Dokmee Cloud Review: Beste Low-Cost-Dokumentenverwaltungssoftware


Dokmee Cloud Review: Beste Low-Cost-Dokumentenverwaltungssoftware

Unsere Forschung und Analyse von Dokumentenmanagementsystemen im Jahr 2018 empfiehlt uns erneut, die Dokmee Cloud als bestes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen mit kleinem Budget zu empfehlen. Wir haben Dokmee Cloud aus Dutzenden gewählt von Dokumentenmanagementsystemen, die wir in Betracht gezogen haben. Um unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Dokumenten-Management-Systemen zu lesen, besuchen Sie unsere Best Picks-Übersichtsseite.

Dokmee Cloud ist ein kostengünstiges System von Office Gemini, das von jedem Computer aus ausgeführt werden kann oder mobiles Gerät, das mit dem Internet verbunden ist. Das Cloud-basierte System hat fünf Preispläne, einschließlich eines kostenlosen.

Unternehmen mit einem Budget werden am meisten von den niedrigen Kosten der Dokmee Cloud angezogen. Da es keine Software zum Kauf gibt, zahlen Sie eine monatliche Gebühr für den Service, anstatt große Vorlaufkosten.

Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen helfen, die für Sie richtige auszuwählen, verwenden Sie den Fragebogen unten, damit unsere Schwesterseite BuyerZone Ihnen Informationen von verschiedenen Anbietern kostenlos zur Verfügung stellt:

Hier finden Sie eine Aufstellung der Preise von Dokmee Cloud Pläne:

  • Frei
  • Erster Benutzer inklusive
  • Einzelner Benutzer
  • Nur E-Mail-Support
  • Kostenlose mobile App
  • 29 $ pro Monat
  • Erster Benutzer enthalten
  • $ 15 für jeden weiteren Benutzer
  • E-Mail-Support
  • Kostenlose mobile App
  • $ 39 pro Monat
  • Erster Benutzer
  • $ 15 für jeden weiteren Benutzer
  • E-Mail-Unterstützung
  • Kostenlose mobile App
  • 59 $ pro Monat
  • Erster Benutzer
  • 15 $ für jeden weiteren Benutzer
  • E-Mail-Unterstützung
  • Kostenlose mobile App
  • $ 99 pro Monat
  • Erster Benutzer eingeschlossen
  • $ 15 für jeden weiteren Benutzer
  • E-Mail-Unterstützung
  • Kostenlose mobile App

Jeder Plan enthält alle Funktionen, die Dokmee Cloud bietet. Selbst der kostenlose 2GB-Plan bietet genau so viel Funktionalität wie die teureren Optionen. Das ist bei den meisten anderen Systemen, die wir in Betracht gezogen haben, nicht der Fall.

Uns gefällt, dass Sie mehrere Pläne haben, aus denen Sie auswählen können, je nachdem, wie viel Sie bereit sind zu zahlen. Während einige der anderen Anbieter eine Auswahl an Plänen anbieten, haben nur sehr wenige diese große Vielfalt.

Kleine Unternehmen werden von der Einfachheit dieses Systems beeindruckt sein. Da es Cloud-basiert ist, kann es in wenigen Minuten einsatzbereit sein. Es gibt keine Software für die Installation, Wartung oder Aktualisierung, die für kleine Unternehmen ohne IT-Mitarbeiter wertvoll sein kann.

Damit Ihre Daten in der Cloud geschützt sind, stellt Dokmee sein System in einem sicheren Rechenzentrum mit eingeschränkten Möglichkeiten zur Verfügung Keycard-Zugriff und Videoüberwachung. Um das Herunterfahren des Systems zu verhindern, gibt es außerdem einen elektrischen Strompfad mit doppelter Verteilung in das Rechenzentrum, ein unterbrechungsfreies Stromversorgungssystem mit 24 Stunden Batteriestrom-Backup, einen Vor-Ort-Standby-Generator mit automatischem Transferschalter und Brennstofflager vor Ort. All diese Fail-Safes können Ihnen ein wenig mehr Sicherheit geben, dass Ihre Daten nicht nur sicher gespeichert werden, sondern auch wenn Sie sie benötigen.

Die Benutzeroberfläche des Systems ist besonders attraktiv. Die Homepage ist mit bunten Kacheln für jeden Abschnitt gefüllt, wie z. B. Ordner / Dateien, Suchen, Scannen, Dateien hochladen, Workflow-Posteingang und Audit-Bericht. Diese Einrichtung gehört zu den am einfachsten zu navigierenden Dokumentenverwaltungssystemen, die wir analysiert haben.

Um Dokumente zu speichern, verwendet Dokmee Cloud einen traditionellen Aktenschrank-und-Ordner-Ansatz. Sie können so viele Schränke und Ordner in ihnen erstellen, wie Sie möchten. Sie können Dokumente speichern, indem Sie Dateien von Ihrem Computer hochladen oder ziehen und ablegen und direkt in das System einlesen.

Um das Hinzufügen von Dateien ein wenig einfacher zu machen, lässt sich Dokmee Cloud in Microsoft Office integrieren. Mit dieser Integration können Sie die Dateien, an denen Sie gerade arbeiten, in Word, Excel oder Outlook mit einem Klick in Ihre Schränke und Ordner speichern.

Die Suche nach Dateien ist ebenfalls einfach. Sie können nicht nur die Schränke und Ordner durchsuchen, um Dokumente zu suchen, sondern auch eine erweiterte Suche durchführen, mit der Sie Dateien anhand verschiedener Faktoren finden können, z. B. Dateityp, Datum des Einlegens in das System und bestimmte Schlüsselwörter innerhalb des Inhalts

Obwohl dies ein kostengünstiges System ist, bietet es viele nützliche Funktionen. Obwohl die cloudbasierte Lösung nicht über alle Tools verfügt, die das selbst gehostete System von Dokmee enthält, hat es die wertvollsten.

Einer der größten Vorteile dieses Systems ist, dass es, da es auf der Cloud basiert, Es ist von jedem Computer mit einer Internetverbindung zugänglich. Unabhängig davon, wo Sie sich befinden, haben Sie vollen Zugriff auf das System.

Sie können das System auch über die Dokmee Mobile App aufrufen, die auf Android-, iOS- und Windows-Geräten verfügbar ist. Es bietet Zugriff auf jede Datei und ermöglicht es Ihnen, Notizen zu Dokumenten hinzuzufügen, frühere Versionen anzuzeigen und per E-Mail zu versenden. Die Dokmee-App gehört zu den beeindruckendsten, die wir bei der Recherche von Dokumentenmanagement-Systemen gefunden haben.

Die Sicherheitseinschränkungen und das Audit-Protokoll ermöglichen eine strenge Kontrolle darüber, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur die Dokumente sehen, die sie benötigen, können Sie Einschränkungen für die Schränke festlegen, auf die sie zugreifen können. Darüber hinaus speichert das Überwachungsprotokoll detailliert, wann und von wem welche Dateien angezeigt werden und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Sie können Dokumente auch im System bearbeiten. Sie können Änderungen an Dateien vornehmen, frühere Versionen anzeigen, Dateien zusammenführen sowie Dateien und Ordner ausschneiden, kopieren und einfügen. Diese Tools machen es überflüssig, die Dokumente in einem separaten Programm zu öffnen, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Weitere Funktionen sind die Möglichkeit, Dokumente im PDF-, TIFF- oder JPG-Format in das System zu scannen; die Möglichkeit, Workflows einzurichten, um Projekte und Aufgaben auf dem richtigen Weg zu halten und voranzutreiben; und die Möglichkeit, einen Favoritenordner für die Dokumente zu erstellen, die Sie regelmäßig verwenden.

Unsere Erfahrung mit dem Kundenservice von Dokmee war positiv. Für jede Frage gab der Vertreter detaillierte Antworten, die uns ein klares Verständnis davon vermittelten, wie das System funktioniert. Wir waren mit der Zeit zufrieden, die der Vertreter nahm, um unsere Fragen zu beantworten. Im Gegensatz zu einigen anderen Anbietern, die versuchten, uns vom Telefon zu stürzen, war klar, dass der Dokmee-Vertreter sicherstellen wollte, dass wir verstanden haben, was das System bietet.

Dokmee bietet auch Hilfe über Live-Chat, ein Feature, das nicht alle Konkurrenten sind Angebot. Wir haben es getestet, indem wir zu verschiedenen Zeiten des Tages verschiedene Fragen gestellt haben und jedes Mal wurden unsere Fragen sofort beantwortet. Nach unserer Erfahrung mit anderen Anbietern, die Live-Chat anbieten, blieben unsere Fragen manchmal unbeantwortet oder es wurde uns mitgeteilt, dass niemand verfügbar sei und stattdessen unsere Anfrage per E-Mail verschicken.

Der Kundendienst ist zwischen 8:00 und 17:00 Uhr per Telefon, E-Mail oder Live-Chat verfügbar 11 Uhr CT Montag bis Donnerstag und 8.00 bis 19.00 Uhr am Freitag. Nur wenige der von uns betrachteten Anbieter bieten Unterstützung zu später Stunde.

Auch eine gründliche Benutzerführung ist in das System integriert. Es beantwortet Fragen zu Dingen wie das Anmelden und Erstellen von Aktenschränken und das Hochladen von Dateien und das Erstellen von Workflows.

Die größte Einschränkung von Dokmee Cloud ist, dass es nicht alle Schnickschnacks hat nicht nur von seinen Wettbewerbern, sondern auch vom firmeneigenen System angeboten. Einige der fehlenden Funktionen sind die Möglichkeit, Zugriffsbeschränkungen nach Ordner und Datei festzulegen und ein OCR-Tool zu verwenden. Darüber hinaus ist es nicht mit anderen Programmen als denen in Microsoft Office integriert.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie, abhängig vom gewählten Plan, möglicherweise keinen Telefon-Support haben. Das Fehlen bestimmter Merkmale und Unterstützung ist jedoch der Kompromiss für solch niedrige Kosten. Wenn diese zusätzlichen Funktionen für Sie wichtig sind, empfehlen wir Ihnen, ein anderes Dokumentenverwaltungssystem in Erwägung zu ziehen. Wenn Sie dies tun, seien Sie bereit, wesentlich mehr dafür auszugeben.

Bereit, ein Dokumentenmanagementsystem zu wählen? Hier ist eine Zusammenfassung unserer vollständigen Abdeckung:

  • Dokumentenmanagement-Systeme: Ein Einkaufsführer
  • Best Document Management Software und Systeme 2018
  • Best Document Management System Gesamt
  • Beste Dokumentenverwaltung für kleine Unternehmen
  • Beste Verwaltung mobiler Dokumente


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