mit Tablets als auch mit Smartphones ausprobieren - um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer, die über Mobilgeräte eine Verbindung herstellen, eine ebenso positive Erfahrung wie die Verbindung über Desktops haben
• Video- / Audioaufnahme: Manchmal ist es hilfreich, die Highlights eines Meetings für später zu speichern. Um sicherzustellen, dass Ihr Videokonferenzdienst über Video- und Audioaufzeichnungsfunktionen verfügt, ist es unerlässlich, dass Sie Besprechungen oder Konferenzen wiederholen. Wenn Ihre Teilnehmer sich nicht gut Notizen machen können, würde ein Online-Archiv vergangener Meetings ihnen vielleicht gut tun. Sie können auch Besprechungsschnipsel für Einführungs- oder Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter speichern.
• Bildschirmfreigabe: Sie können Besprechungen und Präsentationen erheblich verbessern, indem Sie sie interaktiver gestalten. Die Bildschirmfreigabe ist eine zentrale Komponente, um die Teilnehmer zu binden. Wenn Sie die Feinheiten einer Präsentation erläutern oder einem Remote-Mitarbeiter zeigen möchten, wie Sie auf bestimmte Dokumente zugreifen, kann Screen Sharing Ihnen dabei helfen.
• Anwendungsintegration: Viele Videokonferenz-Plattformen ermöglichen die Integration von Drittanbietern -Party-Anwendungen wie Microsoft PowerPoint. Die gemeinsame Nutzung von Software, die Sie bereits in einem Videokonferenzsystem besitzen, kann Ihnen beim Importieren von Präsentationen und Dokumenten helfen. Darüber hinaus verfügen viele Dienste über Notizenfunktionen, und einige ermöglichen es den Teilnehmern, mit eigenen Notizen in die Aktion einzusteigen. Überlegen Sie sich, welche Anwendungen Sie in Ihrem Konferenzsystem verwenden müssen und wie viel Einfluss die Teilnehmer auf ein Meeting haben können.
• Kundensupport: Die Qualität des Kundenservice eines Unternehmens ist das Wichtigste. Es lohnt sich wahrscheinlich, die Kundendienstleitung anzurufen, bevor Sie sich entschließen, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie es Sie behandeln wird. Wenn etwas schief geht, benötigen Sie eine technische Unterstützungslinie, die schnell und präzise reagiert und Sie mit der Seriosität und dem Respekt behandelt, die Ihr Unternehmen verdient.

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse ermittelt haben, ist es hilfreich, verfügbare kostenlose Testversionen zu durchsuchen Spiel mit den Systemen herum. Viele Videokonferenzdienste bieten kostenlose Testversionen an, die von einer Woche bis zu einem Monat dauern. Einige bieten sogar kostenlose Testversionen an, bis eine bestimmte Datenmenge verwendet wird. Es gibt keine Notwendigkeit, blind zu gehen, wenn Unternehmen so viele Testläufe anbieten. Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen und stellen Sie sicher, dass ein Service wirklich Ihren Anforderungen entspricht und Ihre Prioritäten zufriedenstellend erfüllt, bevor Sie kaufen.

Ratschläge der Experten

Bevor Sie weiter auf der Suche nach dem richtigen Videokonferenzservice sind, hier Ein paar Ratschläge von Branchenexperten, was man im Auge behalten sollte und welche Fragen man stellen sollte. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie einige der häufigsten Fallstricke vermeiden, die bei Videokonferenzen auftreten.

Überprüfen Sie die Kompatibilität mit anderen Diensten.
"Wenn Sie mehr als ein Tool verwenden, stellen Sie sicher, dass sie zusammenarbeiten. Es gibt eine Menge proprietärer Dinge da draußen, kaufe keine Dienste oder Produkte, die dich einschränken, weil es besonders ein Problem ist, wenn jemand außerhalb deiner Organisation einen anderen Dienst nutzt. " - Michael Helmbrecht, Leiter Produkt- und Operationsoffice bei Lifesize

Bewerten Sie das Support-Niveau.

"Wenn Sie Anbieter von Konferenzsoftware in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass sie den Grad an Kundenservice und technischer Unterstützung bieten Was passiert, wenn Sie ein Problem haben? Ist jemand rund um die Uhr verfügbar, um Sie durch die Fehlerbehebung zu führen? Wird vor Ihrem ersten Web-Meeting eine Schulung durchgeführt? " - Dennis Collins, Senior Director Marketing bei West Unified Communication Services

Was hält die Zukunft?

Videokonferenzen erweiterten die menschliche Kommunikation in einer Weise, die das Telefon mehr als anderthalb Jahrhunderte früher machte . Auf die gleiche Weise bieten aufkommende Technologien heute bereits das Versprechen, Videokonferenzen nach unserem Verständnis zu verbessern und zu revolutionieren. Insbesondere die Integration von Augmented Reality (AR) oder Virtual Reality (VR) in Videokonferenzen kann zu einer immersiveren und eindrucksvolleren Erfahrung führen.

"Ich denke, AR und VR sind vielversprechend", sagte Helmbrecht. "Heute sind sie in sehr spezifischen Anwendungen, aber ich denke, dass die Technik, besonders auf der tragbaren Seite, sich entwickeln wird. Das nächste Stück Brücken zu AR und VR ist nur viel reichhaltiger Inhalt ... und interaktiver zu sein, während man immersiv ist und ansprechende Videoerfahrung. "

Stellen Sie sich vor, Sie stehen mit Ihren Geschäftspartnern in einem virtuellen Raum und diskutieren über Operationen inmitten einer Flut von interaktiven Charts, Schaltplänen und Prototypen. AR und VR eröffnen der Welt der Videokonferenzen die Möglichkeit, über große geografische Distanzen hinweg zusammenzuarbeiten, als wären die Teilnehmer physisch im selben Raum. Diese Zukunft nähert sich schnell, während sich die Technologie entwickelt; Videokonferenzen werden erst im digitalen Zeitalter zu einem festeren Bestandteil des Geschäfts werden.

Einige Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.

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