E-Mail-Etikette: Die Dos and Don'ts von professionellen E-Mails

Reagieren auf E-Mails ist eine Notwendigkeit in der Geschäftswelt, aber die Zeit zu nehmen, eine nachdenkliche, höfliche Antwort auf jeden einzelnen zu tippen kann einen guten Teil Ihres Tages aufessen. Google hat dem Posteingang von Google Mail und Google Allo eine Smart Reply-Funktion hinzugefügt, die es E-Mailern ermöglicht, basierend auf dem E-Mail-Text schnelle, automatisch generierte Antworten auszuwählen.

Es gibt zwar eine Zeit und einen Ort dafür, Zufällige Antworten auf professionelle E-Mails könnten laut Sharon Schweitzer, Gründer von Protocol & Etiquette Worldwide, mehr schaden als nutzen. Automatisierte Antworten können die Verbindungen zwischen Sendern und Empfängern reduzieren, und das Erstellen von eher generischen als benutzerdefinierten E-Mails kann zu Fehlkommunikation führen.

Jodi RR Smith, Inhaber der Etikette Beratungsunternehmen Mannersmith, und Schweitzer teilen ihren Rat für die ordnungsgemäße und professionelle E-Mails halten einige wichtige Dos und Don'ts, und wann die CC und BCC Optionen zu verwenden sind.

Das Dos

Do: Richtige Anrede verwenden

Das Öffnen einer E-Mail mit "Hi" oder "Hey" ist für Kollegen OK Sie sind freundlich mit, aber für neue Kontakte empfahl Schweitzer, Ihre E-Mail mit einer richtigen, respektvollen Begrüßung wie "Guten Morgen", "Guten Tag", "Guten Abend" oder "Hallo" zu beginnen.

"'Gut Tag 'oder' Grüße 'sind andere Ausdrücke, die häufig in der internationalen Arena verwendet werden ", fügte sie hinzu.

Do: Korrektur lesen

Bevor Sie senden, sollten Sie Ihre E-Mail sorgfältig Korrektur lesen und bearbeiten. Sie sollten nach Rechtschreibfehlern, Homonymen, Grammatik und Interpunktionsfehlern suchen, sagte Smith. Unvorsichtige E-Mail-Fehler werden Ihre Empfänger nur schlecht aussehen lassen.

"Diese Fehler sehen unprofessionell aus und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail ernst genommen wird", fügte Schweitzer hinzu. "E-Mail-Software wird mit vielen professionellen Tools wie dem Rechtschreibprüfungsprogramm ausgeliefert. Verwenden Sie sie."

Machen Sie: Bleiben Sie präzise

Es ist immer am besten, Ihre E-Mails kurz und bündig zu halten. E-Mails sollen nicht so kurz sein wie Textnachrichten, sagte Smith, aber sie sollen eine Form der schnellen Kommunikation sein. Wenn Ihre E-Mail zu wortwörtlich ist, versuchen Sie, sie etwas übersichtlicher zu gestalten.

"Empfänger werden nur die erste oder zwei Zeilen lesen, bevor Sie entscheiden, ob Sie [eine E-Mail] behalten oder löschen", sagte Smith. "Sei dir sicher, dass du sagst, was du sagen musst."

Tu: Behalte Ruhe

Schicke niemals eine E-Mail, während du wütend oder anderweitig emotional bist, rät Smith. Versuchen Sie stattdessen, sich zu beruhigen und sprechen Sie dann mit der Person, die Sie von Angesicht zu Angesicht oder über das Telefon sprechen müssen, wenn eine persönliche Besprechung nicht möglich ist. Dies könnte Ihnen helfen, eine unnötige Auseinandersetzung zu vermeiden, sagte Smith.

Die Don'ts

Nicht: Verwenden Sie Buzzwords

Akronyme und Buzzwords können Empfänger verwirren und Sie unprofessionell aussehen lassen, sagte Smith. Bleiben Sie dabei, ganze Wörter zu schreiben und verwenden Sie die Begriffe des Laien, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Es können jedoch Ausnahmen gemacht werden, je nachdem, an wen Sie E-Mails senden. Zum Beispiel können Akronyme in gelegentlichen internen E-Mails akzeptiert werden, aber jede E-Mail, die Sie senden - insbesondere an Kunden - sollte in leicht verständlicher Sprache geschrieben werden, sagte Smith.

Nicht: Machen Sie jemanden auf

E-Mails kann schnell und einfach geteilt werden, und es gibt Konsequenzen, um andere in der dauerhaften digitalen Kommunikation herabzusetzen. Vermeiden Sie es, sich selbst zu peinigen - oder schlimmer noch, Ihren Job zu verlieren, indem Sie sicherstellen, dass Sie keine Kollegen oder Geschäftspartner beleidigen.

"Sie wollen nichts Schlechtes über jemanden in einer E-Mail sagen", sagte Smith. "Es ist einfach zu leicht, dass es weitergeleitet wird und dass es von jemandem gelesen wird, für den es nicht bestimmt ist."

Nicht: schlecht interpunktieren

Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, behalten Sie die Ausrufezeichen auf ein Minimum. Ein Ausrufezeichen ist zu viel, sagte Smith. Halten Sie Ihre Interpunktion professionell, und wenn Sie nicht mit dem beabsichtigten Empfänger einverstanden sind, sagte Smith, dass Sie Emoticons auch in E-Mails vermeiden sollten.

"Diese kleinen blinkenden Symbole sind für SMS gedacht", sagte Schweitzer. "Sie sind in einer geschäftlichen E-Mail unangemessen und unprofessionell. Emoticons können E-Mails an einen Spam-Filter oder ein Junk-Postfach umleiten."

Nicht: Vergesst die Konversation näher

Beendet Ihre E-Mail mit einem Abschluss wie "am besten" "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Danke" oder einem anderen geeigneten Satz.

"Indem der Empfänger erfährt, dass eine Antwort nicht erforderlich ist, wird der E-Mail-Zyklus nicht ewig fortgesetzt", sagte Schweitzer .

Weitere nähere Optionen sind "keine Antwort erforderlich", "Nochmals vielen Dank", "Wir sehen uns bei der Besprechung" und "Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich Ihnen weiterhelfen kann."

Wie CC und BCC richtig

Die Durchschlagkopie (CC) und die Blindkopie (BCC) sind knifflig. Manchmal sind sie nützlich, aber wenn sie unsachgemäß verwendet werden, können sie problematisch sein.

Wenn Sie die CC-Funktion verwenden, meinte Smith, dass weniger mehr ist. Sie müssen auch darüber nachdenken, was Sie senden und wie wichtig es für andere ist.

"Überlegen Sie wirklich, wer in dieser Kommunikation auf dem Laufenden sein muss", sagte Smith. "Brauchen sie diese Informationen oder gibt es etwas, das sie der Konversation hinzufügen können?"

Schweitzer fügte hinzu, dass die Leute manchmal so stolz auf ihr Arbeitsprodukt sind, dass sie ein Dutzend Empfänger in der CC-Linie hinzufügen und sich dann im Rampenlicht sonnen des Nachglühens, wenn alle darüber berichten, wie viel oder wie gut sie es tun. Dies kann als Slick-Prahlerei, Schrei nach Aufmerksamkeit oder Selbstbezogenheit interpretiert werden, also behalte CCs nur für diejenigen, die es wissen müssen.

Die BCC-Funktion erlaubt es, jemanden zu einer E-Mail-Konversation hinzuzufügen, ohne dass es andere wissen kann etwas schwieriger zu bestimmen sein, wann oder ob es richtig ist, es zu benutzen. Smith sagte, dass es manchmal Zeiten gibt, in denen das BCC-Ingrid eine gute Idee ist.

• Wenn du etwas planst, aber nicht jeder in der Konversation kennt, nutzt BCC die E-Mails aller, bis sie bereit sind, sie zu teilen mit der Gruppe.
• Wenn Sie aufgefordert wurden, eine Aufgabe abzuschließen, wenn Sie den Anforderer über BCC hinzufügen, wird dieser Person mitgeteilt, dass die Aufgabe in Bearbeitung ist.
• Wenn Sie mit einem unzufriedenen Kunden korrespondieren Ihr Chef wird sicherstellen, dass er oder sie nicht überrumpelt wird, sollte der Kunde anrufen.

Smith sagte, es sei das Beste, diejenigen, die nicht in die Kategorie "müssen es wissen" fallen zu lassen E-Mail und reduzieren Sie die Unordnung in ihrem Posteingang. Und wenn Sie nicht sicher sind, sagte Smith, der beste Ansatz wäre, die Person zu fragen, die CC oder BCC haben soll, wenn sie mit einbezogen werden möchten.

Weitere Business-Etikette-Tipps finden Sie in diesem Mobby Business Guide .

Einige Quelleninterviews wurden für eine vorherige Version dieses Artikels durchgeführt.

Drei Schritte, um ein besserer Anführer zu werden

Nur weil du der Chef bist, heißt das nicht, dass du ein guter Anführer bist. Fragen Sie einfach Ihre Mitarbeiter. Eine Führungskraft zu sein ist nicht einfach und es ist nicht immer etwas, was natürlich ist. Ritch K. Eich, Inhaber von Eich Associated, einer in Kalifornien ansässigen Führungs-, Marketing- und Kommunikationsfirma, hat ein paar Tipps, die Ihnen helfen sollen ein besserer Anführer.

(Führung)

So wählen Sie eine Wohltätigkeitsorganisation aus

Sie möchten, dass Ihr Unternehmen einen Weg findet, etwas zurückzugeben zu Ihrer Gemeinde, aber die Wahl, welche Wohltätigkeitsorganisation unterstützt werden soll, kann eine echte Herausforderung sein. Paul Damico, Präsident des in Atlanta ansässigen Moe's Southwest Grill, einem Fast-Casual-Restaurant-Franchise mit mehr als 420 Restaurants, hat sich diesem Dilemma gegenübergestellt.

(Führung)