Korrekte Kommunikation am Arbeitsplatz im Zeitalter von Chat und Text
Kommunikationswerkzeuge haben in den letzten 20 Jahren sprunghaft zugenommen. Wir sind von Telefonanrufen und Faxen zu E-Mails und Texten übergegangen. Mit diesen Änderungen kam eine neue Sprache und neue Regeln für professionelle Kommunikationsetikette. Experten rieten dazu, Humor aus E-Mails zu lassen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden, und es kam zu Diskussionen über Anreden und Signaturen in Antworten und Weiterleitungen, ganz zu schweigen von dem Kampf um persönliche Zitate in Signaturblöcken.
Flash forward to today. Viele Produktivitäts-Tools beinhalten jetzt Instant Messaging in ihren Teambereichen und haben diese Herausforderung mit der Einführung von Emoticons in ihren Systemen einen Schritt weitergebracht. Während viele von uns Smiley-Gesichter, traurige Gesichter und "LOL" in unserer täglichen informellen Kommunikation mit Freunden und Familie verwenden, sollten sie in der professionellen Korrespondenz verwendet werden?
"Diese Arten von Kommunikationswerkzeugen ermöglichen Flexibilität", sagte Dennis Collins, Senior Director Marketing bei West Unified Communications. "Oftmals wird den Kommunikationstools vorgeworfen, nicht der Benutzer für unangemessene Verwendung verantwortlich zu sein. Stattdessen sollten sich Manager auf die Ergebnisse verstärkter und sofortiger Kommunikation konzentrieren und nicht die Mittel, um dorthin zu gelangen."
Die Vor- und Nachteile der digitalen Kommunikation tools
Es gibt viele positive Aspekte für die Verwendung von Slack, Teamwork Chat und der Vielzahl ähnlicher Kommunikationswerkzeuge. Sharon Schweitzer, Experte für internationale Geschäftsetiketten, Autorin und Gründerin von Access to Culture, erklärte, dass Collaboration Tools den Teams eine Plattform bieten, auf der sie Projekte diskutieren und entwickeln können, so dass alle ihre Ideen teilen und festigen können.
"The open Der Austausch zwischen Kollegen ermöglicht es ihnen, Informationen so schnell wie möglich zu übermitteln und zu empfangen, die Produktivität zu steigern und die teamübergreifende Kommunikation zu verbessern ", sagte sie. "Für ein Projekt, das mehrere Teams oder Personen umfasst, die remote arbeiten, helfen diese Apps dabei, Mitarbeiter neu zu verbinden, Fortschrittsaktualisierungen bereitzustellen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Apps bieten auch eine designierte Plattform für die Kommunikation am Arbeitsplatz, ohne Ablenkungen von Facebook Messenger oder Google Chat Effizienz. "
Den offenen Austausch zu leiten, kann eine Herausforderung sein. Während Collins Kleinunternehmer und Manager dazu ermutigt, sich der Technologie zu stellen und mit dem Strom zu gehen, regt er auch an, Parameter zu setzen.
"Setzen Sie Erwartungen", sagte er, "und bieten Wegweiser für ihre Verwendung. Die Angemessenheit verschiedener Medien macht a Unterschied: Sie können in einer E-Mail einen Weg "sprechen" und dasselbe Gefühl in einer Chat-Nachricht ausdrücken, nur anders wegen der eher informellen Natur. "
Dies schließt die Verwendung von Emoticons ein. Collins hat mehrere Gründe, warum Emoticons in Chats eine gute Sache sind, vor allem, wenn es um den Kontext geht.
"Inhalt, der nicht relevant ist, ist nur Rauschen", sagte er. "Wir werden mit Inhalten überflutet. Aber wenn Inhalt Kontext hat, ist es leichter zu verstehen. Emoticons stellen diesen Kontext bereit, machen eindimensionale Nachrichten robuster und zeigen Flexionen." Es gibt an, was die Person sagt, ein visuelles Kommunikationsgefühl und fügt eine zusätzliche Schicht hinzu, um zu sagen, ob die eingegebenen Wörter zum Beispiel als Witz, ernst oder sarkastisch gemeint sind.
Sofortige Kommunikation hat auch andere Vorteile. Es bricht hierarchische Grenzen ab. Statt einer E-Mail an einen Chef, dann eine weitere an ihren Chef, eine an den großen Chef und wieder zurück, kann jetzt eine Frage in Echtzeit gestellt werden. Da die Menschen nicht die Aufmerksamkeitsspanne haben, die sie früher gewohnt waren, rufen kürzere Nachrichten mit höherer Häufigkeit bessere und unmittelbarere Antworten hervor und halten ein Projekt vorwärts, anstatt auf eine Frage und Antwort zu warten, die die Leiter hoch und wieder hinunter geht.
Es kann auch einen Nachteil für die Verwendung von Emoticons innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation geben. Laut einer neuen Studie von der Universität Amsterdam führt die Einbeziehung von Smileys in Ihre E-Mail-Korrespondenz dazu, dass Sie als weniger kompetent wahrgenommen werden. Wenn das ein Problem ist, hat Schweitzer einige Ratschläge: Für einen professionellen Austausch lassen Sie die Emojis, LOLs und Meme aus.
"Denken Sie daran, dass Ihre Online-Arbeitsplattform in erster Linie eine professionelle Sphäre ist, die einen effizienten und effektiven Dialog ermöglicht", empfahl sie. "Ihre Kollegen mit GIFs zu spammen ist ein sicherer Weg, um Probleme zu verursachen und Ihre Teamkollegen zu irritieren. Halten Sie Ihre Nachrichten kurz und bündig."
Sie befürwortet auch die Verwendung professioneller Kommunikationsplattformen nur intern. "Externe Tools können private, vertrauliche, markenrechtlich geschützte, finanzielle oder andere sensible Informationen der Öffentlichkeit oder den Wettbewerbern aussetzen. Öffnen Sie den Kanal für die internen Gruppen, die zusammenarbeiten, und stellen Sie sicher, dass die Konversation für alle, die nicht an der Projekt. "
Ein weiteres Negativ ist die Nutzung der Plattformen für das persönliche Geschäft. Es sollte nicht verwendet werden, um Nachrichten an Kollegen über nicht-geschäftliche Themen wie Wochenendpläne oder persönliche Probleme zu senden.
Beratung für Manager und Mitarbeiter
Innerhalb einer Organisation jedoch die Verwendung von gemeinsamen Emojis, Meme und GIFs können Bekanntheit fördern und das Teamwork-Feeling fördern. Der Schlüssel ist die Bereitstellung und Durchsetzung der Richtlinien für geeignete Arten der Kommunikation über das Arbeitsplatz-Kommunikationswerkzeug und -kanal.
"Nutzen Sie es als eine Führungsgelegenheit", sagte Collins, "keine Chefaktion. Setzen Sie sich mit dem Team und erklären Protokoll für interne und externe Kommunikation und arbeiten Sie gemeinsam an diesen Protokollpunkten Erklären Sie, was in Ordnung ist und was nicht Ist einmal bestimmt, überwachen und engagieren - üben Sie, was Sie predigen.
"Das Management kann mit HR koordinieren, um schriftliche Richtlinien vorzubereiten für die Nutzung der Plattform ", fügte Schweitzer hinzu. "Personalverantwortliche können Mitarbeiter über die Funktion, die Werkzeuge und die Richtlinien der Plattform schulen und informieren, so dass ihre Verwendung professionell bleibt. Richtlinien verhindern persönliche und nicht autorisierte Nutzung (z. B. Büroklatsch). Weisen Sie Mitarbeiter an, keine persönlichen oder sensiblen Nachrichten zu senden Wie bei jedem Online-Messaging-System sind Nachrichten nicht vertraulich. "
Um zu verhindern, dass Ihr Team durch Benachrichtigungen abgelenkt wird, erstellen Sie eine Verwaltungsüberschreibung oder -richtlinie, die ihre Einstellungen so vornimmt, dass sie nur Warnungen erhalten und ihre Arbeitsgruppe. Dies verringert die verschwendete Zeit und erhöht die Produktivität.
Heben Sie abschließend hervor, dass eine Messaging-Plattform kein Ersatz für persönliche Besprechungen, Telefonanrufe oder Videokonferenzen ist, die alle eine angenehmere und effektivere Kommunikation ermöglichen. Während Online-Apps praktisch sind, sollten sie niemals zwischenmenschliche Interaktionen in Echtzeit ersetzen. Es ist in Ordnung, sofort zu sehen, ob jemand für Gespräche zur Verfügung steht, aber Diskussionen über die Substanz sollten immer noch persönlich stattfinden. Kein elektronisches Smiley oder "LOL" kann den Platz eines wahren Lächelns oder eines Teams einnehmen, das lacht, diskutiert und zusammenarbeitet.
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