Einsteigerhandbuch zu Office 365 für kleine Unternehmen

Ein großer Teil der Arbeitswelt läuft auf Office 365. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, bietet die Microsoft-Suite eine zuverlässige Reihe von Cloud-Tools, die immer besser werden, auch dank der Rivalität des Unternehmens mit Googles G Suite.

Obwohl das Setup und viele andere Elemente von Office 365 einfach zu handhaben sind, sind noch einige Nuancen und weniger bekannte Software zu beachten. Darüber hinaus bedeutet das hohe Tempo neuer Tools, dass Sie jetzt wissen, wie viel Sie für diese monatliche Gebühr erhalten.

Wenn Sie also über die Microsoft-Route nachdenken oder einfach nur auffrischen möchten, lesen Sie unsere Tipps In diesem Starter zu Office 365.

Was Sie bekommen

Es ist ein Microsoft-Dienst, also gibt es natürlich mehrere Versionen zu erkunden. Sie können aus drei kleinen Geschäftsplänen wählen.

Der einfachste Plan ist Office 365 Business Essentials. Es kostet 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat (alle Preise beziehen sich auf eine jährliche Verpflichtung) und der Schwerpunkt liegt auf Kommunikation und webbasierter Software. Sie erhalten webbasierte Versionen von Outlook mit benutzerdefinierten E-Mail-Adressen, Microsoft Teams, Yammer, Skype, SharePoint und 1 TB OneDrive pro Benutzer. Es scheint so zu sein, dass es mit der G Suite konkurrieren kann, die ähnliche Preise für Tools hat, die hauptsächlich im Web verfügbar sind.

Wenn Sie jedoch Office-Versionen zum Download oder vollständigen Zugriff auf die mobilen Apps benötigen, müssen Sie springen Bis zu Office 365 Business, das jedem Benutzer 1 TB OneDrive-Speicher und herunterladbare Versionen der Suite auf bis zu fünf PCs und Macs, fünf Tablets und fünf Telefonen zur Verfügung stellt. Weitere Goodies sind Microsoft Teams, Sway und Skype for Business.

Das ultimative Paket ist Office 356 Business Premium, das Ihnen die oben genannten Tools und unbegrenzte HD-Videokonferenzen über Skype, SharePoint, Zugriff auf Microsoft Bookings und ein Team-Intranet bietet.

Erste Schritte mit Office

Von der Office-Website aus verwalten Sie Downloads der Software auf einen Mac oder PC und können überprüfen, auf welchen Computern diese bereits installiert sind. Sie können Einladungen an andere in Ihrem Team versenden. Sie können auch den OneDrive-Speicher überprüfen und feststellen, wo Sie mit dem Installationslimit übereinstimmen.

Standardmäßig befinden Sie sich mit Ihrer Organisation im stabilen Ring der Office-Softwareupdates. Wenn Sie jedoch mehr auf der wilden Seite leben möchten, können Sie sich selbst anmelden oder andere zum Office Insider-Programm einladen. Dies gibt Ihnen Funktionen, bevor sie für alle anderen verfügbar sind, aber es kann mit einigen Fehlern kommen. Seien Sie vorsichtig.

Wenn es um die Anpassung geht, ist Outlook auch eine eigenständige Plattform mit vielen Plugins von Drittanbietern, die zusätzliche Funktionen hinzufügen können. Der Office Store enthält beispielsweise Plug-ins für Boomerang, Evernote und andere beliebte Produktivitätsdienste.

Jenseits des Kerns

Jeder kennt die wichtigsten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Es gibt jedoch einige andere, die für Ihre Organisation sinnvoll sein könnten.

One OneNote. Microsoft hat es in den letzten Jahren wirklich hochgefahren und viele Leute von Evernote weggelockt. Das neueste Redesign sorgt dafür, dass die Schnittstelle auf allen Geräten konsistent ist, und bietet einige großartige Funktionen für die Zusammenarbeit. Ihr Team kann gemeinsam genutzte Notizbücher als einen Raum für die Zusammenarbeit für Ideen und zufällige Gedanken nutzen, wenn sie zum Erfolg führen.

Office Sway ist ein modernes Überdenken einer Präsentations-App. Ähnlich wie Haiku Deck oder Prezi lässt es sich auf einer Website einbetten und löst damit den Story-Telling-Modus aus.

Microsoft-Buchungen können auch für Unternehmen hilfreich sein, die bei der Synchronisierung auf Kundenbuchungen angewiesen sind und zeigt freigegebene Kalender an, um Doppelbuchungen oder verpasste Termine zu vermeiden. Dies sind zwei Beispiele dafür, wie Office 365 viel größer ist als nur die Kernanwendungen, die Sie möglicherweise verwenden.

Als monatlicher Service behalten Sie den Zugriff auf Ihre Software so lange aufrecht, wie Sie Ihr jährliches Engagement erneuern. Sie können das Admin-Portal verwenden, um Ihr Abonnement zu kündigen, wenn Sie weniger als 25 Lizenzen haben. Andernfalls müssen Sie Microsoft möglicherweise direkt anrufen.

Microsoft befindet sich in einem intensiven Kampf mit der G Suite von Google, um die Produktivität von kleinen Unternehmen zu kontrollieren. Der Vorteil ist, dass beide Unternehmen hart arbeiten, um ihre Services zu verbessern und überzeugende Features hinzuzufügen. Wenn Sie sich für die Office-Route entschieden haben, können Sie sicher sein, dass Ihnen ein steter Strom neuer Tools zum Ausprobieren nicht langweilig wird.

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