Was ist das Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist der Prozess der Vertragsgestaltung, -durchführung und -verwaltung Analyse zur Maximierung der operativen und finanziellen Leistung in einer Organisation bei gleichzeitiger Reduzierung finanzieller Risiken. Unternehmen sehen sich einem immer größeren Druck ausgesetzt, Kosten zu senken und die Unternehmensleistung zu verbessern. Das Vertragsmanagement erweist sich als ein sehr zeitaufwendiger Geschäftszweig, der ein effektives und automatisiertes Vertragsmanagementsystem ermöglicht.

Grundlagen des Vertragsmanagements

Wenn zwei Unternehmen miteinander Geschäfte machen wollen, ein Vertrag spezifiziert die Aktivitäten, die von beiden Organisationen eingegangen werden und die Bedingungen, mit denen sie jeweils ihren Teil der Vereinbarung erfüllen. Verträge wirken sich aufgrund der Schwerpunktsetzung auf Einnahmen und Ausgaben sehr stark auf die Rentabilität des Unternehmens aus. Wenn ein Vertrag schlecht formuliert ist, könnte eine Organisation Tausende von Dollars wegen einer einfachen Technik verlieren, denen es an Ressourcen fehlte, um sie zu identifizieren. Effektives Vertragsmanagement kann letztendlich eine starke Geschäftsbeziehung schaffen und den Weg zu mehr Profitabilität auf lange Sicht ebnen, aber nur, wenn es richtig gehandhabt wird.

Elemente einer erfolgreichen Vertragsverwaltung

Es ist nicht genug, dass eine Organisation Profis hat vor Ort für das Vertragsmanagement. Die Mitarbeiter müssen durch die Anwesenheit von Prozessen und Software-Begleitern ergänzt werden, um die zunehmenden Compliance- und Analyseanforderungen zu erfüllen. Wenn eine Vertragsverwaltungsstrategie erfolgreich implementiert wird, können Unternehmen Folgendes erwarten:

• Die erwarteten geschäftlichen Vorteile und finanziellen Erträge werden realisiert
• Der Lieferant ist kooperativ und reagiert auf die Bedürfnisse der Organisation
• Die Organisation stößt auf keine Vertragskonflikte oder Überraschungen
• Die Erbringung von Dienstleistungen ist für beide Seiten zufriedenstellend.

Aktivitäten, die ein gutes Vertragsmanagement ausmachen

Die Grundlage für das Vertragsmanagement liegt in der Umsetzung erfolgreicher Post-Award- und Upstream-Aktivitäten. Während der Phase vor der Vergabe sollten sich die Mitarbeiter auf den Grund für die Vertragsgestaltung konzentrieren und ob der Lieferant die Bedingungen der Vereinbarung erfüllen kann. Zusätzliche Überlegungen sind erforderlich, um zu verstehen, wie der Vertrag nach der Vergabe funktioniert. Um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden, sind sorgfältige Nachforschung und klare Zielsetzungen im Vertrag erforderlich.

Das Vertragsmanagement erfordert ein hohes Maß an Flexibilität für beide Parteien und die Bereitschaft, die Vertragsbedingungen an die sich ändernden Umstände anzupassen. Probleme sind unausweichlich, dh Organisationen müssen auf das Unerwartete vorbereitet sein und bei Bedarf die Vertragsbedingungen anpassen können.

Phasen des Vertragsmanagements

Kontrakte spielen in der Quartalsende-Krise eine wesentliche Rolle und werden aufgelöst in Phasen, um die Bemühungen zu organisieren und den typischen Vertragsprozess zu strukturieren. Wenn es manuell gemacht wird, kann das Erstellen eines Vertrags ziemlich zeitaufwendig sein. Der Prozess umfasst die folgenden Schritte:

1. Erstanfragen Der Vertragsverwaltungsprozess beginnt mit der Identifizierung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten zur Unterstützung des Vertragszwecks.
2. Autorenverträge. Das manuelle Schreiben eines Vertrags ist eine Zeit - verbrauchende Aktivität, aber durch den Einsatz von automatisierten Vertragsverwaltungssystemen kann der Prozess ziemlich rationalisiert werden.
3. Aushandlung des Vertrags Nach Abschluss der Vertragsgestaltung sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Vertragsversionen zu vergleichen und zu notieren Diskrepanzen zur Verkürzung der Verhandlungszeit.
4. Genehmigung des Vertrags. Die Instanz, in der die meisten Engpässe auftreten, erhält die Genehmigung des Managements. Die Benutzer können präventiv dagegen vorgehen, indem sie maßgeschneiderte Genehmigungsworkflows erstellen, einschließlich paralleler und serieller Genehmigungen, um Entscheidungen in einem schnellen Tempo zu halten.
5. Ausführung des Vertrags Durch die Ausführung des Vertrags können Benutzer den Signaturprozess kontrollieren und verkürzen Verwendung von eSignature und Faxunterstützung.
6. Obligation Management. Dies erfordert ein hohes Maß an Projektmanagement, um sicherzustellen, dass die zu erbringenden Leistungen von den wichtigsten Interessengruppen erfüllt werden und der Wert des Vertrags sich in den frühen Wachstumsphasen nicht verschlechtert.
7. Revisionen und Änderungen. Es ist eine schwierige Aufgabe, alle Unterlagen zusammenzutragen, die für die Vertragsgestaltung erforderlich sind. Wenn übersehene Artikel gefunden werden, müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern.
8. Auditing und Reporting. Vertragsmanagement bedeutet nicht einfach, einen Vertrag zu erstellen und ihn dann ohne weiteres in den Aktenschrank zu schieben. Vertragsprüfungen sind wichtig, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch die Unternehmen und mögliche Probleme zu ermitteln.
9. Verlängerung Die Verwendung manueller Vertragsverwaltungsmethoden kann häufig zu verpassten Verlängerungsmöglichkeiten und Umsatzeinbußen führen. Die Automatisierung des Prozesses ermöglicht es einem Unternehmen, Verlängerungsmöglichkeiten zu erkennen und neue Verträge zu erstellen.

Vertragsverwaltungssoftware

Obwohl die Verwaltung von Verträgen normalerweise manuell über Ordner- und Aktenschrankspeicher erfolgt, ist die Praxis mit Ineffizienzen behaftet, die nur ablenken können von der Gesamteffizienz einer Organisation. Die Integration mit einem automatisierten Vertragsverwaltungsdienst wird dazu beitragen, unzählige Arbeitsstunden freizusetzen und unzählige Prozesse zu automatisieren, die mit der Verwaltung eines Vertrags verbunden sind, und so mehr Wert für ein Unternehmen schaffen.

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