Denken Sie, bevor Sie schreiben: 7 Möglichkeiten, Ihre E-Mails professioneller zu machen

Trotz der zahlreichen digitalen Kanäle, die heute genutzt werden, um sich am Arbeitsplatz zu verbinden, bleibt E-Mail eines der am häufigsten verwendeten professionellen Kommunikationswerkzeuge. Egal, ob Sie mit einstellenden Managern, derzeitigen Arbeitgebern oder Kollegen interagieren, Sie möchten in Ihren Nachrichten so gut wie möglich arbeiten.

Mobby Business hat Geschäfts- und Karrierefachleute um Rat gefragt. Stellen Sie Ihren besten virtuellen Fuß jedes Mal nach vorne, wenn Sie Send mit diesen Tipps drücken:

Denken Sie daran, dass jeder es lesen kann, sobald es gesendet wird.

Wie jede geschriebene Nachricht auf einer Online-Plattform sind Ihre Wörter nicht privat. Wenn Sie mit Ihrer E-Mail nicht einverstanden sind, sollten Sie sie nicht senden. Sie können Ihre Nachricht nach der Zustellung nicht zurücknehmen. Seien Sie also vorsichtig, was Sie eingeben.

"Bevor Sie auf Senden drücken, fragen Sie sich immer:" Ich wäre stolz auf diese E-Mail, wenn sie auf der Titelseite der Zeitung wäre ? ' Denn das, was geschrieben wird, kann leicht mit anderen geteilt werden ", sagte Jennifer Brown, Gründerin und CEO von PeopleTactics.

Machen Sie das Beste aus Ihrer Unterschrift.

Signaturen ermöglichen Ihren Empfängern, ein Gefühl dafür zu bekommen, wer Sie sind professionelle Ebene. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Titel, den Firmennamen, zusätzliche Kontaktinformationen, soziale Medien und Websites angeben, sagte Lisa Chase Patterson, Präsident der The Book Bank Foundation.

Außerdem, wenn Sie Ihre E-Mail von Ihrem Desktop und Telefon verwenden, ist es wichtig, dass Sie stimmen mit Ihrer Unterschrift auf beiden Geräten überein, sagte Zach Feldman, Chief Academic Officer und Mitbegründer der New York Code + Design Academy. Es ist unprofessionell, Nachrichten mit grundlegenden Signaturen wie "Gesendet von meinem iPhone" zu signieren. [Über die iPhone Mail App mit diesen E-Mail-Apps für iOS hinausgehen.]

Vorlagen für häufig verwendete Antworten erstellen.

Wenn Sie häufig gestellte Fragen erhalten, ist es ratsam, Vorlagen zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie mit jeder Antwort eine entsprechende Rückmeldung geben. Dies spart Ihnen Zeit, einzigartige, angemessene Nachrichten zu artikulieren, sagte Lori Bruhns, Eigentümerin und Präsidentin von Lori Bruhns LLC.

"Nach meiner Erfahrung können die E-Mail-Antworten der meisten Experten so leicht und so geringfügig wie möglich abgefasst und personalisiert werden auf die spezifische E-Mail reagiert werden ", sagte sie. "Ich schlage vor, an die drei häufigsten E-Mails zu denken, die am häufigsten eingegangen sind."

Halten Sie es einfach und übersichtlich.

Die Formatierung Ihrer E-Mails ist genauso wichtig wie die von Ihnen gewählten Wörter. Um Ihre E-Mails effizient zu präsentieren, verwenden Sie Aufzählungszeichen für wichtige Elemente, sagte Cynthia Bazin, Präsidentin von SmartChic. Dies ermöglicht es den Empfängern, Ihre E-Mails zu scannen und den Gesamtzweck zu bestimmen, den die meisten Profis schätzen werden, fügte sie hinzu.

Todd Horton, Gründer und CEO von KangoGift, empfiehlt, E-Mails einfach zu halten. Stellen Sie nicht zu viele Fragen und erwarten Sie eine schnelle Antwort, sagte er. Beschränken Sie sich stattdessen auf nur eine Hauptfrage oder einen Hauptpunkt pro E-Mail.

"Das macht zwei Dinge: Es hilft, die Nachricht einfacher zu verarbeiten und für den Empfänger übersichtlicher zu gestalten", fügte Horton hinzu.

Immer Korrekturlesen.

Fehler, Tippfehler und stilistische Fehler können Sie unprofessionell oder inkompetent erscheinen lassen. Korrekturlesen ist für das Üben wichtig, bevor man eine E-Mail sendet.

"Wenn Sie Ihre Gedanken niederschreiben und nicht vorlesen, bevor Sie Send drücken, kann das jede Hoffnung auf Professionalität zunichte machen", sagte Ed McMasters, Direktor für Marketing und Kommunikation bei Flottman Company

Um das versehentliche Senden einer unvollständigen E-Mail zu vermeiden, fügen Sie die Adresse Ihres Empfängers hinzu, nachdem Sie Ihre Nachricht geschrieben und bearbeitet haben.

"In jeder E-Mail, geschäftlich oder nicht, lege ich die E-Mail-Adresse des Empfängers in letzter Minute kurz vor ", sagte Kerri Garbis, Präsident und Mitbegründer von Ovation Communication. "Auf diese Weise kann ich sicher sein, dass ich gelesen und neu gelesen habe, was ich geschrieben habe, und alle notwendigen Änderungen vornehmen kann, ohne mich um einen versehentlichen Sendevorgang kümmern zu müssen."

Berücksichtigen Sie Ihr Timing.

Das Ablegen von E-Mails kann dazu führen, dass Sie diese vollständig vergessen und Sie unverantwortlich und unzuverlässig erscheinen lassen. Lori Kaye, Gründerin von Lion Linq, sagte, dass Sie am selben Tag, an dem sie Ihnen eine E-Mail senden, auch auf Ihren Chef, Kunden, Kollegen oder Interessenten antworten sollten.

"Wenn Sie keine passende Antwort oder das richtige Material haben, lassen Sie sie einfach weiß, dass du ihre Nachricht erhalten hast und gib ihnen [das Datum] ... sie können erwarten, dass sie die Informationen haben, die sie brauchen ", fügte sie hinzu.

Benutze deine Betreffzeile mit Bedacht.

Viele Menschen unterschätzen die Wichtigkeit des Betreffs Linie. Da sie als Vorschau für den Rest der E-Mail dienen, müssen Betreffzeilen präzise und dennoch gründlich genug sein, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen.

"Die Leute priorisieren, welche E-Mails sie zuerst lesen, wer der Absender ist - Sie werden es tun Lesen Sie gleich E-Mails von Ihrem Chef - und zweitens, was in der Betreffzeile steht ", sagte David Erickson, Vizepräsident für Online-Marketing bei Karwoski & Courage.

Er hat Ihnen geraten, sich zu fragen, was Sie an dem Lesen interessiert die gesamte Nachricht und webt das in Ihre Betreffzeile.

Einige Quelleninterviews wurden für eine vorherige Version dieses Artikels durchgeführt.

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