Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (und wie kann es Ihrem Unternehmen helfen?)

Hier ist das Problem mit der Technologie: Es funktioniert nicht immer. Jedes Produkt, jeder Service oder jede Lösung kann von sich aus einwandfrei funktionieren, aber wenn es zu einer systematischen Kombination kommt, wird wahrscheinlich ein operatives Chaos entstehen. Denn je mehr Technologien ein Unternehmen implementiert, desto komplizierter werden die Systeme - und desto größer werden die Kopfschmerzen, die sie auf lange Sicht verursachen. Hier hilft Business Process Automation (BPA).

Was ist Automatisierung von Geschäftsprozessen?

BPA ist eine Art von Software oder einer systematisierten Methode, die schwierige, redundante oder anderweitig komplexe Aufgaben übernimmt und sie zu schlanken Händen macht -freier Prozess Im Klartext bedeutet dies, dass BPA weniger Technologie benötigt, um die gleiche Arbeit zu erledigen, wodurch Ihre Operationen viel unkomplizierter und effizienter werden. Das Ziel von BPA ist es, Unternehmen Zeit und Geld zu sparen, indem mühsame Aufgaben automatisch erledigt werden, was wiederum die Produktivität erhöht, da sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Was sind Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung?

BPA kann in praktisch jedem Aspekt eines Unternehmens verwendet werden. Von der Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung bis hin zu E-Mail-Benachrichtigungen und anderen sich wiederholenden Aufgaben kann BPA helfen, Kosten zu reduzieren und Verschwendung von Personal in einer Vielzahl von Einsatzbereichen zu vermeiden. Drei Hauptbeispiele sind Kundenmanagement, Marketing und Kundensupport.

Kundenverwaltung

Die Verwaltung von Kunden und Konten kann für kleine Unternehmen überwältigend sein. Die Verwendung von BPA-Software kann Ihr Leben erheblich vereinfachen.

"Als wachsende Online-Marketing-Agentur mit zwei Niederlassungen und Kunden im ganzen Land gibt es viele bewegliche Teile für jedes Konto", sagte Katelyn McKinley, Director of Client Services bei der Marketingfirma Blue Corona Inc.

Jeder von Blue Coronas Kunden wird von drei bis zehn Mitarbeitern betreut, so dass die Agentur den zentralen Desktop der BPA-Software als zentralen Hub für Mitarbeiter und Kunden nutzt, so McKinley.

Wir verwenden Central Desktop, um sicherzustellen, dass wir nie den Ball fallen lassen und dass jedes Kontomitglied über das aktuelle Konto informiert ist, weiß, was zu jeder Zeit erledigt werden muss, und mit einem Klick auf alle Dateien zugreifen kann eine Schaltfläche ", sagte sie.

Hier einige Beispiele, in denen McKinley sagte, dass Central Desktop dazu beigetragen hat, die Prozesse der Behörde zu automatisieren und zu rationalisieren:

• Zusammenarbeit. Wenn sich neue Clients anmelden, wird ein Projekt erstellt aus einer Vorlage, die alle Standard-Kickoff-Meilen des Unternehmens enthält Einsen und Aufgaben. Dazu gehören das Pingen des Vertriebsmitarbeiters zum Hochladen des unterzeichneten Vertrags für das gesamte anzuzeigende Team, die Fakturierungsabteilung zum Erstellen der ersten Rechnung und der Account Manager zum Planen eines Kickoff-Aufrufs und zum Ausfüllen einer Reihe von Kundeneingangsdokumenten, die dann geteilt werden der Rest des Kontenteams
• Automatische Updates Wenn Änderungen an einem bestehenden Kundenvertrag vorgenommen werden (z. B. eine Änderung ihres Budgets, ein neues Service-Add-On), gibt es einen Notizblock, den der Account Manager aktualisiert ; Diese Aktualisierung wird automatisch per E-Mail an alle relevanten Parteien gesendet (hauptsächlich Abrechnung), um sie über die Änderung zu informieren.
• Dokumentenverwaltung Wenn Kunden Dokumente hochladen, die sie mit dem Unternehmen teilen möchten (z. B. Fotos, Dokumente) Das Team wird per E-Mail benachrichtigt und kann sich anmelden, um sie herunterzuladen und an bevorstehende Aufgaben anzuhängen.
• Firmen-Intranet Wenn sich Mitarbeiter anmelden, ist die Standardseite das Unternehmens-Intranet. Dort können Mitarbeiter Statusaktualisierungen von anderen Mitarbeitern erhalten, Unternehmensaktualisierungen und -prognosen lesen, den Unternehmenskalender und bevorstehende Veranstaltungen anzeigen usw. Im Intranet können sie auch PTO / Urlaub anfordern (der dann automatisch an das HR gesendet wird) Genehmigung), gehen Sie zu den Firmenrichtlinien / Handbuch online und mehr.

Das System, das die Firma vorher verwendete, enthielt andererseits eine Wäscheliste der verschiedenen Dienstleistungen, um einzelne Aufgaben durchzuführen. In den Anfängen der Firma verwendeten McKinley und ihre Mitarbeiter Dienste wie Box.com, um Dateien zu teilen, Basecamp für Projektmanagement und E-Mail nur für die Zusammenarbeit. Stattdessen stellten sie fest, dass sich verschiedene Leute und verschiedene Abteilungen stark auf ein System verließen und selten andere verwendeten, sagte Mckinley.

"Ich könnte über die Art und Weise, wie unser Geschäft von der Automatisierung profitiert hat, weiter reden, aber mit einer Software für den Dateiaustausch, das Projektmanagement und die interne und externe Zusammenarbeit haben wir unsere Effizienz und die Qualität unserer Arbeit exponentiell gesteigert", sagte McKinley .

Marketing und Kundensupport

Alternativ zur Verwendung einer einzigen Geschäftsautomatisierungssoftware können Unternehmen auch ein App-Ökosystem erstellen, um ihre Abläufe zu optimieren. Der Schlüssel ist, verschiedene Web-Anwendungen in einer zusammenhängenden Weise zu integrieren, die sie zusammen arbeiten lässt, anstatt als getrennte Systeme zu funktionieren, sagte Gabriel Mays, Gründer der Website-bildenden Plattform Just Add Content.

"Wir nutzen Business Automation zur Optimierung unserer Marketing und Kundenservice Bemühungen ", sagte Mays. "Für das Marketing werden neue Blogartikel automatisch auf Twitter, Facebook, LinkedIn und Google+ gepostet. Dadurch entfällt die Mühe, manuell in jedes dieser Netzwerke zu posten, sodass wir uns auf andere Dinge konzentrieren können."

Auch die Automatisierung von Geschäftsabläufen half Mays beim Ausführen von E-Mail-Marketing-Kampagnen. "Website-Besucher, die unserem Newsletter beitreten, werden automatisch zu unserer E-Mail-Marketing-Liste hinzugefügt und senden einen kostenlosen Kurs, um ihre Website im Laufe einer Woche mit einer Lektion pro Tag zu verbessern", sagte er.

Die gleiche Technologie kann zur Verbesserung der Kundenbetreuung verwendet werden. Wenn beispielsweise eine Hilfeanforderung gesendet wird, wird in der Helpdesk-Software des Unternehmens ein Ticket erstellt, um sicherzustellen, dass die Anfrage korrekt verfolgt wird, erklärte Mays. Darüber hinaus werden alle Dateien, die mit der Hilfeanforderung gesendet werden, automatisch auf ein Dropbox-Konto hochgeladen, um den Zugriff und die Speicherung zu erleichtern.

Die Geschäftsautomatisierung kann auch in CRM-Software integriert werden. "Kunden, die uns über Vertriebskanäle kontaktieren, werden automatisch zu unserem CRM hinzugefügt, damit wir sie weiterverfolgen können", sagte Mays. "Darüber hinaus wird jede Voicemail, die nach der Geschäftszeit in unserem Telefonsystem verbleibt, transkribiert und über das Hilfekartensystem zur einfachen Nachverfolgung am nächsten Morgen an uns gesendet."

Sie sind immer noch nicht davon überzeugt, dass Geschäftsautomatisierung für Sie geeignet ist? Hier sind einige Beispiele, wie Unternehmen BPA verwenden, um ihre Ressourcen zu maximieren:

Weniger Admin-Aufgaben

"Wir betreiben ein Travel Concierge-Geschäft für Disney Destinations. Wir verwenden Automatisierungs-Software für alles - Client-Management, Auto-E-Mails, Zahlungserinnerungen, Dankeschönbriefe, Vorausplanungsfragebögen, Mahnungen für Reiseversicherungen und sogar automatische monatliche Zahlungen für bestimmte Dinge. Wir nutzen Infusionsoft und haben es auf die Reisebranche zugeschnitten. Es hat uns viele Stunden Zeit gebracht, die Kunden wirklich zu personalisieren. Urlaub und sprechen mit Menschen am Telefon, so dass wir nicht so viel Admin tun. Es hat auch das Endergebnis mit allem, was es automatisieren kann, die Mitarbeiter müssen nicht tun oder aufspüren. " - Amy Sinclair, Inhaberin, Erfahrungsberichte

Optimiertes Website-Management

"Ich verwende die AffiloTools für die tägliche Verwaltung und Überwachung unserer Websites und zur Behebung von Problemen und deren Behebung KissMetrics hilft mir dabei, herauszufinden, wie unsere Hauptkunden unsere Websites nutzen.Customer.io hilft unseren Kunden in Schlüsselmomenten bei der Nutzung unserer Websites.Optimizely ist wichtig für die Optimierung unserer Zielseiten, um die Conversion-Raten zu verbessern.Abschließend bietet Geckoboard eine High-Level-Überblick über unsere Unternehmensleistung und wird in unserem Büro verwendet. " - Simon Slade, CEO und Mitbegründer, Awendorama

Besseres Projektmanagement

"Die von uns verwendete Software zur Geschäftsprozessautomatisierung ist Redmine. Redmine ermöglicht es meinen Mitarbeitern, den Überblick über Projekte und Aufgaben zu behalten Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand. Die Software sendet automatisch eine E-Mail, wenn jemand eine neue Aufgabe erhält oder eine alte beendet.Redmine verfolgt den Verlauf jedes Projekts und jeder Aufgabe, sodass Sie jederzeit wieder auf etwas verweisen können oder sehen, wie es sich entwickelt hat.Es gibt auch eine Möglichkeit, über Redmine Fragen zu stellen, was uns geholfen hat, effizienter zu kommunizieren.Vor der Implementierung von Redmine sind einige unserer Aufgaben verloren gegangen oder vergessen.Wir mussten uns keine Sorgen machen Seit wir angefangen haben, es zu benutzen, hat es uns mehr Verantwortung auferlegt und unser Zeitmanagement verbessert. " - Vladimir Gentelman, CEO, Unternehmensmappen

Effektive Personenverfolgung

"Unser Ziel am MIT Sloan ist es, eine Gemeinschaft von Innovatoren für Nachhaltigkeit aus unseren Studenten und Alumni, Fakultäten und Forschern sowie Geschäftspartnern aufzubauen Diese erweiterte Community sorgt für eine breite Palette von Kontakten und wir nutzen Salesforce, um den Überblick zu behalten.Cirrus Insight ermöglicht es mir, Kontakte in unserer Datenbank zu erstellen, E-Mails zu protokollieren und grundlegende Informationen über Menschen zu sehen, wenn ich höre von ihnen, ohne jemals Google Mail zu verlassen. Es ist eine große Hilfe. " - Jason Jay, Direktor der Sustainability Initiative, MIT Sloan

Weniger komplizierte juristische Arbeit

Wir verwenden kundenspezifische Software, um die legale Arbeit zu automatisieren, Kunden aus Handy-Verträgen zu bekommen. Aus Sicht des Kunden sind die drei rechtlichen Schritte (1) die Feststellung eines Verstoßes, (2) die Angabe eines gültigen Einspruchs und (3) der Wechsel zu einem neuen Anbieter gemäß dem Kundenvertrag des aktuellen Anbieters. Mit unserer Automatisierungssoftware können Kunden diese drei Schritte in CellBreaker.com in nur 5 Minuten über einen Zeitraum von 7 Tagen durchführen. Super einfach; Super schnell; und garantiert effektiv zu sein. - Jon Colgan, Gründer und CEO, CellBreaker.com

Verbesserte Prognose

Die Verwendung von Excel als Planungswerkzeug funktioniert großartig, aber [es] ist keine vernünftige Methode, die mir bekannt ist Halten Sie Tabellenkalkulationen zeitnah und aktuell. Am Ende leidet die Ausführung und Bezahlung eines Handelsprogramms. Die Prognosefunktionen von AFS TradePro TPM ermöglichen es dem Operationsteam von Popcorn, Indiana, die Produktion besser zu planen. Unser Einkaufsteam kann langfristige Prognosen überprüfen, um Rohstoffe zu sichern, und die Logistik kann Transportanforderungen planen, um zusätzliches Volumen während einer Werbeaktion zu unterstützen. Nach 60 Tagen auf dem TPM-System reduzierte Popcorn, Indiana, seine Handelsförderungsabzüge um über 50 Prozent. TPM half auch Popcorn, Indiana, seine Prognosefehler Key Performance Indicators (KPI) um die Hälfte zu reduzieren; Sie müssen nicht mehr mehrere Excel-Arbeitsmappen überprüfen und sortieren, die zuvor von jedem Vertriebsmitarbeiter in unterschiedlichen Formaten eingereicht wurden. und das Verkaufsteam mit faktenbasierten Informationen ausstatten, um fruchtbare Gespräche mit Kunden zu initiieren. "- John Kittle, Vice President für Geschäftsplanung und -einsicht, Popcorn, Indiana

Effizientere Kommunikation

" AffinityLive So automatisieren wir den Prozess unserer Agentur. Wir sehen eine gesteigerte Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens. AffinityLive vereinheitlicht unseren Prozess und rationalisiert die Kommunikation über alle Abteilungen und Büros hinweg. In Bezug auf die Rechnungsstellung dauerte es früher zehn Tage, bis wir unsere Wartungsrechnungen erhalten hatten. Jetzt sind es nur noch zwei. Automatisierung hilft uns, die Marken Gesundheit, Wissenschaft und Technologie, die die Welt zu einem besseren Ort machen, zu verstärken. - Rebecca Angelos, Vizepräsidentin für Operations, HDMZ

Ursprünglich veröffentlicht unter Mobby Business .

So suchen Sie ein Patent

Eine Patentrecherche durchführen, während kostengünstig und einfach zu machen, ist für sich genommen noch sehr komplex. Die Hauptschwierigkeit bei der Suche nach Patenten sowohl lokal als auch international besteht in der Auswahl von Schlüsselwörtern. Sie können leicht die Arten von Erfindungen verpassen, nach denen Sie suchen, indem Sie ein falsches Schlüsselwort wählen oder sogar in der falschen Klasse oder Unterklasse von Erfindungen suchen.

(Geschäft)

Small Business Snapshot: Lauren James

Unsere Small Business Snapshot-Serie enthält Fotos, die in nur einem Bild darstellen, worum es bei den kleinen Unternehmen geht. Lauren Stokes, Designerin und CEO von Lauren James, erklärt, wie dieses Image ihr Geschäft repräsentiert. Lauren James ist eine von meiner Liebe zum klassischen Southern Style inspirierte Lifestyle-Marke, die moderne, aber zeitlose Kollektionen kreiert.

(Geschäft)