Es ist Frühjahrsputzzeit für Ihren E-Mail-Posteingang


Es ist Frühjahrsputzzeit für Ihren E-Mail-Posteingang

Der durchschnittliche E-Mail-Benutzer verbringt 2,5 Stunden pro Tag die 147 Nachrichten zu durchforsten, Forschung zeigt. Die Verwaltung dieses Nachrichtenhaufens ist eine der größten Zeiterinnerungen des modernen Arbeitsplatzes. Aber es gibt Wege, um Tonnen von Zeit zu sparen, indem Sie Ihren Posteingang eine Frühjahrsputz geben.

Alex Moore, CEO von Baydin, bietet 10 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang die überfällige Frühjahrsputz geben, die es verdient. Seine Firma entwickelt Erinnerungsdienste für gängige E-Mail-Clients wie Outlook und Google Mail, mit denen Benutzer steuern können, wann sie E-Mail-Nachrichten senden und empfangen.

Suche und Sie finden

Verwenden Sie die Suche nach bestimmten E-Mails. Es dauert nur ein Drittel der Zeit. Moderne E-Mail-Clients verfügen über sehr leistungsfähige Suchfunktionen - verbringen Sie 15 Minuten damit, sie zu nutzen, und zahlen sich für Jahre aus.

Deaktivieren

Versuchen Sie, Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Ihrem Telefon abzuschalten. Jedes Mal, wenn eine Benachrichtigung erscheint, dauert es eine Minute, bis sich das Gehirn wieder voll konzentriert hat.

Auf Ordnerfolios verzichten

Machen Sie sich keine Mühe mit komplizierten Ordnersystemen - Untersuchungen zeigen, dass Nachrichten schneller gefunden werden, wenn Sie durch eine Liste blättern von jeder Nachricht, die Sie jemals erhalten haben, indem Sie durch einen "organisierten" Satz von Ordnern schauen.

Timing ist alles

Senden Sie Nachrichten zu optimalen Zeiten - in der Regel kurz vor der Arbeit oder während des Mittagessens und selten am späten Nachmittag. Eine Nachricht um 7:00 Uhr wird fast viermal häufiger geöffnet als eine um 16:00 Uhr.

Löschen Sie die Unordnung

Lassen Sie nur Nachrichten, die noch Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen, in Ihrem Posteingang. Verschieben Sie den Rest in einen einzelnen alten Ordner oder archivieren Sie sie. Ihre alten Nachrichten werden weiterhin durchsuchbar sein und es wird schwieriger für E-Mails, die nicht "fertig" sind, durch die Risse zu fallen.

Die Kürze ist die Seele des Witzes

Versuchen Sie, kürzere E-Mails zu schreiben. Sie werden überrascht sein, wie gut die Leute auf die Kürze der E-Mails reagieren. Eine gute Richtlinie: Versuchen Sie, die meisten Ihrer Nachrichten (wenn auch nicht alle!) Unter fünf Sätzen zu speichern.

Es geht nur darum, zu blockieren und anzugehen

Wenn Ihr Zeitplan dies zulässt, richten Sie jeden Tag bestimmte Zeitblöcke für Ihre E-Mails ein . Während dieser Zeit gehen Sie Ihre E-Mails in Stapeln durch. Aber versuchen Sie es nicht gleich am Morgen - Sie möchten Ihren Tag mit Ihrer wichtigsten Arbeit beginnen, anstatt mit dem scheinbar Dringendsten.

Haben Sie ein System

Finden Sie ein System heraus, um Nachrichten später zu verschieben. Die Forschung zeigt, dass mehr als ein Drittel aller E-Mails jetzt keine Aufmerksamkeit benötigen, sondern später wieder benötigt werden. Einige Optionen umfassen einen E-Mail-Erinnerungsdienst, mit dem Sie später wieder auf Ihre Nachrichten aufmerksam gemacht werden können.

Machen Sie es sich einfach

Wenn Sie eine E-Mail senden, bei der Sie mehrere Fragen stellen, nummerieren Sie Ihre Anfragen und legen Sie sie in die Nähe oben auf der Nachricht, damit der Empfänger leicht herausfinden kann, was er tun soll.

Sagen Sie, was Sie meinen

Geben Sie den ersten Satz in Ihrer E-Mail an. Die meisten E-Mail-Clients zeigen ein kleines Snippet der Nachricht in der Ansicht "Posteingang" an. Welche davon ist wahrscheinlicher, um Ihre Aufmerksamkeit zu bekommen? "Wichtiges Treffen nächsten Freitag. Bitte RSVP!" oder "Hey Frank, ich schreibe nur, um es dich wissen zu lassen."


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(Führung)

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(Führung)